Informes de incidentes: 5 formas de simplificar la notificación y documentación del área SST

Los informes de incidentes tienen un valor decisivo en la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los datos contenidos en este tipo de informes contribuyen a implementar medidas correctivas antes de que se produzcan eventualidades que puedan causar lesiones a trabajadores o generen consecuencias mayores.

Por supuesto, las auditorías y las inspecciones reportan hallazgos que producen los mismos efectos. La diferencia radica en que lo hacen mucho más tarde y tras realizar un trámite burocrático que se puede evitar atendiendo los informes de incidentes.

Las causas por las que los trabajadores evaden la obligación de notificar este tipo de informes son muy diferentes: negligencia, temor a que se les adjudique alguna responsabilidad o se culpe a un compañero, sospecha de represalias, etc. Pero aún existe una razón más: es una tarea compleja y no encuentran los mecanismos y las herramientas que la faciliten.

¿Cómo simplificar los informes de incidentes en el área de Seguridad y Salud en el Trabajo?

La opción para resolver el problema que se plantea es simplificar los informes de incidentes. Se trata de hacer de esta una tarea rutinaria, fácil, que no consuma mucho tiempo y no implique seguir complejos procesos.

Para que esto suceda es preciso automatizar la Gestión SST e implementar una plataforma que permita al trabajador reportar el incidente desde el mismo momento en que ocurre y en el formato con el que más sencillo resulte hacerlo: audio, voz, vídeo, texto, etc. Lo siguiente es poner en práctica algunas estrategias que faciliten la elaboración y comunicación de los informes de incidentes:

1. Crear procedimientos simples y claros

Muchas veces los trabajadores dejan de enviar los informes de incidentes porque no saben cómo se hace. No saben producir el documento y no tienen claro cuál debe ser el contenido. Otra posibilidad es que exista un proceso, pero sea demasiado complejo, intrincado, difícil de entender.

Ante la eventualidad de contar con una plataforma que permita reportar incidentes en tiempo real, aún será necesario contar con un procedimiento estandarizado. Este debe ser sencillo, fácil de entender, documentado y comunicado a todos los trabajadores de la organización. Además, es importante que el procedimiento considere el informe anónimo.

Un procedimiento así despertará el compromiso de los empleados, pero también transmitirá el mensaje de que la organización se toma muy en serio los problemas y la seguridad de sus trabajadores.

2. Capacitación

Los trabajadores pueden conocer el procedimiento para presentar informes de incidentes, pero pueden tener dudas sobre las razones para hacerlo. Es un factor que genera falta de motivación. Los informes de incidentes son tal vez el documento más eficaz en la prevención oportuna de riesgos en el área SST.

El reto que hay que superar entonces es que los trabajadores no siempre son conscientes de esta cuestión y es preciso incidir en ella. La forma de hacerlo es a través de la capacitación y la formación. Los mecanismos son varios: charlas cortas, seminarios, programas de formación online, debates, foros, contenidos en la intranet o literatura impresa, entre otras posibilidades.

3. Implementar sistemas de gestión digitalizados

Implementar un sistema de gestión basado en un estándar internacional es ya un avance importante en el camino hacia el objetivo final. Uno de los requisitos de ISO 45001 es documentar los eventos relevantes como incidentes, casi accidentes o accidentes.

Pero aún es posible llevar la gestión a otro nivel: automatizar y digitalizar el sistema de gestión. Esto se hace adoptando una plataforma que permita interactuar en tiempo real, cree flujos de trabajo y asigne responsabilidades, emita alertas y notificaciones, produzca informes inmediatos, genere mapas de calor, identifique riesgos, etc.

4. Fomentar la cultura de denuncia

Es necesario inculcar en el trabajador el compromiso de informar. Sin embargo, los informes de incidentes son tan solo un elemento más de una cultura de «denuncia positiva» en la organización.

Se trata también de incentivar a los empleados para reportar aspectos positivos, sugerir acciones para mejorar, hacer solicitudes de equipos de protección personal o de muebles ergonómicos. Estas son, entre otras, manifestaciones válidas y valiosas para la seguridad en el trabajo.

5. Auditorías e inspecciones

Los sistemas de gestión se auditan, inspeccionan, revisan y evalúan de forma continua. Cuando no se ha estandarizado la gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo también es posible realizar estas actividades de control y verificación. Estas evaluaciones incluyen una revisión minuciosa de los informes de incidentes y los procedimientos de notificación asociados.

La revisión puede evidenciar falta de denuncia o de informe de incidentes. También pueden aparecer problemas como cuellos de botella en el trámite, desconocimiento de los empleados o alguna de las demás causas ya mencionadas.

El incidente no reportado hoy, es el accidente con lesiones y heridos de mañana. Es un concepto que necesita prevalecer, ser difundido, aceptado y comprendido en toda la organización. El apoyo tecnológico es esencial. Es otra gran lección sobre la que hacemos una sugerencia final.

Software HSETools

Para la organización es fundamental facilitar el trabajo de informar sobre incidentes o accidentes. Los trabajadores necesitan y merecen un sistema de gestión eficaz, productivo, moderno, digitalizado y automatizado. El Software HSETools es la plataforma tecnológica avanzada que contribuye a conseguir ese objetivo.

Es un sistema modular, flexible y adaptable a organizaciones de todo tipo que incluye todo lo necesario para una eficiente gestión de Salud, Seguridad y Medio Ambiente. No obstante, es intuitivo y muy fácil de operar, como puedes comprobar en la demo que ofrecemos cada martes. Es gratis, y es online. Solo necesitas confirmar tu asistencia aquí.