7 Consejos para elegir un Sistema de Gestión de Contratistas

Elegir un Sistema de Gestión de Contratistas es un proceso que necesita seguir un procedimiento minucioso, acorde con la complejidad del área que se va a automatizar. La abrumadora cantidad de herramientas tecnológicas disponibles para ello, así como las características y funcionalidades que necesita una organización para resolver sus problemas de gestión, agregan desafíos a la tarea. Por otra parte, no hay que olvidar que todas las empresas que trabajan con terceros no tienen las mismas necesidades. Son elementos que deben valorar las personas encargadas de elegir un Sistema de Gestión de Contratistas para su organización.

Consejos para elegir un Sistema de Gestión de Contratistas

Un error frecuente en aquellas organizaciones que mantienen relaciones con contratistas es asumir que el mismo software que se emplea en la gestión de los empleados funcionará para la gestión de terceros. En realidad, no suele ser así. Por ello, elegir un Sistema de Gestión de Contratistas adecuado es una buena decisión. Pero, para acertar en la elección, es fundamental tener en cuenta algunos aspectos esenciales.

1. Identificar las necesidades de gestión de la empresa

Las deficiencias en la gestión de contratistas o la ausencia de ella se muestran como problemas graves. Una comunicación eficiente, gestión de documentos, supervisión y monitoreo del trabajo del contratista o disponer de una base de datos de terceros actualizada son frentes de gestión que representan necesidades distintas. El primer paso para elegir un Sistema de Gestión de Contratistas pasa, de este modo, por identificar las necesidades específicas, establecer los desafíos a los que hay que enfrentarse y elaborar un listado detallado.

2. Pensar en el presente y en el futuro

Elegir un Sistema de Gestión de Contratistas que satisfaga las necesidades actuales de la organización es una buena idea, pero no siempre es suficiente. Lo ideal es optar por una solución avanzada que cubra también las necesidades que se puedan presentar en el futuro, sin tener que satisfacer los costes que eso supone desde un primer momento. La solución es contratar un software modular y escalable, basado en la nube. Con una herramienta de esas características, la organización puede elegir lo que requiera en un momento concreto y pagar solo por ello. Los módulos y funcionalidades que necesite en el futuro, cuando crezca o cambie su contexto, estarán ahí, siempre disponibles. Esto es un software escalable y flexible, una herramienta apropiada para el presente, pero lista para enfrentar el futuro.

3. Verificar las funcionalidades de cumplimiento

Tal vez el aspecto más importante que se debe verificar en un listado de requisitos para elegir un Sistema de Gestión de Contratistas sea el de funcionalidades de cumplimiento y gestión de riesgos. Es así porque el incumplimiento normativo y regulatorio en temas de seguridad y salud en el trabajo o de privacidad de datos con un contratista tiene impacto en la reputación de la organización y también un coste financiero. Pero el cumplimiento es una vía de doble sentido. La organización también necesita monitorear, vigilar y comprobar el cumplimiento del contratista. Necesita además hacerlo en tiempo real, por eso es tan relevante verificar la presencia de esas funcionalidades en el nuevo software.

4. Comprobar la facilidad de uso

Las soluciones difíciles de utilizar pueden generar rechazo por parte de los contratistas y por los empleados de la organización encargados de la gestión, que son los usuarios naturales de este tipo de softwares. La facilidad de uso es el resultado de una interfaz atractiva, de un menú claro y organizado, así como de la posibilidad de suministrar documentación en formatos diferentes o la facilidad para obtener informes, entre otros aspectos.

5. Identificar formatos para presentación de informes

Elegir un Sistema de Gestión de Contratistas no implica renunciar a formatos para presentación de informes que han resultado útiles hasta el momento o tan solo aquellos a los que la organización está acostumbrada. El nuevo software debe entregar los informes que la organización necesita, en el formato que requiera para mejorar su eficiencia y ofrecer otras alternativas: mapas de calor, informes en pantalla o exportables a hojas de cálculo o a procesadores de texto, entre otras opciones.

6. Incluir en el contrato capacitación y el soporte

Las novedades siempre implican procesos de adaptación, adecuación, formación y soporte. No todos los proveedores incluyen estos servicios dentro del coste de contratación o lo hacen de forma muy somera. Por eso, es una de las cuestiones que conviene comprobar antes de elegir un Sistema de Gestión de Contratistas. Las soluciones en la nube no requieren procesos de implementación complejos. Son plataformas que garantizan la seguridad de la información, pero es importante comprobar el soporte que ofrece el proveedor y por cuánto tiempo antes de elegir un Sistema de Gestión de Contratistas de forma definitiva.

7. Revisar los aspectos formales finales

Elegir un Sistema de Gestión de Contratistas es una inversión, por eso, es admisible que la organización se preocupe por el precio y lo tome como un criterio relevante de selección, aunque no debe ser excluyente. Además de los aspectos ya expuestos, conviene valorar otros, como el número de dispositivos desde el que se podrá acceder al sistema o los requerimientos técnicos de esos equipos.

Software HSETools

El Software HSETools automatiza buena parte de las tareas propias de la gestión HSE. Es, además, una solución modular, que permite la adaptación a necesidades particulares de organizaciones muy diferentes. Uno de esos módulos es el de Gestión de Contratistas, que facilita la tarea de controlar todo el ciclo de vida de cada contrato, garantizando el cumplimiento, la transparencia, la seguridad en el trabajo y también la seguridad de la información. La plataforma es capaz de entrega una visión global, en tiempo real, del estado de la gestión de los contratistas en particular y de la gestión HSE en general. Así, los encargados podrán tomar decisiones inmediatas, oportunas e informadas. Puedes comprobar cuáles son sus funcionalidades y los beneficios para tu organización en la demo gratuita online que realizamos cada martes. Tan solo tienes que confirmar tu participación aquí.