Sistema de gestión ambiental: por qué digitalizar el SGA

Un sistema de gestión ambiental (SGA) crea un marco funcional para que la organización gestione su impacto ambiental, elimine o minimice sus riesgos y cumpla con sus obligaciones regulatorias y legales. La construcción de un sistema de gestión ambiental requiere seguir algunos pasos básicos. La digitalización de este proceso estratégico, por otra parte, potencia los beneficios del sistema. Además, ofrece otras ventajas que justifican la decisión de incorporar tecnología a la gestión ambiental. Sobre esos beneficios y sobre el procedimiento a seguir para implementar un sistema de gestión ambiental profundizamos a continuación.

¿Por qué implementar un sistema de gestión ambiental?

Las organizaciones necesitan mejorar su relación con el planeta por varias razones. Una de ellas es incrementar la reputación entre los consumidores. Es un hecho que los clientes prefieren proveedores que demuestran su preocupación por los temas ambientales. También es necesario minimizar el impacto ambiental de las operaciones de la organización porque diversas regulaciones alrededor del mundo así lo exigen. Finalmente, conviene no olvidar que cuidar el planeta es una cuestión de supervivencia. Los esfuerzos para reducir el impacto ambiental necesitan de algo más que buena voluntad. Es preciso que sean consistentes, coherentes, continuos, sistemáticos, medibles y mejorables. Todo esto solo se consigue con un sistema de gestión ambiental. En resumen, una organización necesita un sistema de gestión para controlar el impacto ambiental porque:

• Garantiza el cumplimiento de todas sus obligaciones legales, normativas y regulatorias en esta área.
• Disminuye costes, evita la duplicidad de esfuerzos y rebaja el consumo de materias primas, recursos naturales y recursos energéticos.
• Permite prevenir riesgos de forma sistemática.
• Mejora la reputación de la organización.
• Crea cultura ambiental al incorporar a empleados, proveedores, clientes y comunidad en el esfuerzo por disminuir el impacto que generan las operaciones de la organización.

¿Cómo construir un sistema de gestión ambiental?

La implementación de un SGA en la práctica se realiza en cuatro pasos. Previamente, es preciso definir un equipo de trabajo que se encargará del proyecto, de definir y asignar los recursos y, por supuesto, de decidir si se utilizará un estándar de gestión determinado. Esos cuatro pasos son los siguientes:

1. Crear la política ambiental

Es el documento que utiliza la alta dirección para expresar su compromiso con el cuidado del medio ambiente. La política ambiental declara los objetivos generales que se esperan alcanzar con el sistema y establece unos periodos de tiempo para evaluar el compromiso de esos propósitos. Finalmente, con la política ambiental, la alta dirección se compromete a asignar los recursos que demande el sistema.

2. Identificar los aspectos ambientales relevantes

No hay que confundir los aspectos ambientales con los riesgos, existe un matiz diferenciador esencial: los aspectos son las acciones de la organización que tienen la posibilidad de generar impactos ambientales.

3. Asignar responsabilidades y recursos

El sistema es un tejido de procesos que, a su vez, se construyen sobre la base de procedimientos y estos en actividades o tareas. Estos procesos y actividades se asignan a diversas personas, pero el sistema de gestión ambiental necesita recursos adicionales a los humanos para operar con eficacia: económicos, de formación, tecnológicos, etc.

4. Revisar, monitorear y corregir

La gestión ambiental es una tarea continua. No se detiene nunca, se desarrolla de manera circular. Se planifica un trabajo basado en objetivos, se diseñan e implementan acciones para poner en práctica lo planificado y luego se revisa y evalúa el resultado para encontrar fallos o aspectos mejorables. Se implementan entonces acciones para corregir o mejorar y el ciclo reinicia. Estos cuatro pasos son comunes a un sistema de gestión ambiental propio de la organización, basado en algún estándar particular o fundamentado en la norma internacional ISO 14001. Adoptar el estándar ISO tiene algunas ventajas adicionales.

¿Por qué basar el sistema de gestión ambiental en ISO 14001?

Los estándares ISO son revisados de forma periódica en base al trabajo continuo de investigación y desarrollo que realizan equipos de trabajo de alto nivel. ISO 14001 no es la excepción. Por otra parte, los estándares ISO son certificables y esa acreditación es reconocida en más de 170 países en el mundo. Finalmente, el estándar ha sido diseñado para operar bajo el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), que se adapta básicamente a los cuatro pasos a los que hacemos referencia. Estas cuatro etapas se convierten en los principios de ISO 14001:

1. Planificar

ISO 14001 solicita que la organización cree políticas, defina el alcance, establezca su contexto, fije objetivos y analice sus aspectos ambientales y los riesgos asociados a ellos. La finalidad es diseñar procesos adecuados para contener las amenazas y alcanzar los objetivos.

2. Hacer

En esta etapa se identifican los recursos necesarios, se asignan responsabilidades, se designa a los líderes del sistema y se implementan los procesos planificados. También se definen los mecanismos de revisión y monitoreo, el control de documentos y los programas de auditoría, inspección y revisión de la alta dirección.

3. Verificar

Las actividades de seguimiento, monitoreo y verificación se desarrollan a través de datos obtenidos en auditorías, revisiones e inspecciones. La calificación depende de los indicadores establecidos. Las evaluaciones se realizan de forma periódica y programada con antelación.

4. Actuar

Con base en los resultados de auditorías, revisiones e inspecciones, y de acuerdo con los indicadores obtenidos, se diseñan e implementan acciones correctivas y el ciclo inicia de nuevo.

¿Por qué digitalizar el sistema de gestión ambiental?

Teniendo en cuenta todas las actividades, mecanismos y estrategias que es preciso poner en marcha para activar un sistema de gestión ambiental, es lógico pensar que la información, los datos y los registros inmediatos son esenciales para cumplir con lo solicitado. La transformación digital supone una revolución que cambia la forma en que las organizaciones acometen sus proyectos. La implementación del sistema de gestión ambiental es una de esas iniciativas que funcionará de manera mucho más eficaz si se apoya en la tecnología. La digitalización del sistema hace que las personas con responsabilidades, y también aquellas que no las tienen pero desempeñan algún papel en la gestión, alcancen mayores niveles de productividad y eficiencia. El error humano se elimina y la accesibilidad al sistema no tiene límites de horario o ubicación. En organizaciones en las que no es posible contar con un equipo dedicado a la gestión ambiental, la disponibilidad de los encargados se convierte en un verdadero desafío. La digitalización reduce el tiempo de realización de las tareas, entendiendo que muchas de ellas serán automatizadas. La inmediatez y las diversas opciones para obtener informes es otro argumento indiscutible para digitalizar el SGA. Un sistema así puede entregar mapas de calor en tiempo real que muestren problemas que suceden en ese momento, impactos o aspectos no evaluados, indicadores de rendimiento y otras evaluaciones realmente relevantes. Una ventaja adicional que ofrece la digitalización es la facilidad para realizar auditorías. El resultado final es que la mejora continua se acelera.

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