Auditoría al sistema de seguridad y salud en el trabajo: cómo realizarla en 6 pasos

La auditoría al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo es la mejor opción para comprobar que el sistema de seguridad y salud ocupacional es eficaz. O para establecer en qué puntos se puede y se debe mejorar. La auditoría identifica debilidades, pero también fortalezas. Su realización requiere seguir un procedimiento que inicia con la comprensión de la tarea que se llevará a cabo, su importancia y lo que es preciso verificar antes de entrar en el terreno. Proponemos a continuación una guía de seis pasos para realizar con éxito una auditoría al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, de especial utilidad para los profesionales en el área que tienen que acometer esta tarea.

Auditoría al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo – Guía de 6 pasos para realizarla

Una auditoría al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se realiza por muchas razones: porque se ha establecido un plan de auditorías anual, porque alguna regulación lo exige, porque es un requisito de un tercero o porque hay indicios de alguna no conformidad y es preciso establecer qué es y dónde está el problema. El valor de esta evaluación es muy alto y por eso es importante hacer bien la tarea. Seguir estos seis pasos garantizará que se alcancen los objetivos:

1. Comprender el alcance de la auditoría

Es importante entender la razón por la que se realiza la auditoría. Esta razón, es la base para fijar los objetivos. Pero también es necesario determinar si el Sistema a evaluar está condicionado al cumplimiento de alguna regulación particular, de políticas internas o de algún estándar adoptado, como lo es ISO 45001. Otros objetivos a alcanzar incluyen:

• Encontrar problemas e identificar áreas susceptibles de ser mejoradas.
• Verificar el cumplimiento normativo y regulatorio.
• Establecer criterios para aplicar sanciones o proporcionar recompensas.
• Mejorar la calificación ante terceros, especialmente, aseguradoras o clientes institucionales.

2. Preparar la auditoría

La auditoría al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, como toda tarea importante, necesita planificación y preparación. La preparación requiere:

• Recopilar información básica, como el nombre de la organización, la existencia o no de uno o varios profesionales dedicados a la Seguridad y Salud de los Trabajadores, el número de empleados, los hallazgos de la auditoría anterior, si se ha implementado o no un estándar de cumplimiento, el número de auditores y la modalidad en la que se llevará a cabo la auditoría, entre las más relevante.
• Establecer el contexto de la auditoría, para lo cual se considerará si el objetivo es comercial –requisito para participar en un mercado o solicitud de un cliente-, si se evidencian problemas dentro de la organización, si es una solicitud de un organismo regulador o de una aseguradora, o si la auditoría al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se desarrolla en cumplimiento de un cronograma de evaluaciones determinado por un estándar adoptado.
• Fijar los objetivos, lo cual se vincula directamente con el contexto delimitado en el punto anterior. Un objetivo recurrente es comprobar la eficacia del Sistema. Otro, muy diferente, es establecer oportunidades de mejora.
• Definir el alcance de la auditoría implica determinar si esta se realizará en una sola dependencia o ubicación, o en algunas áreas de la organización. También podrían evaluarse solo algunos procesos o actividades.
• Definir los criterios a evaluar, entre los que se cuentan las políticas, los procesos, un estándar de cumplimiento, si es que lo hay, cumplimiento normativo, acuerdos con trabajadores u otras partes interesadas, o todos ellos.
• Asegurar los recursos necesarios, de tiempo, humanos, económicos y tecnológicos. Entre estos últimos, vale la pena destacar la importancia de contar con un Software HSE que provea información de calidad en todos los puntos y en todos los momentos en los que los auditores la requieran.

3. Revisar la documentación

La revisión de la documentación es el primer paso en el terreno que dan los auditores. Los auditores pueden aprobar, rechazar u objetar los documentos que les son presentados, en papel o en medio magnético o informático. Entre los documentos a revisar adquieren especial importancia los informes de auditorías pasadas y la documentación relativa a las acciones realizadas para alcanzar la conformidad con lo sugerido por los auditores en su momento.

4. Elaborar un plan de auditoría

Revisada la documentación, el auditor y su equipo están listos para, de acuerdo con los objetivos, realizar las actividades necesarias para recopilar los elementos que conforman la evidencia. Es necesario elaborar un plan que considere:

• Asignar roles y responsabilidades a los miembros del equipo de auditoría o a empleados clave.
• Realizar un cronograma para cada una de las actividades a realizar.
• Establecer las técnicas para recopilación de evidencia, el tiempo que se asigna para cada una de ellas, el momento y las personas que deben participar.

5. Realizar la auditoría

Aunque una buena parte del trabajo ya está hecho a esta altura, la obtención de la evidencia con base en lo planificado en el punto anterior, se aborda a continuación. Sobre el terreno, la auditoría inicia con una reunión en la que se espera la presencia de la Alta Dirección o un representante, los directores de área involucrados, los empleados clave dentro del proceso de auditoría, las personas que serán entrevistadas, los dueños de procesos que serán evaluados… Tras esta reunión se desarrollan las actividades que conforman la auditoría propiamente dicha. Entre ellas:

• Observar procesos y procedimientos, que deben ser documentados.
• Realizar entrevistas.
• Recopilar evidencia sobre las metodologías adoptadas para tratar riesgos y oportunidades.
• Recopilar pruebas sobre la eficacia de los métodos y herramientas utilizados para monitorizar y medir el desempeño del Sistema.
• Cotejar y registrar la evidencia sobre incidentes, casi accidentes y accidentes ocurridos durante el periodo de evaluación que cubre la auditoría.

6. Presentar informes y conclusiones finales

La parte sustancial de una auditoría al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo está en los informes finales. Todo lo demás pasa a ser inútil si los informes y conclusiones finales no reportan información suficiente para mejorar el Sistema o para determinar, sin lugar a duda, que se trata de un Sistema eficaz, eficiente, productivo y confiable. Los informes sobre hallazgos en una auditoría al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, deben:

• Reportar cualquier evento o situación que pudiese desvirtuar o afectar la credibilidad de los resultados.
• Relacionar información puntual, dirigida a la Alta Dirección. Se pueden presentar otros informes, mucho más detallados, con destino a los profesionales de SST o a directores de área.
• Incluir comentarios o recomendaciones que contribuyan a la mejora continua del Sistema.
• Anotar cualquier tipo de problema o no conformidad, incluyendo estrategias o acciones para solucionar el problema.

Finalmente, los informes de auditoría al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo deben llegar a las personas interesadas y que tienen la posibilidad de hacer que las conclusiones no queden apenas en el papel. Presentar el informe en una reunión en la que exista la oportunidad de recibir preguntas y resolverlas, es una buena estrategia para lograrlo.

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