Transformación digital de la Gestión SSOMA. Beneficios para la organización

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Gestión SSOMA

La gestión SSOMA implica un gran esfuerzo para las organizaciones, somos conscientes, de ahí que nos esforcemos en mejorar sus resultados mediante la Transformación Digital de la gestión de lo relativo a Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA). Cuidar de la seguridad y salud en el trabajo al mismo tiempo que se vigila y minimiza el impacto en el medio ambiente no solo es necesario por responsabilidad social, también es un imperativo legal en todos los países. Su incumplimiento está asociado a sanciones administrativas, económicas e incluso penales. Minimizar este riesgo de incumplimiento implica tratar de evitar el error humano, que siempre es el eslabón más débil de la cadena. Para conseguirlo, se hace necesaria la transformación digital del sistema de gestión SSOMA. El responsable SSOMA tiene un arduo trabajo y la coordinación con los distintos colaboradores del equipo y responsables será clave para que pueda llegar a cumplir con los objetivos.

Problemas habituales de la gestión SSOMA

Cuanto mayor es la organización mayor es también la carga de trabajo que implica la gestión de cualquier sistema, y la gestión SSOMA no es una excepción. De ahí se derivan los problemas más habituales que puede encontrar un gerente SSOMA en el desempeño de su trabajo:

Gran volumen de trabajo administrativo y burocrático que ralentiza los procesos y hace más difícil llegar a realizar una gestión adecuada que permita cumplir los objetivos.
Descoordinación entre los distintos responsables, habitualmente por una comunicación deficiente y falta de competencias e instrumentos tecnológicos.
Difícil acceso a la documentación, que suele encontrarse descentralizada y digitalizada solo en parte. Esto además aumenta el trabajo administrativo ya que se emplearán más recursos para el simple hecho de encontrar la última versión de un documento que se necesite cumplimentar.
Exceso de tiempo en la recopilación de información, sobre todo en lo referente a hallazgos, incidentes y accidentes.
Dificultad y exceso de tiempo para la toma de evidencias, sobre todo en terreno. Cuando se trabaja además con múltiples localizaciones y algunas de ellas de difícil acceso (minas, explotaciones petrolíferas, explotaciones madereras …) se cuenta con la dificultad añadida de hacer llegar la documentación y evidencias con conexiones deficientes o inexistentes.
Dificultad a la hora de tomar decisiones ya que la información está dispersa, desactualizada, desestructurada y no aporta valor para quien debe tomar una decisión rápida.
Pérdida de oportunidades de mejora, ocasionadas por los excesos de tiempo y recursos empleados en la gestión del Sistema de Gestión SSOMA.
Dificultades en la gestión y control de los contratistas y terceras partes implicadas en la actividad, habitualmente causada por una falta de coordinación e implicación con el contratista.

Estos son solamente algunos de ellos. Por suerte, la tecnología permite solventar en su mayor parte todos estos problemas. La respuesta está en la Transformación Digital del Sistema de Gestión SSOMA.

Transformación Digital SSOMA

La transformación digital es el proceso por el que pasan las organizaciones que desean una gestión más eficiente a fin de reducir costos y repercutir esos ahorros en la mejora del valor que la organización aporta a sus partes interesadas. Un proceso de transformación digital no es algo aislado. No consiste únicamente en adquirir tecnología o digitalizar ciertos documentos de la organización. Tampoco consiste en utilizar servicios en la nube para hacer accesible la información. Cuando hablamos de transformación digital hablamos de la reforma integral de los procesos de la organización, que se deberán integrar con ciertas tecnologías y entre si para llegar a ser más eficientes. Si hablamos de Transformación Digital SSOMA nos referimos a una digitalización integral que permita la eliminación del papel y la automatización de todos aquellos procesos que sean repetitivos e impliquen una gestión que no aporta valor.

Beneficios de la Transformación Digital SSOMA

Gracias a la digitalización del Sistema de Gestión SSOMA, una organización conseguirá, entre otros beneficios:

Inventariar requisitos legales y hacer constar la evaluación del cumplimiento legal y normativo.
Reducir el tiempo y recursos empleados para las inspecciones, auditorías o evaluaciones en el terreno, gracias al uso de tecnologías móviles integradas. Con estas nuevas tecnologías el responsable podrá cumplimentar el formato del hallazgo directamente desde el dispositivo móvil, adjuntar las evidencias que necesite en formato digital, firmar, enviar y notificar de forma inmediata, incluso sin conexión a internet.
Facilita el aprovechamiento de oportunidades de mejora. Con la digitalización todo cuenta con trazabilidad y posibilidad de notificaciones. No existen pérdidas de documentación, retrasos en la entrega o despistes en las notificaciones y revisiones.
Facilita la toma de decisión gracias a la centralización de la información y su disponibilidad en tiempo real.
Reduce los accidentes e incidentes y esto tiene un doble impacto. Por un lado, disminuye los costos asociados a incidentes, accidentes e incapacidades. Por otro lado, mejorará el valor que la organización aporta a todos sus grupos de interés.
Optimiza la gestión de los contratistas, permitiendo implicarse en el sistema de gestión y con ello reducir costos administrativos, mejorar la eficiencia y minimizar el riesgo de incumplimiento por parte del proveedor o contratista.

Software HSE

Para que los procesos sean más eficaces las organizaciones y las empresas optan por la automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo mediante herramientas como el Software HSE. Este software se encarga de dar respuesta a todos los requisitos normativos para su cumplimiento. Con el objetivo de llevar a cabo de forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las distintas empresas y organizaciones, independientemente de su sector y tamaño, hacen uso de esta herramienta que facilita su gestión.