Ventajas de la digitalización de las matrices de riesgos

Matrices de riesgos

El digitalizar las matrices de riesgos trae muchos beneficios hacia las organizaciones, la información de la empresa son activos importantes (registros, nóminas, facturas, información confidencial, contratos, entre otros), ya que si una empresa pierde datos, tardaría 3 semanas en desaparecer; es por eso que las empresas optan por digitalizar su información valiosa, como las matrices de riesgos, para que puedan conservar esta información en un sistema totalmente seguro y organizado que logre brindar las garantías totales en seguridad.

Ventajas de digitalizar matrices de riesgos

Al digitalizar estas matrices, se eliminan los riesgos potenciales de accesos indebidos, problemas informáticos, pérdida de documentos, etc. A continuación, se detallarán cuatro ventajas importantes para la digitalización de matrices de riesgos.

Primero, la ventaja de no perder información en caso de desastre, si es que las matrices de riesgos se almacenan en papel, corren el riesgo de desaparecer si se producen desastres, por ejemplo, fuga de agua, incendios, etc. Por tal motivo, cuando se digitalizan las matrices se debe establecer copias de seguridad y que se almacenen en una nube; esto asegura que la información de nuestras matrices esté a salvo a pesar que haya ocurrido algún desastre.

Segundo, la ventaja del acceso debido a información confidencial, esta ventaja asegura que solamente las personas autorizadas puedan visualizar información sensible y confidencial sobre las matrices de riesgos, cuando se digitalizan las matrices, se puede gestionar y controlar quiénes tienen permisos para leer, guardar, descargar, editar, exportar o eliminar datos. Esta estructura de permisos sería más difícil poder controlarlos si es que se encuentran en papel, ya que si se digitaliza se realiza a través de una estructura.

Tercero, la ventaja de la validez legal e integridad de las matrices, la forma correcta de asegurar que las matrices digitales no han sido modificados por otros usuarios que no deberían es con la digitalización certificada, se incorporará a las matrices de riesgos firmas electrónicas en el mismo documento para garantizar que se encuentra completo y no se ha realizado ninguna modificación desde su recepción. Existen muchas empresas de transformación digital que cuentan con este implemento y disponga de la digitalización certificada, esto finalmente permitirá eliminar las matrices originales creados en papel y cumplir con entidades donde requieren la conservación de estas matrices por un determinado periodo de tiempo.

Finalmente, la ventaja de no perder documentos, es muy riesgoso tener una matriz de riesgo en papel circulando por la empresa, ya que, puede extraviarse o archivarse en un lugar equivocado o que sea difícil de encontrar en situaciones importantes. De igual manera podría ocurrir cuando el archivo se guarde en un dispositivo, puede eliminarse por error o guardarse en otra carpeta por error. Pero, las empresas de trasformación digital mencionados anteriormente, cuentan con una tecnología donde el usuario logra poder encontrar las matrices de riesgos mucho más rápido y automático, nos brindan unos filtros y buscadores avanzados que permiten introducir datos específicos mediante el teclado del dispositivo.

En conclusión, digitalizar las matrices de riesgos tiene muchas ventajas para las organizaciones o empresas que quieran mantener segura esta información, evitan pérdidas de estas matrices o de tiempo al querer hallarlos en una situación de seguimiento o auditorías. Para que las empresas puedan tener un mejor control y diversificación de permisos, lo más recomendable es que opten por asociarse con empresas de transformación digital que puedan brindarles toda la seguridad posible ante cualquier situación de riesgos con sus matrices.

Software Matriz IPER

La confección de la matriz IPER para tantos peligros y riesgos como sea necesario es uno de los factores clave del éxito de un SGSST y como tal, ejerce de piedra angular del Sistema.

Su cálculo puede ser complejo y su utilidad quedar incompleta si no se cuenta con una trazabilidad completa de la información y los indicadores que alimentan la matriz. De este modo, contar con software de gestión HSE  capaz de desarrollar fácilmente matrices IPER es una gran parte del éxito del SGSST.

Regístrate en la demo del Sistema de Gestión HSETools en este enlace.