Software de gestión de incidentes de seguridad en el trabajo: 6 características imprescindibles

El software de gestión de incidentes de seguridad es una herramienta tecnológica diseñada para digitalizar, monitorear y documentar los procesos de reporte, investigación, análisis, evaluación, conclusión y registro de los eventos que ocurren en el lugar de trabajo o asociados a la actividad laboral y que tienen la capacidad potencial para herir o lesionar a las personas. Los incidentes de seguridad en el trabajo, aunque no son deseables, tienen un alto valor en la gestión de seguridad en el trabajo porque aportan información muy valiosa que evita futuros accidentes. Sin embargo, la ausencia de un software adecuado suele generar abstención de informar en organizaciones que no han iniciado procesos de transformación digital. Implementar un software de gestión de incidentes y accidentes aporta muchos beneficios. A continuación profundizamos en las características esenciales que debe buscar la organización a la hora de seleccionar un software para automatizar la seguridad en el trabajo.

Qué es un software de gestión de incidentes de seguridad en el trabajo

La gestión de incidentes originados o relacionados con la actividad laboral es un proceso complejo que se desarrolla en varias etapas: reporte, investigación, documentación y registro, diseño de acciones correctivas, verificación de la eficacia, nuevas acciones correctivas e informes finales. En la ejecución de cada etapa se realizan tareas y actividades que comprometen a diferentes personas y diferentes áreas. Se asignan responsabilidades y labores y, así, la gestión se torna compleja. Dependiendo del tamaño de la organización y de la gravedad del problema, puede llegar a ser inmanejable. El software de gestión de incidentes de seguridad en el trabajo evita que esto suceda. Las tareas que son susceptibles de ser automatizadas lo son y las que deben ser atendidas por personas se asignan de acuerdo con flujos de trabajo gestionados en la plataforma.

Cómo funciona un software de gestión de incidentes de seguridad

Las personas a quienes asigna una actividad son notificadas, junto con las que pueden tener algún interés en esa actividad. El sistema emite alertas por retrasos o por incumplimientos y presenta una visión en tiempo real sobre el avance de la gestión para cada incidente o para todos en conjunto. La tarea del software de gestión de incidentes de seguridad en el trabajo se inicia desde el mismo momento en que sucede el evento. Permite al trabajador afectado, testigos o a personas que decidan tomar la iniciativa informar en tiempo real adjuntando información en formatos diversos, como texto, audio, vídeo o imágenes. El uso de una plataforma con estas funcionalidades asegura reportes e investigaciones de incidentes ágiles, confiables y productivas, con el consecuente impacto positivo que esto tiene para la seguridad de las personas. Otros beneficios asociados al uso de un software de gestión de incidentes de seguridad son:

• Cumplimiento normativo y regulatorio.
• Procesos de investigación y gestión efectivos y rápidos.
• Acumulación de información valiosa en un repositorio central seguro.
• Canales de comunicación inmediatos y eficaces con los trabajadores.
• Confianza de los empleados en la organización y en su gestión preventiva de seguridad en el trabajo.

Qué buscar en un software de gestión de incidentes de seguridad

Los beneficios y las expectativas que tienen las organizaciones generan una variedad de ofertas de soluciones para la gestión de incidentes. Algunas son muy buenas, otras no tanto. Las buenas, sin embargo, por alguna razón pueden no ser adecuadas para un determinado grupo de empresas. En términos generales, es importante verificar la presencia de estas seis características en un software de gestión de incidentes en el trabajo:

1. Facilidad para acceder y reportar

La notificación de incidentes laborales es el detonador del proceso. Es fundamental, pero es también el punto en el que los trabajadores encuentran más razones para abstenerse de informar. La facilidad para acceder desde cualquier dispositivo móvil, un formulario amable y fácil de completar o la disposición para transmitir información en diversos formatos conforman en su conjunto esta primera característica esencial de un software de gestión de incidentes de seguridad.

2. Accesibilidad y movilidad

Los incidentes de seguridad pueden ocurrir en cualquier lugar y momento. Es importante que el software se pueda utilizar desde cualquier tipo de dispositivo móvil. Algunas soluciones permiten acceder e informar incluso sin conexión a internet. Tan pronto como el dispositivo se conecta a una red se completa la tarea de transmisión de información.

3. Información centralizada

La información relacionada con y resultante de la investigación de incidentes es un activo de alto valor para la gestión y para la organización. El software de gestión de incidentes de seguridad necesita disponer de una ubicación centralizada para almacenar esa información, accesible para las personas indicadas y de acuerdo con perfiles de seguridad asignados con base en criterios estrictos.

4. Alertas y notificaciones automáticas

Las alertas y notificaciones automáticas permiten a las personas indicadas reaccionar a tiempo para reportar un incidente, iniciar la investigación, recopilar evidencia o realizar una o varias de las muchas tareas que el proceso demanda. Las alertas son esenciales para el desarrollo de los flujos de trabajo que el sistema crea.

5. Trazabilidad, análisis, comparabilidad de indicadores

Tres elementos conforman esta característica esencial en un software de gestión de incidentes de seguridad en el trabajo. Y lo hacen porque son funcionalidades que trabajan de forma concatenada para entregar un resultado relevante. La trazabilidad, que permite establecer con evidencia la cadena de eventos que conducen a un incidente, crea un conjunto de información que puede ser analizada y evaluada. El análisis permite obtener indicadores que, a su vez, pueden ser comparados con los presentados en otros periodos. Se establecen así tendencias, se identifican puntos de origen de problemas comunes y se pueden crear escenarios predictivos útiles para la gestión de riesgos.

6. Informes relevantes

Generar el informe que recibirá la Alta Dirección y que llegará a las personas pertinentes, directores de área y, por supuesto, el informante, es la última de las características que se consideran imprescindibles en un software de gestión de incidentes de seguridad en el trabajo.

Software HSETools

Además de las características imprescindibles mencionadas, el Software HSETools incorpora funcionalidades fundamentales para la digitalización y optimización de la gestión HSE:

• Vigilancia de la salud.
• Gestión de riesgos.
• Gestión de incidentes y accidentes.
• Permisos de trabajo.
• Gestión de documentos y registros.
• Planes de acción y programas HSE.
• Inspecciones y checklist.
• Requisitos legales.
• Gestión de empleados.
• Gestión de contratistas.

Gestión de Incidentes y Accidentes es una de las funcionalidades de una solución que se adapta a todo tipo de organizaciones. El motivo es que el software se ha diseñado bajo una arquitectura modular que permite contratar solo los módulos que cada organización necesite para su gestión. Puedes solicitar más información a nuestros asesores o ver el funcionamiento integral de toda la solución en una demo online y gratuita. Apúntate a la próxima aquí.