Informes de cuasi accidentes: prácticas recomendadas para mejorar su efectividad

Los informes de cuasi accidentes son tan valiosos como los reportes de accidentes, si pensamos en lo relevante de la información que en ellos se recopila, con el propósito de evitar lesiones o consecuencias mucho más desafortunadas.

Los informes de cuasi accidentes son documentos esenciales en la tarea de identificación y gestión de riesgos. Estas son razones suficientes para pensar en alcanzar el nivel máximo de efectividad y eficacia en estos informes.

Por supuesto, el objetivo siempre será llegar a un número cero de accidentes y de cuasi accidentes. Pero, si estos últimos son inevitables, es importante pensar en aprovechar la oportunidad que ofrecen en cuanto a información relevante para la prevención y tratamiento de amenazas.

Por eso hoy dedicamos este espacio a hablar de lo que son los cuasi accidentes, su frecuencia y la forma de mejorar la efectividad de este tipo de reportes.

¿Qué es un cuasi accidente?

Un cuasi accidente es un evento o un incidente que tuvo la posibilidad de generar una lesión o una pérdida fatal, pero no lo hizo. Algunos profesionales en el área de seguridad y salud en el trabajo consideran que la simple identificación de circunstancias o elementos potenciadores de un accidente, ya constituye un cuasi accidente y, por ello, se debe documentar e informar sobre ello.

Algún tipo de herramienta u objeto de gran peso que cae desde una altura considerable sin que, por fortuna, afecte a ninguna persona, es un ejemplo clásico de cuasi accidente.

Un tropiezo de un trabajador, que ocasiona su caída, sin que esta ocasione ninguna lesión grave, también lo es. La acumulación de objetos pesados en un estante o en una repisa que no cuentan con la fortaleza de estructura suficiente para soportarlos, y esto es notado e informado por alguien, también se considera un cuasi accidente.

¿Qué tan frecuentes son los cuasi accidentes?

Al igual que los accidentes, el número de cuasi accidentes es un indicador muy eficaz en la medición de la efectividad de un programa de salud ocupacional o un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Las estadísticas sobre frecuencia, desafortunadamente, no son confiables precisamente por la ausencia de informes de cuasi accidentes. ¿Para qué informar si ya se solucionó el problema y este, además, no tuvo consecuencias?

No todas las organizaciones rastrean sus cuasi accidentes, y no todos los empleados informan sobre ellos. Negligencia, pereza o temor a las represalias son algunas de las razones recurrentes para que esto ocurra.

Sin embargo, podríamos afirmar que en una organización que no tome ninguna acción para proteger a sus trabajadores, los cuasi accidentes se presentan a diario.

¿Cómo promover el uso de informes de cuasi accidentes?

El propósito no es tener más cuasi accidentes, para obtener más informes. El objetivo siempre será tener la información directa y completa sobre todos los que se presenten, con el fin de que, naturalmente, y gracias a una adecuada gestión, estos eventos desaparezcan o disminuya su ocurrencia.

En tanto esto sucede, es importante promover una cultura de presentación de informes de cuasi accidentes. Algunas estrategias efectivas son:

1. Eliminar el miedo a las represalias

El temor a ser juzgados, aislados y castigados por los compañeros e, incluso, por supervisores y gerentes, es una causa recurrente de no presentación de informes de cuasi accidentes.

¿Cómo eliminar este temor? Una forma de hacerlo es estableciendo que esta es una política de alto nivel, que proviene desde la misma Alta Dirección de la organización. Por supuesto, mostrar las consecuencias que tiene ocultar esta información, que van desde lesiones y enfermedades producidas por el trabajo hasta muertes, es otra forma de concientizar al trabajador.

En algunas organizaciones se promueve el informe anónimo, con buenos resultados.

2. Agilizar la presentación de informes

Salvado el primer obstáculo, muchos trabajadores enfrentan el segundo: la resistencia a consumir tiempo valioso en presentar un informe. Y es que, dependiendo de los formalismos que la tarea implique, esto puede convertirse en un dolor de cabeza peor que las consecuencias que llegase a tener el accidente en ciernes.

La solución es muy fácil: implementar un sistema informático ágil, basado en la nube, accesible para todos los trabajadores, de tal forma que, desde el lugar de los hechos, puedan aportar fotos, documentos, grabaciones de voz e información en diversos formatos, para documentar el incidente de forma completa, clara, fidedigna y consumiendo entre 15 y 30 segundos de su tiempo.

3. Explicar la importancia de los informes de cuasi accidentes

Sorprende el número de trabajadores que no entiende la importancia de la información que se recopila con estos informes. La relevancia debe ser socializada y comunicada a todos los trabajadores. Y para ello, nuevamente, un software que permita identificar con la debida inmediatez, las necesidades de capacitación en todos los niveles y en todas las áreas, permite superar este obstáculo.

¿Cómo presentar mejores informes de cuasi accidentes?

Los empleados necesitan saber, entender y, sobre todo, comprobar que la presentación de un informe de cuasi accidente es fácil y no les quitará demasiado tiempo.

Pero esto no significa que el informe se haga por salir del paso o por cumplir el requisito. La gestión puede ser ágil, sin que por ello deje de ser efectiva. Y para ello, es importante considerar estas buenas prácticas:

• Restringir el número de campos a completar en el formulario que solicita el software o la aplicación.
• Limitar el tiempo necesario para completar los informes de cuasi accidentes, a un máximo de 30 segundos.
• El software debe permitir incorporar imágenes, vídeos, archivos de voz e información en todos los medios digitales disponibles.
• La solución informática debe contemplar la posibilidad del informe anónimo.
• Los empleados deben tener la posibilidad de informar desde cualquier punto y en cualquier momento.
• Es importante que el empleado entienda lo que es un cuasi accidente, y lo que no lo es.
• Los informes proporcionan información valiosa, pero esta debe ser analizada, evaluada y debe servir como base para la toma de acciones correctivas inmediatas.

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