Digitalizar el sistema HSE: ¿cómo hacerlo?

Digitalizar el sistema HSE tiene muchos efectos positivos en la organización y gestión HSE: acelera los procesos de reacción, incrementa la eficiencia, automatiza tareas eliminando el error humano y permite monitorear todas las tares y el estado general de la gestión, entre otros. Los beneficios son numerosos. No obstante, digitalizar el sistema HSE es una tarea que puede inquietar a quien tiene la responsabilidad de ejecutarla en la práctica. La visión cambia de forma radical si se conoce cómo iniciar el trabajo y se aprende a preparar el camino hacia la digitalización. Estos son los pasos imprescindibles para ello.

¿Cómo digitalizar el sistema HSE?

A grandes trazos, digitalizar el sistema HSE es un trabajo que puede dividirse en dos etapas: la preparación preliminar y otra práctica en la que se acomete la tarea sobre el terreno.

1. Pasos preliminares

En este momento se hacen los preparativos iniciales para asegurar que en la práctica el proceso para digitalizar el sistema HSE se realice con éxito. Se puede resumir en dos pasos:

a. Identificar la situación actual de la gestión HSE

Uno de los primeros factores para evaluar es la integración tecnológica en el sistema HSE. En algunas organizaciones se limita al uso de herramientas ofimáticas como Excel y Word, así como de cuentas de correo electrónico. Otras, en cambio, han avanzado en la incorporación de soluciones ERP o de Gestión SST. La segunda cuestión, dentro de este primer paso preliminar, es determinar las necesidades de información que suplirá la digitalización del sistema y de qué forma se completan en la actualidad. En este aspecto, a la hora de elegir un software de HSE, hay que valorar que el elegido tenga capacidad para integrarse con otras herramientas o importar archivos en diferentes formatos.

b. Identificar las necesidades específicas de la Gestión HSE

La organización toma la decisión de digitalizar el sistema HSE porque tiene algunos problemas que necesita resolver. Estos problemas no son los mismos para todas las organizaciones, ni tienen el mismo peso en cada una de ellas. Algunas necesidades específicas que se busca resolver con al digitalizar el sistema HSE son las siguientes:

• Gestión de documentos y registros.
• Gestión de empleados.
• Gestión de contratistas.
• Gestión de riesgos.
• Planes de acción HSE.
• Requisitos legales.
• Programas HSE.

Las necesidades de la organización pueden ser diferentes a las de las partes interesadas, de ahí que sea adecuado consultarlas para comprender mejor lo que se necesita. Entre ellas vale la pena mencionar a los empleados en primer lugar y después a contratistas, reguladores, socios comerciales, comunidad, etc. Finalmente, en la fase previa para digitalizar el sistema HSE, es necesario revisar tres elementos clave de las diferentes soluciones que se evaluarán: accesibilidad, movilidad y facilidad de uso.

2. Proceso de digitalización

Los dos primeros pasos preparan el terreno, y también a las personas, para iniciar la digitalización en sí. Esta se lleva a cabo en cuatro pasos.

a. Probar las opciones

En la etapa preliminar se identifican las necesidades. En este primer paso de la segunda fase para digitalizar el sistema HSE se prueban diferentes opciones. El objetivo es garantizar que se obtendrá aquello que la organización necesita para cubrir sus necesidades. Las soluciones modulares son ideales en este sentido porque permiten tomar solo lo que corregirá los problemas identificados. La digitalización debería permitir el ciclo de vida de los documentos, presentar la trazabilidad de los cambios, permitir el acceso solo a las personas autorizados y asociar documentos con procesos o procedimientos, entre otras funcionalidades. Es mejor establecer estas exigencias en este momento y no que surja como un problema en una auditoría.

b. Crear un plan de acción

La digitalización es un proyecto que necesita planificación para su implementación, pero también para su funcionamiento cotidiano. El plan incluye las acciones que se ejecutarán para poner en marcha la plataforma, previendo especialmente tareas como el suministro e intercambio de datos, la configuración de tareas que se automatizarán y de los informes que requerirán los profesionales en el área y la Alta Dirección.

c. Auditar el Sistema HSE

Lo ideal sería que las primeras auditorías al Sistema HSE digitalizado prescindieran del papel para evitar transcripciones. Lo adecuado en este paso es emplear formularios y listas de verificación previamente digitalizados con la herramienta y que sean accesibles desde todo tipo de dispositivos móviles. Concluida la auditoría, que evalúa tanto el funcionamiento del sistema digitalizado como la funcionalidad del software, se obtienen los informes respectivos, por supuesto, en formatos digitales.

d. Revisar los problemas, no conformidades y desviaciones

Cabe la posibilidad de que en la primera auditoría al Sistema HSE digitalizado se muestren problemas, desviaciones y no conformidades, especialmente cuando hay que cumplir con estándares internacionales como ISO 45001 e ISO 14001. Los resultados de las auditorías son oportunidades de mejora continua del sistema. Con la realización de las diferentes auditorías, los problemas serán inferiores en número y en gravedad. Los problemas se revisan, se diseñan las acciones correctivas y el ciclo se reinicia bajo un modelo de gestión PDCA.

Software HSETools

El Software Planes de Acción HSE de HSETools es una plataforma modular y basada en la nube que cumple con todas las funcionalidades que hemos mencionado y muchas otras de enorme utilidad para las organizaciones. HSETools presenta dos grandes ventajas comparativas: es modular, lo que significa que la organización puede elegir aquello que realmente necesita; y es accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, desde todo tipo de dispositivos móviles. Algunas funcionalidades, además, no requieren acceso a Internet. La mejor forma para apreciar y comprender todas las utilidades de esta plataforma tecnológica es ver cómo funciona en la práctica. Cada semana tienes una nueva oportunidad para hacerlo en una demo online completamente gratuita. Solo necesitas inscribirte aquí.