Buenas prácticas para la gestión de los contratistas

La gestión de contratistas es una labor vital en cualquier proyecto o negocio que implique la contratación de servicios de terceros. Sin importar si se trata de un contratista individual o de una empresa de servicios, la gestión eficiente de los contratistas puede tener un impacto considerable en la calidad, el costo y el cumplimiento de los plazos de entrega de un proyecto. En este artículo, examinaremos los elementos fundamentales de la gestión de contratistas.

¿Qué es la Gestión de Contratistas?

La gestión de contratistas se refiere al proceso de administrar la relación entre una organización y sus contratistas. Esto engloba todo el ciclo de vida del contrato, desde la selección inicial del contratista hasta la finalización del trabajo y la evaluación del rendimiento. La gestión de contratistas abarca actividades tales como la negociación del contrato, la definición de los términos y condiciones, la supervisión del trabajo en curso, la resolución de disputas y la gestión de los cambios en el alcance del proyecto. La gestión de contratistas implica una cuidadosa selección de los contratistas, establecimiento de expectativas claras, supervisión del progreso del proyecto y mantenimiento de una comunicación abierta con los contratistas a lo largo de todo el proceso. Además, la gestión de contratistas también se encarga de asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad, el cumplimiento de los plazos y el acatamiento de las regulaciones y requisitos legales pertinentes. La gestión de contratistas se utiliza comúnmente en diversas industrias, como la construcción, la manufactura, la tecnología y el sector público. Las empresas suelen contratar a contratistas para proyectos específicos que no forman parte de sus operaciones diarias y que pueden requerir habilidades y conocimientos especializados.

Buenas prácticas para la gestión de contratistas

1. Seleccione meticulosamente a los contratistas

Antes de elegir a los contratistas, es fundamental llevar a cabo una investigación exhaustiva para identificar a aquellos que puedan llevar a cabo las tareas requeridas de manera eficiente y efectiva. Al seleccionar a los contratistas, es importante considerar su experiencia y reputación, así como sus credenciales y certificaciones. Asegúrese de que los contratistas cuenten con una sólida trayectoria en el tipo de trabajo necesario y que estén alineados con los valores de su empresa.

2. Comunique de manera clara las expectativas

Una vez que haya elegido a los contratistas, es crucial comunicar claramente sus expectativas. Establezca las expectativas del proyecto y asegúrese de que los contratistas comprendan lo que se espera de ellos. Sea específico en cuanto a los plazos, los entregables y los estándares de calidad que deben cumplirse. La comunicación clara puede prevenir malentendidos y garantizar que todos estén en la misma página.

3. Supervise regularmente el progreso

Es importante supervisar regularmente el progreso de los contratistas. Aunque confíe en su trabajo, es esencial mantener una supervisión activa para garantizar el cumplimiento de los plazos y los estándares de calidad. La supervisión regular también ayuda a identificar y solucionar problemas a medida que surgen, en lugar de esperar a que se conviertan en problemas más grandes.

4. Mantenga una comunicación abierta

La comunicación es clave para una gestión efectiva de los contratistas. Mantener una comunicación abierta con los contratistas ayuda a prevenir malentendidos y garantiza que se aborden los problemas a medida que surgen. Controle que comprendan cómo se les proporcionará información y actualizaciones importantes, como cambios en los plazos o entregables.

5. Realice una evaluación al final del proyecto

Una vez que el proyecto se haya completado, es importante realizar una evaluación para evaluar el desempeño de los contratistas. Esta evaluación le ayudará a determinar si cumplieron con las expectativas, los plazos y los estándares de calidad. También le permitirá identificar áreas en las que se pueda mejorar la gestión de contratistas en futuros proyectos.

Permisos de trabajo como una buena práctica

Los permisos de trabajo son documentos en los que la empresa especifica las tareas que deben llevarse a cabo, los riesgos relacionados y las medidas necesarias a adoptar. En sectores como la energía y la minería, la seguridad y la gestión de riesgos son de vital importancia. La gestión de permisos de trabajo se encarga de controlar las acciones en el lugar de trabajo, y en la era digital, las organizaciones han optado por digitalizar estos permisos debido a los numerosos beneficios que esto conlleva.

Software HSE para la gestión de contratistas

El Software HSE ofrece una forma ágil de parametrizar los procesos relacionados con la gestión de contratistas en proyectos. HSETools es una solución desarrollada por el Grupo ESG Innova, con más de 25 años de experiencia en el sector, que simplifica la gestión y promueve la competitividad de las organizaciones. Gracias a esta solución tecnológica, nunca había sido tan sencillo evaluar, observar y gestionar los actos potencialmente inseguros en términos de salud, seguridad y medio ambiente (HSE). Si desea obtener más información, le invitamos a participar en una demo gratuita.