Lograr el cumplimiento de la gestión de contratistas: mejores prácticas

El cumplimiento de la gestión de contratistas es una cuestión a la que no siempre se le da la importancia que realmente tiene. Una de las posibles razones es que los contratistas que prestan servicios a una organización no son empleados directos. Este hecho, sin embargo, no significa que no haya que cumplir toda una serie de obligaciones con ellos.

El cumplimiento de la gestión de contratistas, por tanto, no puede tomarse a la ligera. Al contrario, es un aspecto de enorme relevancia que implica tener en cuenta aspectos legales, contractuales, económicos, y de seguridad, entre otros muchos.

¿Por qué es importante garantizar el cumplimiento de la gestión de contratistas?

Trabajadores y contratistas comparten algunos derechos, de ahí que velar por la salud y la seguridad de ambos grupos sea algo indiscutible. Sin embargo, la gestión de la relación con terceros plantea diferencias. Algunos temas en los que es importante enfocarse son los siguientes:

• Requisitos fiscales y tributarios.
• Seguridad y salud en el trabajo.
• Seguros.
• Capacitación y entrenamiento.
• Equipos de protección personal.
• Legislación local, en caso de que se contrate en otras ciudades o en otro país.

El objetivo del cumplimiento de la gestión de contratistas es eliminar la mayoría de los riesgos legales, así como minimizar la probabilidad de que otros ocurran. También busca crear un marco apropiado para tener una relación amigable, colaborativa, transparente y productiva con terceros.

El cumplimiento de la gestión de contratistas es importante por razones muy diferentes que analizamos a continuación:

Evitar problemas legales

Algunas organizaciones afrontan largos litigios judiciales por haber clasificado, y por ello gestionado, de forma incorrecta a sus contratistas. Estos litigios, cuanto más duran, más onerosos resultan. Una buena parte de esas organizaciones no sobreviven al impacto financiero de una decisión judicial de este tipo. El cumplimiento de la gestión de contratistas protege a la organización de estas indeseables reclamaciones.

Mejorar la imagen de la marca

Los problemas legales mencionados afectan la reputación de la marca. Incluso sin litigios, las organizaciones que se preocupan por sus contratistas y gestionan la relación de forma adecuada mejoran su imagen y ganan confianza entre proveedores, clientes, organismos reguladores y miembros de su comunidad.

Atraer y retener talento

La buena relación con los contratistas, al igual que la que se da con los empleados, tiene un resultado inmediato: mejora el employer branding, la reputación de la organización como empleadora. Esto permite contratar a los mejores talentos y retenerlos para aprovechar su conocimiento y capacidad de trabajo.

Aumentar la fidelidad y lealtad entre los contratistas

Una diferencia sustancial entre los contratistas y los empleados es que los primeros no están atados a la organización, pueden ir y venir. Sin embargo, su aporte y su trabajo son valiosos y la organización obtiene un beneficio al contar con ellos de forma continua. Para que esto suceda es importante lograr su lealtad y un medio de conseguirlo es garantizar el cumplimiento de la gestión de contratistas.

Crea un marco de transparencia y honestidad

Finalmente, el cumplimiento de la gestión de contratistas crea un marco de trabajo transparente, honesto y claro. Esto significa relaciones más sólidas y mayor productividad.

¿Cuáles son las mejores prácticas para lograr el cumplimiento de la gestión de contratistas?

La gestión de contratistas es compleja, sobre todo cuando su número es elevado o proceden de diferentes países. Con un sinfín de obligaciones y temas para supervisar, es básico contar con una guía sobre los puntos clave que hay que verificar. Algunas buenas prácticas para gestionar la relación con terceros son estas:

Firmar contratos claros

El contrato es el documento marco del vínculo con el contratista. Debe ser claro y detallar cada aspecto de la relación contractual. La labor que desarrollará, la contraprestación económica, fechas y lugar de prestación del servicio o los equipos que suministrará el contratista son algunos datos que deben aparecer perfectamente especificados.

Documentar todo

La documentación es muy importante. Facturas de cada contratista, permisos de trabajo, pagos de impuestos o de Seguridad Social, incidentes y eventos relevantes o evaluaciones de desempeño se deben almacenar de forma segura y accesible para cada contratista. De esta forma se consigue agilizar la relación entre ambas partes y facilitar la realización de auditorías.

Aplicar la debida diligencia

Se trata, fundamentalmente, de realizar comprobaciones y verificar los antecedentes laborales del contratista, así como de sus posibles relaciones con empleados de la organización o con personas que trabajen con competidores. El objetivo es evitar riesgos para la organización.

Definir formas de pago, fechas y canales adecuados

La incertidumbre sobre el momento, la cantidad y el medio por el que llegará el pago es un factor que deteriora la relación entre contratistas y organización. Pagar lo justo, a tiempo y por un canal accesible para el contratista es ventajoso para él, pero también para la organización porque genera confianza.

Apoyar la capacitación de los contratistas

Muchas organizaciones no invierten en formación y capacitación de contratistas porque consideran que el esfuerzo no tiene el mismo impacto y valor que el que representa la misma estrategia con los empleados. Capacitar a los contratistas es generar en ellos compromiso, lealtad y fidelidad.

Generar interacción con los contratistas

Es preciso habilitar canales de comunicación fluidos y eficaces: una oficina dedicada, una cuenta de correo electrónico o un apartado en el sitio web son sugerencias que han demostrado efectividad. En esa necesaria interacción con los contratistas, un software de gestión es de enorme utilidad para facilitar esa comunicación.

Incorporar tecnología a la gestión

Automatizar la gestión ayuda a asegurar el cumplimiento de la gestión de contratistas, la comunicación en línea en todo momento, la cobertura de los aspectos mencionados hasta ahora, la actualidad del marco normativo y regulatorio, y, al final, la satisfacción total de contratistas y organización.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución modular, basada en la nube y asistida por Inteligencia Artificial. Todo ello con un propósito esencial: ayudar a cumplir con todas las obligaciones HSE de la organización, alcanzar los objetivos y procurar la mejora continua de la gestión.

La plataforma cuenta con un módulo de gestión de contratistas, diseñado para agilizar todos los procesos relacionados con esta figura tan importante para muchas organizaciones. Automatiza muchas tareas de la gestión y ofrece informes para auditoría, para mejorar la gestión, para informar a la Alta Dirección o para presentar memorias ESG, por ejemplo.

Todos los martes mostramos de una forma práctica cómo funciona el software. Es una demo online totalmente gratuita con la que apreciarás mucho mejor las ventajas que ofrece. Solo tienes que dar un paso: inscribirte aquí.