Sistema integrado de gestión de contratistas: 5 razones por las que las empresas lo necesitan

Un sistema integrado de gestión de contratistas es un elemento esencial dentro del conjunto de soluciones tecnológicas para la gestión de contratistas con el que debe contar una organización moderna. El motivo es que las empresas tienen una dependencia cada vez mayor de contratistas o proveedores de servicios externos. Es un fenómeno que no discrimina sectores, industrias o nacionalidades. No obstante, la implementación de un sistema integrado de gestión de contratistas no llega a todas las organizaciones que aprovechan la fuerza laboral externa. Muchas aún emplean hojas de cálculo para elaborar un registro de terceros, algo que resulta insuficiente. Un sistema integrado de gestión de contratistas permite dinamizar y establecer con ellos una relación comercial fluida, amigable, productiva y, sobre todo, transparente.

Por qué es importante tener un sistema integrado de gestión de contratistas

Tener un registro de contratistas en una hoja de cálculo que incorpore datos básicos como nombre, especialidad, teléfono y tarifa, es mejor que nada. Pero cabría preguntarse si es información suficiente y relevante para tomar decisiones, para garantizar la seguridad laboral, cumplir con la legalidad y alcanzar la máxima transparencia en la relación comercial. Es evidente que la respuesta es negativa. Pero se puede ir un poco más allá y plantearse si un registro básico de contratistas permitirá obtener indicadores de desempeño y abrir canales de comunicación eficaces, así como identificar riesgos laborales o crear estrategias para mejorar las condiciones laborales de los contratistas. Los supuestos planteados en esta pregunta serían argumentos suficientes para plantearse contratar un sistema integrado de gestión de contratistas. Pero existen otras razones contundentes para apoyarse en un software adecuado:

1. Garantizar el cumplimiento

La relación con contratistas involucra muchas de las obligaciones de cumplimiento que se consideran con los empleados de la organización, además de otras específicas, propias de terceros. Cuando se trata de empleados, las organizaciones utilizan un software para sistemas de gestión SST, aplicaciones para gestión de recursos humanos o desarrollos especializados en gestión de talentos, entre otras herramientas que han demostrado efectividad. Estos recursos, no obstante, no solucionan las necesidades de gestión que implica la relación con los contratistas. Las obligaciones de cumplimiento van desde la seguridad hasta el cumplimiento económico del contrato, pasando por temas como capacitación, certificaciones, licencias, cumplimiento regulatorio y otros sobre los que es preciso asumir un enfoque proactivo para evitar problemas, multas, sanciones y, sobre todo, litigios legales con los contratistas.

2. Mejora la productividad y la eficiencia

El sistema integrado de gestión de contratistas mejora la productividad de los encargados de la gestión, pero también de los mismos contratistas. La automatización de las tareas hace que el área encargada pueda entregar información inmediata y confiable sobre cualquier aspecto del contrato: pagos, indicadores de rendimiento, cumplimiento de obligaciones, tasa de ejecución, etc. Además de ello, la seguridad y el bienestar que garantiza el sistema integrado de gestión de contratistas se convierten en un aliciente para mejorar la productividad de terceros. Estos, por otra parte, también se esforzarán por ser más eficientes porque saben que están bajo supervisión, control, medición y calificación constante de su trabajo.

3. Gestión de riesgos

Los contratistas están expuestos a riesgos diferentes a los que amenazan a los empleados de la organización. La relación con ellos, por otra parte, implica amenazas específicas. Son dos frentes de la gestión de riesgos que requieren monitoreo, identificación, evaluación y tratamiento. Los procesos previos a la contratación, entre los que se encuentra la precalificación, la evaluación de competencias o la verificación de experiencia y conocimiento, forman parte de procesos de gestión de riesgos. El sistema integrado de gestión de contratistas puede aplicar procesos de debida diligencia para establecer, por ejemplo, antecedentes históricos del contratista con la organización o con otras empresas, para determinar si es un colaborador confiable o su contratación aumenta el nivel de riesgo para la organización.

4. Relaciones estables y productivas con los contratistas

Los contratistas son aliados estratégicos para la organización. Lo son porque esta obtiene transferencia de conocimiento, de tecnología, menores costes de producción o, en el caso de trabajadores externos en otras latitudes, la oportunidad de perfeccionar negocios en mercados difíciles u hostiles. Por eso es tan importante mantener una relación amigable y colaborativa con ellos. Al igual que sucede con los empleados cuando logra generar una percepción como buen empleador, la organización necesita crear una imagen como buen contratante. Los beneficios, la seguridad y la transparencia que aporta el sistema integrado de gestión de contratistas establecen relaciones sólidas, basadas en la confianza y en unas expectativas claras para todos.

5. Información para tomar las mejores decisiones

Uno de los problemas de reducir la gestión de contratistas a un registro básico en una hoja de cálculo es que no se obtiene la información necesaria para tomar decisiones de relevancia relacionadas con terceros. Un sistema integrado, en cambio, puede proporcionar una lista inmediata de contratistas con calificaciones, experiencia, costes y disponibilidad, entre otros criterios importantes de selección. Contar con el apoyo de un sistema digital de gestión de contratistas facilita la elección de los más adecuados para cada proyecto en concreto. Basándose en criterios preestablecidos y en herramientas de Inteligencia Artificial, puede incluso marcar tendencias o indicar puntos de mejora en las relaciones con terceros.

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El Software HSETools es una solución tecnológica modular, basada en la nube y asistida por Inteligencia Artificial, diseñada para abordar todas las necesidades, contingencias y retos que plantea la gestión HSE de organizaciones de todo tipo. Esta herramienta incluye, entre otros, un módulo específico para la gestión de contratistas. Permite reunir y gestionar de una manera centralizada toda la información relacionada con ellos, evaluar y controlar los riesgos asociados a su labor, medir su desempeño y agilizar la comunicación con ellos. Puedes conocer de primera mano cómo funciona el software y sus diferentes aplicaciones en una demo online. Es gratuita y para participar en ella solo necesitas confirmar tu asistencia aquí.