Notificación de incidentes: cómo redactar un informe o reporte

La notificación de incidentes es un informe que tiene un alto valor para la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si un incidente se documenta y reporta de forma inmediata y adecuada, es más fácil prevenir incidencias más graves y accidentes laborales.

Es importante entender cuándo es preciso elaborar una notificación de incidentes, qué significa este documento y qué pasos seguir para que el informe resulte eficaz y contribuya a identificar riesgos y evitar eventos más graves. Empecemos por definir la notificación de incidentes.

Qué es una notificación de incidentes

La notificación de incidentes es un informe en el que se registran y documentan todos los detalles sobre un evento que provocó lesiones menores o, incluso, ningún impacto, pero, y esto es lo importante, pudo generar un alto impacto negativo representado en lesiones graves o decesos.

La notificación de incidentes recopila y captura con la mayor celeridad posible todos los hechos, circunstancias y condiciones que desencadenaron la ocurrencia del evento potencialmente negativo.

El objetivo de este informe es capturar información, de ser posible en el mismo momento de ocurrencia del incidente, que permita realizar una investigación para detectar brechas de seguridad y la causa raíz del problema.

La notificación de incidentes recoge todos los detalles de la escena del evento, documentación gráfica –fotos, esquemas, dibujos–, relato de los testigos y de los que sufrieron o pudieron sufrir las consecuencias, descripción de los elementos presentes en la escena y los comentarios de otras personas que trabajan en áreas circundantes o directores de área, aunque no estuvieran involucrados en el incidente.

Diferencia entre accidentes e incidentes con ejemplos

Aunque en el lenguaje cotidiano se utilizan a menudo como sinónimos, accidente e incidente son conceptos distintos dentro de la gestión de seguridad y salud en el trabajo. Entender esta diferencia es clave para notificar correctamente cada suceso y redactar un informe preciso.

¿Qué es un incidente?
Un incidente es cualquier suceso relacionado con el trabajo que tuvo el potencial de causar una lesión, un daño a la salud o un perjuicio material, pero que finalmente no lo hizo. Dentro de esta categoría se incluyen los llamados «cuasi accidentes» (near miss), donde solo la casualidad evitó un desenlace negativo.

Ejemplo: Un trabajador resbala en un suelo mojado, pero logra recuperar el equilibrio antes de caer. No hay lesión ni daño material, pero el riesgo existió y debe notificarse.

¿Qué es un accidente?
Un accidente, en cambio, es un suceso no planeado que sí produce una consecuencia negativa: una lesión, un daño a la salud, un perjuicio material o incluso la muerte del trabajador.

Ejemplo: Ese mismo trabajador resbala en el suelo mojado, cae y se fractura una muñeca. En este caso, el suceso derivó en una lesión real y se clasifica como accidente.

¿Por qué es importante diferenciarlos?

• Notificación: ambos deben reportarse, pero los procedimientos, plazos y, en algunos casos, las obligaciones legales pueden variar según se trate de uno u otro.
• Prevención: los incidentes son una fuente de información extremadamente valiosa, ya que permiten corregir riesgos antes de que se materialicen en un accidente.
• Análisis de causas: investigar tanto accidentes como incidentes ayuda a identificar patrones y factores comunes, fortaleciendo el programa de seguridad de forma proactiva y no solo reactiva.

Otros ejemplos comparativos

Notificar tanto accidentes como incidentes —y no solo los primeros— es una de las prácticas más efectivas para construir una cultura de seguridad verdaderamente preventiva.

Por qué realizar una notificación de incidentes para prevenir accidentes

Una razón básica y elemental para generar notificaciones de incidentes es cumplir con los requisitos de algún reglamento o de un estándar de seguridad y salud en el trabajo. Pero estos documentos, además, permiten:

• Evitar que un hecho menor se convierta en un accidente con consecuencias graves, en el que se presenten lesiones graves o decesos e, incluso, se afecten o destruyan activos importantes para la organización.
• Mantener un registro histórico que facilite a los profesionales de Seguridad y Salud en el Trabajo identificar riesgos y brechas de seguridad, puntos críticos, elementos recurrentes en los incidentes y establecer tendencias que los ayuden a anticiparse a la ocurrencia de otros eventos similares o más graves.
• Obtener información útil para la investigación de la causa raíz que, a su vez, llevará a diseñar una acción correctiva que elimine el problema y evite la repetición del incidente, o un evento más grave como un cuasiaccidente o un accidente.

Cómo redactar un informe de incidencias paso a paso

Una de las razones por las que las personas se abstienen de producir una notificación de incidentes es la complejidad que la tarea puede implicar, la obligación de completar interminables formularios y cumplir con protocolos intrincados dispuestos para este tipo de documento.

Parece mucho trabajo para algo que al final no tuvo consecuencias fatales. Los incidentes son el origen de los accidentes graves. Por ello, es importante contar con una guía para la elaboración fácil, pero eficaz, de estos informes:

#	Paso	Qué incluye	Aporte clave
1	Reunir la información básica	Fecha, hora, lugar exacto, nombres y puestos de los afectados, supervisor del área, testigos, máquinas/equipos involucrados y detalles relevantes (temperatura, suelo mojado, etc.)	Establece el contexto objetivo del incidente
2	Hacer una relación cronológica de los hechos	Relato secuencial, ordenado e imparcial de lo sucedido, basado en los testimonios de los testigos	Reconstruye el evento desde una perspectiva completa y neutral
3	Analizar y evaluar el incidente	Opiniones, conclusiones y análisis del profesional encargado; identificación de la causa raíz cuando sea posible	Permite avanzar hacia acciones correctivas fundamentadas
4	Describir las acciones reactivas que se presentaron	Registro de respuestas inmediatas: asistencia médica, correctivos ante derrames, actuación ante caídas de objetos, etc.	Documenta la capacidad de reacción y minimiza consecuencias mayores
5	Adjuntar imágenes, grabaciones u otros registros	Fotografías, vídeos, esquemas o grabaciones de voz del incidente o cuasi accidente	Aporta evidencia visual objetiva, similar al registro de un accidente de tránsito

1. Reunir la información básica

La fecha, la hora, la definición precisa del lugar en el que ocurrió el incidente, los nombres y puestos de trabajo de los afectados, el nombre del supervisor de esa área, la identificación de las personas que sirven como testigos, la relación de las máquinas o equipos involucrados y algunos detalles que tengan alta relevancia para la ocurrencia del evento, como exceso de temperatura o suelo mojado, constituyen la información básica con la que inicia el informe.

2. Hacer una relación cronológica de los hechos

El siguiente paso es hacer una relación, secuencial, ordenada y cronológica de los hechos. Este relato lo hace de forma independiente e imparcial el autor del reporte, y se basa en los relatos de los testigos, aunque mantiene la perspectiva que se obtiene al escuchar los mismos hechos, vistos desde diferentes ángulos.

3. Analizar y evaluar el incidente

El profesional encargado de realizar la notificación de incidentes tiene en este espacio una oportunidad para incluir sus opiniones, sus conclusiones y la evaluación y análisis que obtuvo de los hechos relatados. Algunas de estas notificaciones son tan claras y tan específicas que permiten concluir en el mismo documento cuál es la causa raíz del problema e, incluso, formular acciones para eliminar el riesgo.

4. Describir las acciones reactivas que se presentaron

Antes de concluir el informe, es preciso describir todas y cada una de las acciones reactivas que se produjeron. En algunos casos, cuando se presentan lesiones menores, es preciso acudir a servicios médicos de emergencia o propiciar su asistencia al sitio del incidente. Otros incidentes requieren que se aplique un correctivo inmediato. Es el caso de derrames de líquidos o aceites sobre una superficie. Cuando se trata de caídas de objetos, es necesario también actuar de inmediato para impedir consecuencias inmediatas más graves. Todo esto debe formar parte de la notificación.

5. Adjuntar imágenes, grabaciones u otro tipo de registros

De la misma forma que se registra en imágenes, vídeos, esquemas, grabaciones de voz, un accidente de tránsito o una escena de crimen, el incidente o el cuasi accidente también debe registrarse haciendo uso de esas herramientas.

Es importante que la organización cuente con las herramientas tecnológicas apropiadas para registrar, documentar y producir notificaciones de incidentes, en cualquier lugar y en todo momento.

Qué debe incluir un reporte de incidencias laboral

Más allá de los pasos para redactarlo, todo reporte de incidencias debe contener una serie de elementos mínimos que garanticen su validez, utilidad y capacidad de prevenir futuros sucesos. Estos son los componentes que no pueden faltar:

Datos identificativos del incidente

Fecha, hora exacta y ubicación precisa donde ocurrió el suceso, así como un código o número de referencia que permita identificar el reporte de forma única dentro del sistema de gestión de la organización.

Información de las personas involucradas

Nombre, puesto de trabajo y área a la que pertenecen los afectados, el supervisor responsable de la zona y los datos de contacto de los testigos presenciales.

Descripción objetiva de los hechos

Un relato cronológico, claro e imparcial de lo sucedido, redactado en base a los hechos observados y los testimonios recogidos, evitando juicios de valor o interpretaciones personales en esta sección.

Elementos y condiciones implicadas

Identificación de las máquinas, herramientas, sustancias o equipos involucrados, así como las condiciones ambientales o del entorno que pudieron influir (suelo mojado, iluminación deficiente, exceso de temperatura, etc.).

Clasificación del tipo de suceso

Especificación de si se trata de un accidente, un incidente o un cuasiaccidente (near miss), lo que determinará el tratamiento posterior y las obligaciones de notificación correspondientes.

Análisis y causa raíz

Evaluación técnica del incidente, incluyendo, cuando sea posible, la identificación de la causa raíz que originó el suceso, como base para definir acciones correctivas efectivas.

Acciones inmediatas adoptadas

Registro de todas las medidas reactivas tomadas en el momento: asistencia médica, contención de derrames, aislamiento del área, retirada de equipos defectuosos, etc.

Evidencia documental y gráfica

Fotografías, vídeos, esquemas o grabaciones que respalden de forma objetiva lo ocurrido, facilitando su revisión posterior por parte de auditores o responsables de seguridad.

Acciones correctivas recomendadas

Propuestas concretas para evitar que el suceso se repita, incluyendo responsables asignados y plazos de implementación, cuando el análisis del incidente lo permita.

Firma y validación del informe

Identificación de la persona que elabora el reporte y, cuando corresponda, validación por parte del supervisor o responsable de seguridad del área afectada.

HSETools para la notificación de incidentes

La plataforma tecnológica HSETools es una solución avanzada, basada en la nube, de tipo modular, que satisface todas las necesidades de gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo de las organizaciones que quieren liderar sus mercados.

Una de las funcionalidades más interesantes de esta herramienta es la versatilidad para recopilar información en diferentes formatos, como vídeo, audio o esquemas, útiles para el registro y documentación inmediata de incidentes. Pero también lo es la posibilidad de generar formularios efectivos para los reportes, la integración con otros aplicativos de Business Intelligence y el acceso desde cualquier dispositivo móvil en cualquier momento.

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