Seleccionar un software de gestión de contratistas: guía para acertar con la decisión

Seleccionar un software de gestión de contratistas, implementarlo y utilizarlo permite a las organizaciones supervisar su trabajo, llevar la relación con ellos a un nivel muy alto y aprovechar al máximo el conocimiento y la experiencia que ofrecen. En pocas palabras, facilita desarrollar una gestión eficaz y ventajosa para ambas partes. El creciente número de actividades y procesos que se subcontratan y la exigencia regulatoria para crear espacios de trabajo seguros para empleados, contratistas o incluso visitantes lleva a las organizaciones a automatizar la gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El punto de partida es seleccionar un software de gestión de contratistas. Es importante, antes de seleccionar un software de este tipo, pensar en todas las etapas de la relación laboral que se abordarán con la nueva plataforma: selección del contratista, contratación, supervisión, control de herramientas y equipos propios o del contratista, gestión de documentos, protección industrial y de salud, etc. Son muchas las consideraciones e igual de nutrido es el número de proveedores y de productos en el mercado. De ahí la motivación para elaborar esta guía, que no es otra que ayudar a seleccionar un software de gestión de contratistas eficiente. Además de convertirse en una lista de verificación, muestra las características y beneficios que pueden ofrecer las plataformas tecnológicas.

Pasos para seleccionar un software de gestión de contratistas

Como en otras actividades empresariales, seleccionar un software de gestión de contratistas requiere asumir un enfoque metodológico y sistemático. No se decide contratar o adquirir un producto de esta naturaleza porque sí, se hace porque es preciso resolver algunos problemas y mejorar el desarrollo de unos procesos. Para ello hay que dar algunos pasos:

1. Establecer las necesidades de la organización

Una organización que se apoya en terceros debe determinar las necesidades concretas que pretende cubrir para elegir a los contratistas adecuados. También conviene evaluar los puntos críticos de su relación con ellos. Es posible que no cuente con procedimientos claros y transparentes para tratar con los contratistas y que ese sea motivo de problemas que afectan la reputación de la empresa. La lista de problemas para solucionar puede ser corta o muy larga. Lo importante es que ese inventario exista y sea evaluado antes de seleccionar un software de gestión de contratistas.

2. Definir los objetivos

Resolver los problemas planteados en el primer paso puede ser un objetivo. Pero no es lo único que se espera de una plataforma para la gestión de contratistas. Este tipo de soluciones se diseñan para que la organización pueda alcanzar algunas metas:

• Mejorar la seguridad de los contratistas y equipararla con los esfuerzos que se hacen con respecto a los empleados.
• Asegurar el cumplimiento normativo y regulatorio en la relación con los contratistas.
• Obtener una base de datos funcional que permita establecer comparativas con base en criterios como precio, calidad, rendimiento y disponibilidad.
• Perfeccionar los procesos de cierre del contrato.

3. Establecer las características y funcionalidades deseables

El siguiente paso en el proceso para seleccionar un software de gestión de contratistas es definir todo aquello que será exigible a la solución. Lo más básico es un panel central de control que permita obtener una visión general, en tiempo real, del estado de la gestión. Pero además, el software debe integrar funcionalidades imprescindibles. En este punto no hay lugar a negociación, la seguridad de trabajadores y de terceros es una prioridad. Algunas de esas funcionalidades y características son las siguientes:

• Seguimiento del cumplimiento normativo, regulatorio y legal.
• Herramientas para verificar el cumplimiento de normas y protocolos de seguridad por parte del contratista.
• Debida diligencia en los procesos de selección y contratación.
• Programas de formación y capacitación.
• Capacidad para analizar y procesar grandes cantidades de datos y registros.
• Canales de comunicación directa con cada uno de los contratistas.

4. Obtener propuestas que cumplan

En este paso comienza realmente el proceso para seleccionar un software de gestión de contratistas. Es el momento de solicitar propuestas entre proveedores que se ajusten a lo que se ha determinado, hasta el momento, como esencial. Las soluciones para automatizar la gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo son numerosas, por eso este paso requiere una buena investigación. La idea es buscar un producto que se especialice o provea un módulo especializado en gestión de contratistas. Es deseable que sea una herramienta modular, para que la organización elija y pague solo por lo que necesita. También conviene que la opción sea escalable y pueda responder satisfactoriamente al crecimiento de la organización.

5. Solicitar demostraciones

Sobre el papel todo se ve muy bien, pero llega el momento de desechar opciones y separar las que ameritan un estudio más profundo. Las demos, virtuales y gratuitas, sirven para depurar la lista y separar lo que servirá en el futuro de lo que no se adapta a las necesidades y expectativas de la organización. Las demostraciones permiten comprobar aspectos imprescindibles, como si la interfaz es amigable, si el software es fácil de utilizar, si es verdad que es accesible desde todo tipo de dispositivos móviles, etc.

6. Evaluar el coste

A estas alturas del proceso puede quedar en la lista un número de reducido de proveedores. Es el momento de aplicar criterios más severos para seleccionar un software de gestión de contratistas. El primero de ellos es el coste. Las soluciones en la nube, o SaaS, siempre presentarán un coste menor, en el momento y en el futuro. No requieren ordenadores o servidores especiales, no tienen costos de instalación y las actualizaciones no se trasladan al usuario. Por otra parte, las soluciones modulares permiten a la organización pagar solo lo que en verdad consumirá. Si mañana o dentro de tres meses necesita otro módulo, lo contrata y paga por él.

7. El retorno de la inversión

El ROI es la clave para convencer a la Alta Dirección. Seleccionar un software de gestión de contratistas es un proceso que se inicia y se debe suscribir en las oficinas de la Alta Dirección. Es preciso demostrar que se trata de una inversión rentable. Algunos factores que formarán parte de ese retorno de la inversión son eliminar multas o sanciones por incumplimiento regulatorio, mejorar la productividad de los contratistas, elegir los contratistas que ofrezcan la mejor tarifa, etc.

¿Qué pasa después de seleccionar un software de gestión de contratistas?

El proceso de seleccionar un software de gestión de contratistas termina con la contratación o adquisición de la solución que ha pasado por cada uno de los filtros propuestos en cada paso de esta guía. Tras ello vienen tres pasos complementarios que garantizan el éxito de la tarea:

1. Capacitación

La idea es seleccionar un software de gestión de contratistas que sea una solución fácil, intuitiva y predictiva. Pero incluso en tiempos de Inteligencia Artificial será difícil obviar el paso de capacitar a los empleados que operarán el sistema o que se encargarán de replicar el conocimiento en toda la organización. Aspectos como funcionalidades específicas del software o procedimientos de cumplimiento deben estar perfectamente asumidos.

2. Implementación y puesta en marcha

Las soluciones en la nube -SaaS- solo requieren acceder a las funcionalidades contratadas con un usuario y una contraseña inicial suministrada por el proveedor. El primer trabajo es el de configuración y personalización, en la medida en la que el software lo permita. Crear bases de datos, crear perfiles de seguridad, usuarios y contraseñas son, entre otras, las tareas iniciales.

3. Soporte

Los proveedores ofrecen diferentes niveles de soporte a través de diferentes canales. En algunos casos, la atención personalizada requiere pagar un valor adicional. Canales usuales son chatbots, chats, correo electrónico, línea telefónica, portal web, etc.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución informática modular, construida y alojada en la nube que, además, está asistida por Inteligencia Artificial. Se ha diseñado para digitalizar la Gestión HSE, optimizando todos los procesos y procedimientos relacionados con ella. La herramienta cuenta con un módulo específico de Gestión de Contratistas que pasa por todos los filtros propuestos en esta guía y cumple con todas las características que hemos denominado esenciales. Para comprender los beneficios y las complejas funcionalidades que ofrece esta plataforma, puedes participar en la demo online gratuita que ofrecemos cada martes, solo tienes que inscribirte aquí.