Cómo una herramienta para la gestión de contratistas permite ahorrar tiempo y recursos

Muchas organizaciones se apoyan en contratistas como una fuerza laboral que satisface necesidades específicas y complementa de forma adecuada el trabajo de los empleados propios. Ofrece numerosas ventajas, pero también implica algunos desafíos. Una herramienta para la gestión de contratistas ayuda a superar esos retos y también a aprovechar la experiencia y el conocimiento de terceros. Un contratista es un trabajador externo. Esta consideración aglutina desde trabajadores temporales a profesionales autónomos, proveedores de servicios y, por supuesto, al contratista o los empleados de este. Todos tienen una condición en común: trabajan para la empresa y prestan un servicio, pero no son empleados directos sujetos a las formalidades de un contrato laboral. Esa condición es la que convierte en imperativa la necesidad de contar con una herramienta para la gestión de contratistas que agilice o automatice procesos clave como la selección y contratación, los documentos formales, el seguimiento y las obligaciones de cumplimiento, la seguridad del contratista o la desvinculación, entre otras muchas cuestiones.

Qué ocurre cuando se prescinde de una herramienta para la gestión de contratistas

Aún existe un número considerable de organizaciones que no se apoyan en una herramienta para la gestión de contratistas. Es posible que algunas alcancen unos niveles de eficiencia aceptables que les aseguren una relación igualmente aceptable con sus externos. El problema es el coste. La gestión manual demanda un número importante de horas de trabajo que, con un aliado tecnológico adecuado, podrían emplearse en otras tareas más rentables para la organización. Prescindir de una herramienta para la gestión de contratistas implica otras desventajas que es conveniente tener muy en cuenta:

• Uso de grandes cantidades de papel.
• Gestión manual de datos y documentos como contratos, certificaciones, comprobantes de pago o evaluaciones de competencia, con el riesgo de confusión o pérdida.
• Alta probabilidad de errores u omisiones.
• Desperdicio de tiempo y recursos.
• Problemas de cumplimiento con el contratista y con regulaciones externas.
• Sanciones, multas o pérdidas de licencias.
• Afectaciones a la reputación.

Por qué las organizaciones necesitan una herramienta para la gestión de contratistas

La necesidad del uso de una herramienta para la gestión de contratistas es consecuencia de la capacidad probada que tienen para solucionar problemas, facilitar el trabajo y ahorrar dinero a la organización. Un software de control de contratistas elimina una situación común en organizaciones que trabajan con contratistas: la búsqueda constante, incesante y a veces improductiva de documentos como contratos, certificaciones o comprobantes de pago. La herramienta para la gestión de contratistas ubica todos los documentos en un almacenamiento centralizado, seguro y ordenado, en carpetas digitales para cada tercero y para cada proyecto. Encontrar un documento es cuestión de que una persona autorizada para ello introduzca un par de palabras clave. Pero hay otra razón que explica el interés por trabajar con este tipo de plataformas: la accesibilidad es total, desde cualquier lugar del planeta en cualquier horario. Así, los mismos contratistas tienen la oportunidad de reportar un incidente, formular una pregunta o adjuntar un documento, entre otras acciones.

Beneficios de utilizar una herramienta para la gestión de contratistas

La tecnología se ha convertido en un aliado estratégico esencial para la gestión en muchas áreas. La gestión HSE, y en particular la gestión de contratistas, obtienen interesantes beneficios de este tipo de plataformas:

1. Ahorro de tiempo por la automatización de tareas

La gestión de contratistas implica procesos que se basan en la ejecución de tareas repetitivas. El proceso de incorporación de nuevos contratistas es uno de ellos. Automatizar estas tareas significa ganar tiempo. El sistema puede generar flujos de trabajo automatizados, notificando a las personas la asignación de una tarea y alertando en caso de retrasos u otro tipo de desviaciones.

2. Cumplimiento asegurado

Una herramienta para la gestión de contratistas ofrece funcionalidades para hacer seguimiento de las obligaciones de cumplimiento, establecer fechas y alertar sobre la posibilidad de infracción o vulneración de una norma. En algunos casos, el software puede realizar la acción para satisfacer un requisito o una solicitud de forma automática.

3. Mejora de la comunicación

La interacción permanente con los contratistas es esencial para la seguridad, la productividad y la satisfacción de ambas partes. Pero la comunicación no siempre es fácil. Una herramienta tecnológica adecuada permite a la organización mantener contacto con los contratistas en todo momento, gracias a la accesibilidad desde cualquier tipo de dispositivo móvil. Es una comunicación activa. El contratista puede reportar incidentes, presentar quejas o sugerencias, obtener información importante o conocer el estado de procesos que le interesen, como pagos o trámites documentales.

4. Proporciona datos e informes en tiempo real

Obtener información inmediata ayuda a resolver los problemas antes de que se agraven o incluso de que se manifiesten. Una herramienta para la gestión de contratistas es capaz de ofrecer información en tiempo real, en todo momento y utilizando diversos formatos. Los encargados de la gestión pueden revisar y analizar el rendimiento del contratista, verificar el cumplimiento de los cronogramas de trabajo, comprobar el desarrollo del presupuesto y ajustarlo si fuera necesario. Todo ello permite tomar las mejores decisiones basadas en información oportuna.

5. Seguridad de los datos y de la información

Son dos cuestiones que preocupan tanto a la organización como a los contratistas. Entre las obligaciones de cumplimiento que garantiza una herramienta para la gestión de contratistas están las relacionadas con la privacidad y protección de datos, como el RGPD. Estas plataformas incorporan protocolos de seguridad, encriptación de datos, perfiles con privilegios de acceso y otras funcionalidades que garantizan la integridad y confidencialidad de los datos y de la información.

Software HSETools

El Software HSETools es un desarrollo tecnológico avanzado que incorpora funcionalidades de Inteligencia Artificial. Su diseño responde a la necesidad de automatizar y digitalizar muchas de las tareas relacionadas con la gestión de seguridad de los trabajadores y la gestión ambiental. Una de sus características es que se trata de una plataforma modular que cuenta, entre otros, con un módulo específico para la gestión de contratistas. Este módulo puede monitorear las etapas que conforman el ciclo de vida de los contratistas y automatizar procesos relacionados con ellos, optimizando así una parte muy importante de la gestión. Contar con un soporte tecnológico adecuado puede marcar la diferencia en la relación de una organización con sus contratistas. Si quieres conocer más de nuestra plataforma, puedes solicitar información sin compromiso o participar en la demo online gratuita que ofrecemos cada martes, solo tienes que inscribirte aquí.