Por qué un sistema de control de contratistas es importante en la era digital

Un sistema de control de contratistas es una herramienta imprescindible en la era digital. Lo es porque las organizaciones encuentran en sus contratistas un apoyo logístico y estratégico que resulta esencial para el cumplimiento de la misión de la empresa. Los contratistas son importantes, la relación con ellos, por deducción, también lo es. La mejor forma de gestionarla con la debida eficiencia es apoyarse en un sistema de control de contratistas. Sin embargo, pese a su relevancia, aún persiste cierto desconocimiento sobre lo que es un sistema de control de contratistas, qué hace y por qué es tan importante para las organizaciones, sobre todo en la era de la transformación digital.

¿Cómo funciona un sistema de control de contratistas?

Un sistema de control de contratistas es una solución informática que automatiza, agiliza o simplifica muchas de las tareas necesarias para la gestión de terceros.

• Mantiene una base de datos centralizada con información completa sobre el contratista y eventos relevantes acaecidos durante la ejecución del contrato: evaluaciones de desempeño, registro de cumplimiento, pagos, equipos suministrados y entregados, etc.
• Facilita el proceso de selección e incorporación de nuevos contratistas. El sistema crea una ficha con la información del contratista, almacena sus credenciales y documentos, lo clasifica dentro de la categoría precisa e, incluso, puede comparar sus competencias con las de otros terceros.
• Garantiza que contratistas y organización cumplan con las obligaciones contractuales y con las que la ley les asigna en áreas como seguridad y salud en el trabajo, protección de datos, medio ambiente, etc.
• Evalúa y analiza riesgos físicos o psicosociales a los que puede estar expuesto el contratista o sus trabajadores.
• Analiza las competencias e identifica brechas de formación para elaborar programas de capacitación que proporcionen habilidades en el área específica de desempeño, pero también en el de prevención de riesgos.
• Monitorea y supervisa el desempeño del contratista, evalúa la calidad del trabajo y califica la eficiencia de forma periódica, conservando la trazabilidad y facilitando establecer comparativos o identificar tendencias.
• Agiliza el proceso de desvinculación del contratista y liquidación del contrato. El sistema de control de contratista trabaja sobre el ciclo de vida completo del contrato. Al finalizar, alerta a las personas indicadas, informa sobre las obligaciones financieras de las partes o notifica sobre activos de la organización que necesita entregar el contratista, entre otras acciones.

Por qué es importante el sistema de control de contratistas para una organización

Las funcionalidades explican la importancia del sistema de control de contratistas. La aplicación en la práctica diaria evidencia otros argumentos para acoger la tecnología en la gestión de este tipo de colaboradores:

1. Evita multas o sanciones

Las organizaciones que deciden trabajar con contratistas lo hacen porque encuentran muchos beneficios: transferencia de conocimiento, disminución de costes, mejor desempeño, etc. Sin embargo, ciertas obligaciones laborales, económicas o regulatorias se pueden pasar por alto. El sistema de control de contratistas hace que la organización cumpla con todos los requisitos legales y regulatorios, evitando el riesgo de incumplimiento y, con ello, el pago de multas o sanciones.

2. Optimiza la asignación de recursos

Las organizaciones que cuentan con una base de datos de contratistas tienen información de calidad para tomar mejores decisiones y para dirigir recursos de acuerdo con las necesidades de cada proyecto. El resultado es una utilización más eficiente de los recursos financieros.

3. Mejora la reputación de la organización

Con un sistema de control de contratistas, las organizaciones logran contratar a los terceros más idóneos. Con ello elevan la calidad de sus productos o servicios y generan una reputación de excelencia. La percepción como empleadora también mejora.

4. Reduce riesgos

El sistema de control de contratistas se ocupa de la seguridad, de la salud y del bienestar de terceros. Al monitorear y supervisar el cumplimiento de obligaciones de SST, la organización reduce o elimina la probabilidad de accidentes o lesiones y rebaja costes asociados, como atención médica, capacitación, fallos de calidad por inexperiencia de un contratista, etc.

5. Evita errores

La gestión manual de contratistas demanda mucho tiempo y esfuerzos. El error es una posibilidad en cada paso. El sistema de control de contratistas elimina el error humano, dejando tiempo libre a empleados de áreas como contabilidad, recursos humanos, finanzas o adquisiciones.

6. Permite acceder a información en tiempo real

La información está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en cualquier lugar del mundo. La accesibilidad para las partes interesadas está garantizada.

7. Garantiza la seguridad de la información

El cumplimiento de regulaciones como el RGPD o de los requisitos de estándares como ISO 27001 sobre Seguridad de la Información están garantizados en el sistema de control de contratistas.

8. Integra otras herramientas ofimáticas

El sistema no genera silos de información. Al contrario, estas soluciones están diseñadas para compartir, interactuar, colaborar e integrarse con otras herramientas como hojas de cálculo, procesadores de textos, software de recursos humanos o de contabilidad, entre otros.

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Digitalizar la gestión de contratistas es un paso que necesitan dar las organizaciones modernas. La tecnología tiene la capacidad para generar procesos de gestión de contratistas fluidos, precisos, eficientes y ágiles. El Software HSETools es una solución modular basada en la nube que aborda de manera integral todas las cuestiones relacionadas con la seguridad de los trabajadores y la gestión ambiental. Uno de esos módulos es Gestión de Contratistas. Esta avanzada herramienta, entre otras funciones, permite documentar y registrar toda la información de valor sobre los contratistas, hacer un seguimiento del ciclo de vida del contrato y mejorar la comunicación con terceros. Es solo una pequeña muestra de lo que el software puede hacer por tu organización. Puedes conocer mucho más de él en la demo online gratuita que ofrecemos todos los martes. Solo tienes que inscribirte aquí.