Gestionar los riesgos de seguridad en el lugar de trabajo: qué datos se deben recopilar

La adecuada y eficiente gestión de riesgos de seguridad en el lugar de trabajo requiere información relevante, adecuada y confiable. Información que se obtiene de la recopilación de los datos correctos, en el momento oportuno. De la calidad de los datos dependerá la eficiencia de la gestión de riesgos de seguridad en el lugar de trabajo. Esto se obtiene cuando el Sistema alcanza un nivel de madurez y solidez óptimo y cuando se cuenta con la solución informática adecuada. ¿Cuál es la información que se debe capturar, en qué momento se debe hacer y qué herramientas utilizar para garantizar la adecuada gestión?

Gestión de Riesgos de seguridad en el lugar de trabajo – Elementos comunes en todos los Sistemas

No todas las organizaciones están sujetas a los mismos requisitos de seguridad en el lugar de trabajo. Esto depende de la industria, de lo regulado que esté el sector y de la madurez y solidez que haya alcanzado el Sistema de Gestión. Sin embargo, aún en Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo incipientes, se espera que estén presentes algunos elementos comunes:

Informes de incidentes

Se trata de incorporar al sistema la información relevante, confiable y precisa, relativa a incidentes, accidentes, enfermedades y otros eventos relativos a la Gestión. Hablamos de información que debe ser capturada con inmediatez y a la que se le debe practicar seguimiento para establecer su causa raíz.

Gestión y resultados de auditoría

Uno de los objetivos de la práctica de auditorías es identificar riesgos de seguridad en el lugar de trabajo, formular acciones correctivas, recopilar datos y producir informes útiles. Esto requiere programación, seguimiento, recopilación de información y alcance en todas las dependencias de la organización.

Formación en el área de Seguridad y Salud en el Trabajo

La formación en el área de SST resulta esencial en la construcción de una cultura de seguridad en el trabajo sólida. La formación en Seguridad y Salud en el Trabajo resulta fundamental para facilitar la implementación de políticas y el seguimiento a los resultados de programas diseñados para mejorar la gestión.

Control de documentos

El control de documentos en la gestión de seguridad y salud en el trabajo pretende optimizar los procesos de creación, aprobación y almacenamiento, garantizando el acceso autorizado, la debida confidencialidad y la seguridad en el uso de información actual.

Cumplimiento normativo

Los programas de Seguridad y Salud en el Trabajo y los Sistemas de Gestión deben cumplir con los principios normativos propios del país, de la región y de lo exigido por organismos de alcance internacional. Para ello, es preciso conocer los estándares y regulaciones, y demostrar el cumplimiento.

Datos que se deben recopilar en la Gestión de Riesgos de Seguridad en el lugar de trabajo

Se requiere un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para garantizar y mejorar la seguridad y salud ocupacional de los trabajadores. Y, para ello, es fundamental contar con datos e información actualizados, organizados y accesibles. Y se pueden obtener a partir de las siguientes fuentes:

Auditorías del sistema

Las auditorías internas pretenden medir la eficacia del programa o del sistema, e identificar fallas o problemas que impiden alcanzar los objetivos propuestos. Las auditorías internas evalúan controles, procesos, rendimiento del sistema, operaciones, identifican riesgos, no conformidades con un estándar, pero también reconocen oportunidades de mejora, efectividad del sistema y aciertos y aspectos positivos. Y para ello es imprescindible recopilar información acerca de:

• Incidentes ocurridos en un determinado periodo de tiempo.
• Inspecciones físicas a instalaciones y equipos.
• Evaluaciones sobre efectividad de procesos de capacitación.
• Revisión de documentos.

Cumplimiento normativo

Los estándares de Seguridad y Salud en el Trabajo, entre ellos ISO 45001 que es el más implementado en todo el mundo, ofrecen pautas para la adopción de las mejores prácticas para proteger a los empleados y ofrecerles espacios de trabajo confortables, saludables y seguros. Entre otras fuentes de información, el cumplimiento normativo se alimenta de:

• Registro de lesiones y enfermedades.
• Requisitos para prevención de accidentes.
• Protocolos de seguridad laboral.
• Registro de capacitación para trabajo en espacios de alto riesgo.

Informes de incidentes

La prevención de riesgos de seguridad en el lugar de trabajo requiere información histórica sobre incidentes, casi accidentes y accidentes. En muchos casos, la recopilación de datos no se produce con la debida inmediatez. De ahí, la importancia de contar con soluciones informáticas que provean herramientas para la recolección de informes de incidentes, casi accidentes y accidentes, en tiempo real, lo que incluye la posibilidad de adjuntar imágenes, audios e información en diferentes formatos.

Análisis de causa raíz

La gestión efectiva de riesgos de seguridad en el lugar de trabajo requiere conocer el origen primario de cada uno de los problemas. Solo así se asegura la eliminación del problema o su mitigación, así como la prevención para que no se repita. Es lo que se conoce como análisis de causa raíz. La información que provee una solución informática, ofrece los medios para solucionar problemas graves que representan amenazas para los trabajadores, mediante la recopilación de datos que son analizados. Análisis que conduce a la identificación de tendencias y a la formulación de acciones correctivas efectivas.

Informes y análisis

La relevancia de los datos, y de la calidad de ellos, se evidencia en la capacidad que tienen para producir informes que conducen a procesos de análisis productivos. Esto significa que los datos, por sí solos, no son más que cifras en una pantalla o en un papel. Pero también es importante que exista una herramienta capaz de interpretar, analizar, procesar y producir informes concluyentes, prescindiendo de dispendiosos procesos manuales que, al tardar mucho, presentan conclusiones extemporáneas y, por ello, desactualizadas.

Software HSETools

La recopilación de datos e información relevante para la prevención y gestión de riesgos de seguridad en el lugar de trabajo requiere, para su efectividad, una herramienta informática que permita gestionar documentos, controlarlos, detectar errores, controlar el ciclo de aprobación, publicación y almacenamiento, todo ello observando criterios de confidencialidad y acceso. El Software HSETools cuenta entre sus funcionalidades con un Módulo de Gestión de Documentos y Registros que permite organizar la documentación en niveles de seguridad, asignar permisos de acceso, establecer flujos de trabajo de creación, revisión y aprobación, eliminando la probabilidad de uso de documentos no autorizados u obsoletos. Esta avanzada solución se integra con facilidad a herramientas ofimáticas como Excel, Word o Power Point, entre otras. Resulta más interesante comprobar de primera mano cómo funciona. El próximo martes tiene una oportunidad para hacerlo. Inscríbase en la demo online gratuita ahora.