Centralizar la documentación de seguridad laboral: cómo ahorrar tiempo y mejorar la seguridad en el trabajo

La gestión de la documentación de seguridad es una tarea que demanda un buen número de horas semanales para los equipos de HSE. Esa carga adicional de trabajo puede desviar la atención de otras cuestiones también importantes, de ahí la necesidad de apoyarse en una solución tecnológica que se centralice y facilite la gestión de documentos y registros. Ocuparse de la documentación de seguridad es necesario, sin embargo, almacenar, organizar y recuperar información requiere de innumerables recursos. Si existe una manera de ahorrar tiempo y liberar espacio para investigar incidentes de seguridad o generar estrategias para mejorar los resultados de la gestión, es evidente que ese es el camino que hay que seguir. La transformación digital ha permitido disponer de herramientas eficaces para centralizar la documentación de seguridad y reducir de forma ostensible el tiempo que consumen los equipos de HSE en gestión de documentos. Se liberan así horas y recursos para trabajar en estrategias para garantizar el cumplimiento y la eficiencia.

¿Por qué la gestión de documentación de seguridad laboral demanda tanto tiempo?

Un programa de seguridad laboral o un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo tienen una alta dependencia de la documentación de seguridad laboral por muchas razones. Esta se requiere para alcanzar la conformidad con exigencias de un estándar como ISO 45001, que establece requisitos para unos sistemas SST eficaces. Además de ello, también hay documentos que es preciso gestionar para cumplir con exigencias regulatorias o porque los procesos del área, o de otras relacionadas como Recursos Humanos o Contabilidad, así lo exigen. El problema es que todavía existen empresas que dependen de la documentación en papel o que consideran que el uso de cuentas de correo electrónico y hojas de cálculo son suficientes para el tratamiento de la documentación de seguridad. Esos sistemas tradicionales son proclives al extravío de documentos, al error humano, el retraso en las actividades o el trabajo con documentos desactualizados. Todo ello, sin olvidar la dificultad para acceder a la información correcta en el momento oportuno y, por supuesto, la degradación de las condiciones de seguridad de los trabajadores que puede suponer.

Cómo puede la centralización de la documentación de seguridad solucionar los problemas

Automatizar y digitalizar la gestión de la documentación de seguridad, utilizando un software HSE especializado en esta y en otras funcionalidades resuelve los desafíos enunciados, pero también permite llevar a otro nivel la gestión de la seguridad de los trabajadores. La centralización, en particular, hace que los profesionales en el área ahorren tiempo, sean más eficientes y dispongan de espacio para desarrollar estrategias productivas. La centralización de la documentación de seguridad laboral ayuda especialmente en las siguientes cuestiones:

1. Acceder a documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar

Los equipos de seguridad laboral necesitan acceso a documentos como contratos, políticas HSE, instrucciones, manuales de trabajo, fichas de trabajadores, informes de auditoría e informes de investigaciones de incidentes y accidentes, entre los más recurrentes. La centralización limita la búsqueda a una única ubicación donde es posible ubicar el documento en poco tiempo, utilizando múltiples criterios de búsqueda y con la seguridad de que se consulta la versión actual.

2. Visibilizar el estado de los documentos en tiempo real

La automatización de la gestión de la documentación de seguridad laboral permite a los equipos de SST ver en tiempo real el estado de la documentación, comprobar que está actualizada y verificar el avance de documentos en proceso, como formularios que deben completar los trabajadores. La visibilidad en tiempo real permite identificar problemas en el mismo momento en que aparecen y tratarlos antes de que generen consecuencias más graves.

3. Buscar documentos con filtros inteligentes

Una plataforma tecnológica permite clasificar los documentos creando etiquetas para cada uno de ellos. Esas etiquetas facilitan realizar búsquedas inteligentes por palabra clave, por área, por autor, por tema, por fecha de creación, por versión, etc. Los equipos de seguridad y salud en el trabajo pueden así obtener un documento en pocos segundos.

4. Crear flujos de trabajo automatizados

Uno de los retos que plantea la gestión de documentos es entender quién debe redactar un documento, quién lo revisa, qué camino sigue la información para ser aprobada, qué número de versión es y cuándo debe ser actualizada. La plataforma puede crear flujos de trabajo automáticos, asignando tareas y notificando a las personas responsables. También tiene la capacidad para detectar atrasos, cuellos de botella u otros problemas y emitir las alertas necesarias a las personas indicadas.

5. Recibir información en diferentes formatos

La documentación de seguridad laboral es amplia, incluye formularios, registros y reportes de incidentes, entre otros. Para todos ellos, la plataforma admite información en imágenes, diagramas, vídeos, texto o voz. Esto mejora la productividad de la gestión, facilita a los trabajadores informar, disminuye el tiempo requerido para presentar un reporte y facilita a los equipos de SST obtener información en tiempo real.

Por qué es importante centralizar la documentación de seguridad laboral

Centralizar la documentación utilizando una plataforma de Gestión HSE diseñada para automatizar y digitalizar la gestión de seguridad y salud en el trabajo, entre otras tareas, supone muchos beneficios para los profesionales encargados, los trabajadores y la organización. Algunos de ellos son los que se enumeran a continuación:

• Ahorro de tiempo, que se puede estimar en un mínimo de 20% del horario laboral de las personas encargadas.
• Mejora de la capacidad de cumplimiento, asegurando que toda la documentación es actual, ha seguido un camino de aprobación sin errores y está disponible para auditores, reguladores o cualquier otra parte interesada.
• Resolución inmediata de problemas, gracias a la visibilidad en tiempo real que obtienen los equipos de SST.
• Aumento de la participación de los trabajadores, que ahora encuentran canales para reportar, informar, sugerir o plantear ideas innovadoras.
• Facilidad para obtener informes inmediatos, confiables, transparentes y relevantes para la toma de decisiones.

La automatización de la gestión de documentos en el área de Seguridad y Salud en el Trabajo, y en el área de HSE en general, está disponible para organizaciones de todos los tamaños y de todas las industrias. De hecho, existen soluciones diseñadas específicamente para cubrir todo lo relacionado con documentos y registros.

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El Software HSETools es una solución asistida por Big Data e Inteligencia Artificial que se adapta sin dificultades a organizaciones de todos los tamaños. La clave está en que se ha creado con una estructura modular, lo que permite a las empresas configurar soluciones a medida de sus características y de sus necesidades en cada momento. Uno de los módulos que incorpora es el de Gestión de Documentos y Registros, capaz de resolver los desafíos que plantea esta área esencial en la gestión HSE. Si te interesa conocer cómo tu organización puede trabajar con una herramienta personalizada, participa en la Demo online gratuita que ofrecemos o contacta con nuestros consultores.