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Gestor de documentos y registros

¿Qué es un gestor de documentos y registros?

Un gestor de documentos y registros es una herramienta informática diseñada para facilitar la gestión eficiente de toda la información documental y los registros de una organización. Estos sistemas permiten almacenar, organizar, buscar y recuperar documentos de manera centralizada, proporcionando un espacio donde se puede acceder a la información de forma rápida y segura. Además de gestionar los documentos electrónicos, algunos gestores también pueden integrar la gestión de registros físicos, lo que permite una gestión más completa de la información. Estas plataformas suelen ofrecer funciones como control de versiones, seguimiento de cambios, control de acceso y seguridad, contribuyendo así a mejorar la productividad, la eficiencia y la seguridad de la información dentro de una organización.

Los gestores de documentos y registros son fundamentales en entornos empresariales donde la gestión de la información es crítica. Estas herramientas no solo ayudan a reducir el tiempo empleado en la búsqueda y recuperación de documentos, sino que también garantizan el cumplimiento de normativas y estándares de seguridad. La gestión documental, promueven la colaboración entre equipos, mejoran los documentos y los procesos de trabajo, lo que contribuye significativamente a la eficacia operativa y al logro de los objetivos.

¿Qué área se encarga de la gestión de documentos y registros?

La gestión de documentos y registros es responsabilidad de un área específica dentro de una organización, comúnmente conocida como la «gestión de la información» o el «departamento de gestión documental». Este departamento se encarga de diseñar, implementar y mantener sistemas y procesos para la gestión integral de la documentación y los registros de la empresa. 

Su función abarca desde la creación y captura de documentos, pasando por su organización y almacenamiento, hasta su disposición final o archivo. Además, este departamento suele establecer políticas y procedimientos relacionados con la seguridad, el acceso y la retención de la información, garantizando el cumplimiento de normativas y estándares aplicables en materia de gestión documental y protección de datos.

¿Qué debe tener un gestor documental?

Un gestor documental eficaz debe contar con una serie de características que permitan una gestión integral y eficiente de la información dentro de una organización. Algunos de los aspectos que un buen gestor documental debe tener son:

  • Almacenamiento central: Debe ofrecer un espacio único donde se puedan almacenar todos los documentos de la organización, facilitando así el acceso y la gestión centralizada de la información.
  • Organización y clasificación: Debe permitir organizar los documentos en categorías, carpetas o etiquetas para una fácil identificación y recuperación.
  • Control de versiones: Debe ofrecer la posibilidad de gestionar diferentes versiones de un mismo documento, registrando los cambios realizados y permitiendo el acceso a versiones anteriores si es necesario.
  • Seguridad y control de acceso: Debe contar con mecanismos de seguridad para proteger la información sensible y restringir el acceso a los documentos solo a usuarios autorizados.
  • Búsqueda y recuperación: Debe ofrecer herramientas de búsqueda avanzada que permitan encontrar rápidamente los documentos necesarios, ya sea por palabras clave, fecha, tipo de documento, entre otros criterios.
  • Colaboración: Debe facilitar la colaboración entre usuarios, permitiendo compartir documentos, realizar comentarios y realizar revisiones conjuntas.
  • Integración: Debe integrarse con otras herramientas y sistemas utilizados en la organización, como sistemas de correo electrónico, gestión de proyectos o gestión de clientes (CRM), para una gestión más eficiente de la información.
  • Auditoría: Debe permitir realizar un seguimiento detallado de las acciones realizadas sobre los documentos, registrando quién accedió a ellos, cuándo y qué cambios se realizaron.

Software para gestor de documentos y registros

En toda organización, asegurar una gestión efectiva de documentos y registros es crucial para garantizar el cumplimiento normativo y mantener la operativa eficiente. Con HSETools y su solución de Gestor de Documentos y Registros, simplificar el manejo de la documentación relacionada con la salud, seguridad y medio ambiente en tu empresa es posible.

HSETools ofrece una solución completa para la gestión de documentos y registros, que permite organizar, almacenar y acceder a la información de forma segura y eficaz. Con HSETools, podrás gestionar de manera sencilla políticas, procedimientos, formularios, informes de incidentes y otros documentos relevantes, asegurando su disponibilidad en el momento y lugar que los necesites.

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