¿Cómo identificar las necesidades de capacitación para colaboradores?

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Uno de los principales retos que tienen las empresas a la hora de implementar su estrategia e iniciativas como organización, es establecer y comunicar claramente qué objetivos y metas esperan que se cumplan y qué recursos requieren sus colaboradores para llevar a cabo tales iniciativas; no menor es la necesidad de establecer qué perfiles deben tener para poder ejecutarlas. La capacitación de los colaboradores es pues un pilar fundamental. Para poder garantizar el perfil requerido para ejecutar sus iniciativas, las organizaciones hoy en día, con miras a fortalecer su sostenibilidad, competitividad y productividad deben entrenar a sus trabajadores con los conocimientos, las habilidades y la concientización necesarias para cumplir sus objetivos y labores en la empresa con los resultados que se esperan. En consecuencia con lo anterior, cuando una empresa no define claramente qué espera en términos de resultados, acciones y por ende las necesidades de capacitación de sus equipos, difícilmente alcanzará sus objetivos y si lo hace, probablemente será menos eficiente, lo que genera grandes desperdicios en términos de tiempo, efectividad y aprovechamiento del talento humano, incluso podría propiciar la generación de incidentes y accidentes de trabajo.

Estableciendo necesidades y prioridades de capacitación

Identificar las necesidades de formación que realmente requiere un colaborador para poder cumplir con las actividades y procedimientos que se le han asignado, alcanzar sus objetivos para el rol y las metas que se le han puesto de la forma más efectiva y con las iniciativas estratégicas y a futuros planes de cambio, es una tarea clave; Importante entonces tener en consideración:

Los requerimientos que desde el punto de vista del marco normativo aplicable hay en cuanto a las necesidades de capacitación y entrenamiento del personal; esto puede incluir certificaciones de aptitud, licencias, entre otros
En el proceso de selección de personal, y en general en los procesos de gestión humana y desempeño es importante tener definidos los perfiles de cargo requeridos (idealmente), en términos de competencias (Duras y blandas), y habilidades, la educación formal y no formal mínima que debe tener y la experiencia que se espera que tenga para desarrollar el rol; el GAP o las brechas que hayan entre los trabajadores y este perfil ideal nos permite identificar necesidades de capacitación frente a los procesos existentes en la organización.

Teniendo en cuenta lo anterior importante y desde una visión estratégica de la organización, es importante considerar los siguientes pasos:

Paso 1: Determinar el resultado deseado. Objetivo(s) corporativo(s) a los que se apunta o con los que se deben alinear.
Paso 2: Establecer las competencias y necesidades que van a impulsar los resultados deseados. Tanto los conocimientos técnicos (duras), como las aptitudes no técnicas (blandas), las habilidades psicomotrices o incluso las necesidades culturales y afectivas requeridas para desarrollar las acciones que nos llevarán a alcanzar los objetivos propuestos.
Paso 3: Identificar qué competencias se pueden entrenar. No todas las competencias (sean blandas o duras), se pueden mejorar al menos fácilmente mediante formación, y que debe garantizarse por ejemplo en procesos de selección.
Paso 4: Valorar las competencias y habilidades existentes del personal. Relacionadas con los resultados que se esperan para poder establecer su estado actual de desarrollo e incluso su experiencia actual frente al estándar requerido.
Paso 5: Determinar las brechas o GAP frente al desempeño requerido. Para poder establecer las acciones de capacitación y entrenamiento necesarias para llevar a los colaboradores al nivel requerido; importante que los colaboradores conozcan los resultados para que identifiquen mejor las competencias a fortalecer.
Paso 6: Priorizar las necesidades de formación. Entendiendo que no siempre se puede alcanzar el perfil óptimo, y que algunas de las competencias y necesidades pueden ser fortalecidas de manera autónoma por los colaboradores o de otras maneras, se deben identificar aquellas necesidades que impacten más en el resultado deseado, que cubran mayor número de necesidades bajo una relación calidad precio adecuada.
Paso 7: Realizar un Análisis Costo-Beneficio (ACB). Revisión de los costos asociados con la implementación del programa de capacitación incluidos recursos como el tiempo, formadores y los materiales, metodologías, impacto en la productividad entre otros para establecer las necesidades definitivas.
Paso 8: Determinar el programa de entrenamiento. Una vez definidas las necesidades, se debe planificar adecuadamente las capacitaciones requeridas, estableciendo claramente justificación (Por qué), objetivos (Para qué), alcance (A quienes), temáticas, tiempo mínimo y periodicidad (cada cuanto), responsabilidades (quien), requerimientos de la capacitación (con qué), metodología (modo), lugar (dónde), entre otros temas que garanticen alcanzar de la forma más efectiva los objetivos planteados
Paso 9: Planificar la evaluación del programa de aprendizaje. Valorando por parte de las partes interesadas, la satisfacción que se está generando (experiencia), el nivel de aprendizaje que se va alcanzando frente a los objetivos propuestos, el nivel de aplicación de estos conocimientos / competencias y finalmente el retorno que ha generado el proceso de capacitación y los resultados alcanzados

Aspectos importantes a tener en cuenta para identificar necesidades en capacitación en SSOMA

Con respecto a la identificación de las necesidades de capacitación en temas de HSE y adicional a lo planteado anteriormente, es importante incorporar dentro del proceso de identificación de necesidades de capacitación:

Una revisión y evaluación periódica (Anual), objetiva del cumplimiento del programa de capacitación anual anterior, con las partes interesadas incluidas inducción y reinducción, su cobertura, su efectividad y las mejoras que se puedan incorporar.
Tener en cuenta las obligaciones del empleador de acuerdo con el marco normativo de cada país en cuanto a garantizar la capacitación de los trabajadores en los aspectos de seguridad y salud en el trabajo (por ejemplo, en Colombia decreto 1072 de 2015, en México la ley federal del trabajo, título 4º capítulo I, articulo 132 y capítulo III bis artículo 153 o en chile para teletrabajo ley N° 16.744).
Tener en cuenta los requerimientos en capacitación de certificaciones y/o normas como las ISO (14001, 45001 entre otras), lineamientos corporativos y otras guías o manuales aplicables según la actividad.
Considerar aspectos como las características de la empresa, la identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos relacionados con su trabajo (frente a riesgos prioritarios), lo necesario frente a la respuesta en las situaciones de emergencia, entre otros.
Se deben tener en cuenta los requisitos de conocimiento y práctica en seguridad y salud en el trabajo necesarios para que los trabajadores, cumplan en todos los aspectos de la ejecución de sus deberes u obligaciones, con el fin de prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Se incluyen las capacitaciones en los procedimientos e instructivos en SST.
Establecer dentro del plan de capacitación anual, lo concerniente a la inducción y reinducción para garantizar que los nuevos trabajadores y los activos se mantengan actualizados en las materias de HSE.

Importante en la implementación del programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo, documentarlo adecuadamente en su cumplimiento, incluyendo los soportes y registros de la realización de las capacitaciones de los trabajadores.

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Los planes de acción SSOMA. son extremadamente necesarios y pueden llevar a desviar nuestra atención de lo realmente importante. En HSETools tenemos una solución que puede ayudarte a simplificar esas gestiones con la máxima confianza, se trata del Software SSOMA de HSETools. Recuerda que la capacitación de los colaboradores es esencial par prevenir accidentes e incidentes dentro de nuestra organización. Esta solución pertenece al Grupo ESG Innova, con el compromiso de simplificar procesos y aumentar su competividad y su sostenibilidad.