Notificación de incidentes laborales: ¿cómo proceder?

La notificación de incidentes laborales es una acción en la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que tendría que ser habitual y rutinaria. Aunque en un mundo ideal sería grato no encontrar incidentes, casi accidentes y mucho menos accidentes, lo cierto es que para llegar al deseado indicador cero, la notificación de incidentes laborales es una herramienta que acorta el camino. Dar o no aviso sobre un incidente es la disyuntiva que encuentran muchos empleados. La notificación de incidentes laborales tiene un alto valor para la Gestión SST. Los empleados, no obstante, pueden decidir no informar por varias razones: dificultad para hacerlo, falta de tiempo, posibilidad de adjudicarse alguna responsabilidad o señalar a un compañero, etc. Hay un concepto elemental y básico que es necesario entender: la notificación de incidentes laborales activa un proceso de investigación y resolución de problemas que siempre conduce a obtener un lugar de trabajo más seguro. Por eso, las autoridades competentes en algunos países la incluyen como un requisito regulatorio para los empleadores. Para cumplir con la obligación, es evidente que la organización requiere la participación de los trabajadores. Precisamente, una de las razones más recurridas a la hora de explicar la falta de notificación de incidentes laborales por parte de estos es el desconocimiento sobre cómo hacerlo.

¿Cómo realizar la notificación de incidentes laborales?

Contar con un procedimiento estandarizado para la notificación de incidentes laborales permite al trabajador saber qué hacer, por qué hacerlo y cómo hacerlo. Sin embargo, el proceso solo exige la iniciativa del trabajador en la primera etapa, que es la de informar sobre el hecho en el menor tiempo posible. De acuerdo a esta circunstancia, y además de los formalismos que se pueden esperar en el informe, es importante suministrar al trabajador las herramientas tecnológicas adecuadas para que pueda hacerlo con la requerida celeridad, haciendo uso de recursos como su propia voz, imágenes, esquemas o cualquier formato que se le facilite en el momento. Con estas aclaraciones, las fases de un proceso para la notificación de incidentes laborales serían las que se explican a continuación:

1. Presentación del informe desde el lugar del evento

Los incidentes se caracterizan por la ausencia de lesiones, heridas u otro tipo de consecuencias más graves. Lo contrario haría que fuese un casi accidente o un accidente. De cualquier forma, todos los eventos deben ser informados y documentados. Es fundamental poner el énfasis en la notificación de incidentes laborales por una razón: muchas personas no los consideran importantes por lo inocuos que parecen. Sin embargo, estos eventos tienen un valor muy alto para la mejora continua de la seguridad en el trabajo. Una vez resuelta la contingencia y eliminadas las condiciones o circunstancias que tuvieron la capacidad para causar lesiones, lo más urgente es producir el informe. Es recomendable contar con un formato definido que pueda tramitarse en digital y mediante una aplicación que esté a disposición de todos los trabajadores. El formato incluirá, como mínimo, los siguientes datos:

• Descripción sucinta del evento.
• Consecuencias inmediatas del hecho.
• Delimitación del área en la que ocurrió el incidente.
• Fecha y hora.
• Personas que estuvieron presentes o intervinieron en el momento y en la primera asistencia tras el hecho.
• Causas aparentes del incidente.
• Identificación de quien presenta el informe.

Es importante que la plataforma que ayude a gestionar los incidentes permita adjuntar fotos, archivos de audio o esquemas realizados sobre la marcha por el informante, entre otros formatos que faciliten complementar la información y mejorar la percepción de los hechos para los investigadores.

2. Investigar y analizar el incidente

Con base en los datos e informes recibidos, la organización procede a investigar el incidente con un objetivo esencial: encontrar la causa raíz que generó el problema. Si la gestión de Seguridad en el Trabajo ha sido digitalizada y automatizada y existe la plataforma que se menciona en el primer paso, es probable que con la presentación del informe se active un flujo de trabajo que asigne de forma automática tareas y lo notifique a las personas indicadas. El informe presentado resulta muy valioso para el investigador o el equipo investigador, dependiendo de la dimensión del problema. No obstante, los encargados de la investigación profundizarán en sus pesquisas: realizarán entrevistas, examinarán el lugar y harán pruebas aplicando las metodologías que consideren necesarias. En este sentido, es importante reiterar que el objetivo es encontrar la causa del incidente, no culpables.

3. Formular soluciones para el problema

Identificada la causa raíz, lo siguiente es diseñar estrategias para eliminar el problema desde el origen y asegurar la no repetición. La tarea puede ser más compleja de lo esperado y es en esta etapa en donde la notificación de incidentes laborales reclama su importancia. El equipo investigador puede determinar que se presentan deficiencias de capacitación, que es preciso realizar modificaciones estructurales en un espacio físico o que la solución está en sustituir un material o modificar un proceso. Las opciones son muchas, pero lo importante es el valor que tiene para la seguridad de los trabajadores, construir un repositorio de conocimiento y facilitar el trabajo de las generaciones futuras.

4. Comunicar, verificar y obtener retroalimentación

En un último paso de ese proceso que se inicia con la notificación de incidentes laborales se reúnen tres acciones: comunicar a las partes interesadas los resultados de la investigación y las acciones que se toman para solucionar el problema, verificar la eficacia de las medidas adoptadas y obtener comentarios de los afectados o cualquier empleado que pueda aportar valor al proceso. En algunos casos es probable que este sea solo un paso más antes de continuar en la investigación y solución del problema. Sucede cuando la acción correctiva no resulta tan eficaz como se planificó. El cierre definitivo del proceso al que dio lugar la ocurrencia de un incidente solo lo genera la verificación de la efectividad de las acciones implementadas.

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