Software para gestión de contratistas: cuáles son las características clave

Un software para gestión de contratistas es una plataforma que almacena toda la información relevante sobre terceros que prestan un servicio o realizan una obra, así como todos los registros sobre los eventos que suceden durante la relación entre esos terceros y la organización.

Pero el software para gestión de contratistas hace mucho más que acumular información. Documenta los hechos relevantes de la gestión, elabora un perfil completo del contratista, monitorea y supervisa el trabajo y señala problemas. Además de ello, es una herramienta que identifica áreas de mejora y sugiere acciones correctivas y preventivas, siempre buscando un objetivo esencial: crear un entorno de trabajo seguro y amable para los contratistas y para todos los empleados.

La gestión de contratistas tiene tal relevancia, que ha creado la necesidad de desarrollar una plataforma para automatizarla, mejorarla y ayudar a prevenir riesgos con suficiente anticipación. Es lo que hace el software para gestión de contratistas.

¿Por qué es importante la gestión de contratistas?

El software para gestión de contratistas realiza muchas acciones interesantes y útiles. ¿Pero por qué es necesario gestionar la relación que se mantiene con terceros? La respuesta es sencilla: las organizaciones pueden obtener beneficios de la relación con sus contratistas más allá de los que se especifican en el contrato. Algunos beneficios que obtienen las organizaciones al gestionar la relación con sus contratistas son los siguientes:

• Disminuye costes: la gestión aporta datos que permiten establecer si contratar o subcontratar implica un costo mayor o menor que realizar la tarea con empleados directos de la organización. También ayuda a identificar qué terceros son más productivos.
• Mejora la productividad de los contratistas: el seguimiento del trabajo de los contratistas impacta de forma positiva su rendimiento. La vigilancia no es el único factor determinante, ya que la preocupación por la seguridad y el bienestar de los terceros mejora la productividad de estos.
• Mejora la seguridad de los contratistas: el bienestar de los contratistas y su seguridad son obligaciones que la organización comparte con ellos o con la organización para la que trabajan.
• Alinea a los contratistas con los procesos internos de la organización: las organizaciones tienen procesos, políticas, manuales de procedimiento, reglamentos y estándares. Los contratistas necesitan conocer estas obligaciones, comprenderlas y cumplirlas.
• Disminuye riesgos de calidad: los contratistas desarrollan tareas que inciden en menor o mayor grado en la calidad de los productos que entrega la organización.
• Armoniza el trabajo de los contratistas: si la gestión se digitaliza con un software para gestión de contratistas, es posible integrar y armonizar el trabajo de estos con los requisitos de las diferentes áreas de la organización, como RR. HH., Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información o Gestión Ambiental.
• Construye relaciones colaborativas: la relación con los contratistas es tan importante como la que se tiene con los empleados y, en ese sentido, conviene lograr el compromiso, la colaboración y el esfuerzo de estos terceros. La gestión de contratistas contribuye a ello.

¿Qué pasos seguir para conseguir una gestión de contratistas eficaz?

La gestión de contratistas tiene un ciclo de vida que se inicia con el proceso de elección del tercero. La firma de un contrato es el evento que formaliza el comienzo de la relación y la complejidad del proceso es uno de los argumentos que justifican el uso de un software para gestión de contratistas. El proceso se desarrolla en cinco etapas:

1. Planificación

El primer paso es identificar el trabajo que realizará el contratista y determinar el perfil del trabajador o empresa que prestará el servicio. Este trabajo inicial de planificación busca definir requisitos que formarán parte del contrato:

• Objeto del contrato: tarea o actividad.
• Lugar en el que se realizará la tarea: dentro de las instalaciones de la organización, en la ubicación del contratista, en otro lugar o en diferentes ubicaciones aleatorias.
• Objetivos del contrato: metas, nivel de producción, objetivos, etc.
• Requisitos del contratista: capacidad, formación, experiencia, tecnología, suministro de equipos, etc.
• Duración del contrato.
• Procedimientos y procesos de seguridad y salud en el trabajo, de seguridad de la información o de protección ambiental.
• Responsabilidades y compromisos de las partes, contratista y contratante.
• Coste y forma de pago: especificar si el pago es proporcional a la producción, por tiempo o definido por algún otro criterio. Especificar igualmente su periodicidad.
• Equipos de protección personal: establecer si los suministra la organización contratante o el contratista.
• Especificaciones técnicas de la tarea que realizará, productos que fabricará o del proceso que ejecutará el contratista.

La etapa de planificación permite definir el perfil del contratista ideal. También facilita recopilar la información necesaria para elaborar el contrato, que servirá también para crear el registro en la base de datos del software para gestión de contratistas.

2. Selección del contratista

Una de las ventajas de contar con un software para gestión de contratistas es el acceso a una base de datos amplia, que permita obtener un listado de proveedores y contratistas que cumplan con los requisitos identificados en la etapa anterior.

Este tipo de soluciones informáticas pueden realizar una evaluación entre las habilidades y conocimientos requeridos, con el presupuesto solicitado por el contratista. La automatización garantiza la elección del contratista ideal para el trabajo.

3. Contratación

Definido el contratista, lo que sigue es incorporarlo a la organización. Esta incorporación se oficializa con la firma del contrato. Si el trabajo anterior se ha hecho bien, será poco lo que haya que comunicar. Algunas tareas requerirán capacitación específica. Por supuesto, hay un entrenamiento mínimo y unas charlas iniciales para reforzar la comprensión de responsabilidades y obligaciones.

4. Monitoreo del rendimiento del contratista

La supervisión es clave en el inicio del trabajo del contratista, especialmente cuando es el primer contrato que firma con la organización. Incluso aunque el contratista haya trabajado varias veces para ella, es posible que su equipo no lo haya hecho.

Monitorear e inspeccionar es importante, pero también lo es mantener comunicación fluida durante los primeros días de ejecución del contrato. Es la etapa en que surgen dudas y se aclaran conceptos que parecen claros en el papel, pero no tanto en la práctica.

5. Cierre del contrato

El cierre del contrato involucra tres elementos básicos:

• Evidencia del cumplimiento de la tarea contratada.
• Evaluación de la calidad del trabajo del contratista.
• Comprobación del pago acordado.

Estos tres elementos, sumados a los eventos cotidianos acaecidos durante el periodo de duración del contrato, se registran en el software para gestión de contratistas conformando un repositorio de información valiosa para futuros procesos de contratación.

¿Cuáles son las características clave del software para gestión de contratistas?

El software para gestión de contratistas es una solución informática útil y valiosa. Pero no todos son iguales. Las características mínimas que se espera encontrar en una plataforma diseñada para gestionar los procesos de contratación con terceros son las que se indican a continuación:

1. Base de datos centralizada

El software necesita crear una base de datos centralizada que incluya a los contratistas contratados y a los que no han sido elegidos. La base de datos permite obtener listados con base en determinados criterios: los que ya han trabajado con la organización, los que están dentro de un determinado rango de coste, los que tienen experiencia técnica, los que proveen sus propios equipos, etc.

2. Análisis y evaluación

La información acumulada proporciona datos interesantes para la organización. Pero el software para gestión de contratistas,además, puede entregar análisis y evaluaciones útiles para mejorar el trabajo, tomar decisiones, ajustar procesos o visualizar problemas.

3. Canales de comunicación

La organización espera mucho de los contratistas, además del cumplimiento del contrato: absorber conocimiento, mejorar el sistema día a día o ajustar procesos internos, entre otros aspectos. La colaboración imprescindible se obtiene manteniendo abiertas vías de comunicación efectivas.

4. Gestión de documentos

La gestión en cualquier área encuentra un desafío en la creación y control de documentos. El software para gestión de contratistas entrega una ubicación centralizada y segura para todos los documentos. Controla versiones, permite crear privilegios de acceso y garantiza la accesibilidad en todo momento.

5. Indicadores y herramientas de monitoreo

Un software para gestión de contratistas facilita la acción imprescindible de medir el desempeño de terceros. También puede ofrecer otro tipo de indicadores como cumplimiento, relación coste/beneficio o satisfacción del cliente final, entre otros.

6. Evaluación para selección

Buena parte de los pasos enumerados en el apartado anterior se pueden automatizar. El software para gestión de contratistas puede, con ayuda de Inteligencia Artificial, elegir el contratista ideal de la base de datos que, con el paso del tiempo, será cada vez más completa.

¿Cuáles son los desafíos de la gestión de contratistas?

La existencia de un software para gestión de contratistas es el resultado de la evolución y dinamismo en esta área. La gestión plantea desafíos acordes con su capacidad de desarrollo:

• Empleo basado en proyectos: contratación para desarrollar un trabajo específico o colaborar en un proyecto. Este tipo de contratación encaja en la gestión de contratistas y resuelve problemas de fuerza laboral en momentos coyunturales.
• Necesidad de procesar grandes cantidades de datos: con las herramientas adecuadas, la organización aprende cómo mejorar sus procesos de contratación. Lo más importante es que la misma plataforma tiene capacidad para aprender y mejorar su rendimiento.
• Inteligencia Artificial: presente en el software para gestión de contratistas, es un elemento de gran importancia que, no obstante, plantea el desafío de su uso responsable.
• Procesos de precalificación y preaprobación: es una tendencia que forma parte de la automatización y ayuda a la organización a realizar procesos ágiles e inmediatos de selección y contratación.
• Colaboración entre áreas: hace que el proceso de selección y contratación sea integral y responda a necesidades específicas del área que requiere el contratista. También permite que no se dejen de lado aspectos legales, de seguridad y salud en el trabajo o d seguridad de la información.
• Automatización de la contratación: con el tiempo el software para gestión de contratistas podrá programar y supervisar la ejecución de un contrato de forma automática, siempre que se cumplan condiciones preestablecidas.

Software HSETools

El Módulo de Gestión de Contratistas es una parte, que puede ser autónoma e independiente, del Software HSETools. Este módulo crea un registro central de información con todos los contratistas, actuales y pasados. La plataforma crea una ficha de información de contacto con todos los datos de cada contratista. Es una solución basada en la nube, accesible desde cualquier dispositivo móvil y en cualquier lugar. Algunas funcionalidades, por otra parte, están disponibles incluso sin acceso a Internet.

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