Notificación de casi accidentes: 9 razones por las que los trabajadores no crean los informes

La notificación de casi accidentes es un informe con características especiales. Su creación tiene un alto impacto positivo en la seguridad de los trabajadores. Su omisión, por el contrario, genera un ambiente propicio a la aparición y crecimiento de riesgos y amenazas para la integridad de los empleados.

El problema de la ausencia de la notificación de casi accidentes es que es muy difícil comprobar que tal omisión se presentó. No crear la notificación de casi accidentes tiene el poder de hacer invisible el hecho que tendría que ser documentado en un informe.

¿Por qué es importante la notificación de casi accidentes?

Un casi accidente es un evento o un acontecimiento imprevisto, casual, que no genera lesiones, heridas, golpes o contusiones. Por supuesto, tampoco hay consecuencias fatales.

Entonces, sí no ocurre nada grave, ¿por qué es importante la notificación de casi accidentes? La razón es lógica: el informe sobre lo ocurrido en un casi accidente permite a los expertos en gestión de riesgos y gestión de seguridad y salud en el trabajo, identificar brechas de seguridad, riesgos, amenazas o cualquier otro problema en el lugar de trabajo, que genera un escenario de peligro para la seguridad de los trabajadores.

Un casi accidente no deja heridas ni lesiones solo por efecto del azar. No se trata de que las condiciones generadoras de riesgo no resulten preocupantes o no merezcan atención. Por el contrario, no conocer, entender y tratar un incidente de esta naturaleza aumenta la probabilidad de que en un futuro próximo se presente un accidente grave.

¿Por qué los trabajadores no crean la notificación de casi accidentes?

Las razones por las que los trabajadores no informan sobre la ocurrencia de un casi accidente y las circunstancias que lo generan, son la causa raíz del problema que nos ocupa: la ignorancia sobre muchos eventos que requieren evaluación, análisis y gestión.

Por eso es tan importante conocer esas razones y proponer estrategias para contrarrestarlas. Estas son las nueve razones más recurrentes por las que un trabajador decide no crear una notificación de casi accidentes:

1. Temor a las consecuencias

Informar sobre un casi accidente es lo correcto. Pero es también necesario e importante. Sin embargo, no todas las personas lo perciben así. Entendiendo que la notificación de casi accidente involucra usualmente, además de la persona que debe redactar el informe, a muchas otras personas, es lógico que no todos estén de acuerdo en informar o en la forma en que se narre el incidente.

Esta diferencia de opinión genera rechazo hacia el trabajador que decide informar, y posteriormente, la toma de represalias contra él. En general, un trabajador puede dejar de informar un incidente de esta naturaleza por:

Ser excluido por sus compañeros y superiores.
Sufrir acoso laboral.
Obtener un reporte negativo en su historia laboral.
Tener que adjudicar la culpa a un compañero o a un superior.
Ser culpado del incidente.

Las estrategias

Expresar en una política que los informes sobre casi accidentes no tendrán consecuencias negativas para el informante. La Alta Dirección necesita aclarar y enfatizar que promueve la notificación de casi accidentes, la apoya y garantiza la integridad del informante y valora y aprecia su esfuerzo por mejorar las condiciones de seguridad de todos los empleados.
Admitir informes anónimos para el reporte de casi accidentes. Esto, además de contrarrestar los impedimentos mencionados, crea un espacio para la expresión honesta y abierta sobre los hechos y las circunstancias que lo ocasionan.
Comunicar la importancia, la necesidad y los beneficios de la notificación de casi accidentes, como un primer paso para crear una cultura sólida de informar y compartir experiencias y conocimiento.
Educar con el ejemplo. La Alta Dirección, los Gerentes, los Directores de Áreas y los líderes de Seguridad y Salud en el Trabajo necesitan ser los primeros en generar este tipo de informes y mostrar a los empleados que esto no debería generar represalias.

2. Falta de capacitación

Una razón recurrente por la que los trabajadores dejan de crear la notificación de casi accidentes es porque no saben que tienen que hacerlo, no saben cómo hacerlo o ambas.

El problema puede ir un poco más allá: es posible que el trabajador ni siquiera entienda lo que es un casi accidente y lo que no lo es. La ausencia de delimitación precisa sobre lo que es un casi accidente, deja un espacio muy amplio para que el trabajador interprete de acuerdo con su comprensión o con su conveniencia, y, en consecuencia, decida de forma errónea no informar.

Las estrategias

Crear un plan de capacitación anual, semestral o trimestral, en el que se aborde el tema y se invite a profesionales expertos que hablen sobre la importancia de la notificación y sobre lo que es un casi accidente, cómo reconocerlo y cómo reportarlo con la mayor celeridad posible.
Comunicar los hechos que ameritan reporte a diario, para que los empleados entiendan cuáles son esos hechos reales que ameritaron un reporte.
Compartir los resultados de las investigaciones y de las acciones tomadas para solucionar los problemas detectados con base en los informes presentados hasta el momento.

3. Falta de políticas y procedimientos para presentar informes

Los empleados pueden sentir temor de acometer una tarea sobre la que no existen procedimientos claros para hacerlo. Desde la ausencia de un formato definido para hacerlo, hasta la ignorancia sobre el canal dispuesto para entregar el informe, los tiempos definidos para entregarlo o las personas indicadas para conocer la notificación, son factores que desalientan al informante y lo llevan a tomar la decisión de no crear una notificación de casi accidentes.

Las estrategias

Estandarizar el procedimiento, normalizarlo y publicarlo en puntos de alta visibilidad, en la intranet de la organización, en manuales e instructivos impresos y difundirlo en cuentas de correo electrónico de los empleados.
Implementar y señalar los canales de entrega de informes, presenciales o virtuales, aclarando que se admiten los reportes anónimos.
Crear un formulario para la presentación de la notificación de casi accidentes, y publicar algunos ejemplos sobre lo que se espera del informe, la información mínima y la forma de hacerlo, siempre cuidando que resulte fácil para empleados de todos los niveles.
Incluir el procedimiento entre los temas que se tratan en reuniones de seguridad, foros, charlas u otro tipo de espacios en los que se interactúa con los trabajadores.

4. Falta de tiempo para crear la notificación

La creación de la notificación de casi accidente es una responsabilidad de todos los trabajadores de la organización, desde la Alta Dirección hasta los empleados del departamento de limpieza y mantenimiento.

Unos y otros, y por supuesto todo los miembros de la organización, tienen tareas y responsabilidades propias que atender. Esto genera limitaciones de tiempo que se convierten en un obstáculo para la presentación del informe.

Las estrategias

Hacer la tarea fácil, replicando la recomendación incluida en el apartado anterior. Un informe fácil de redactar anima al informante y permite que lo haga en poco tiempo.
Proporcionar asesoría y ayuda a los trabajadores. Es posible designar algunos profesionales del área de Seguridad y Salud en el Trabajo, o Recursos Humanos, para escuchar al informante y ayudarlo en la tarea de crear la notificación. Para muchas personas es más fácil hablar que escribir.
Implementar una plataforma tecnológica que automatice la tarea y permita al trabajador crear la notificación de casi accidentes de manera simple, ágil, inmediata y con la posibilidad de adjuntar imágenes, audios, vídeos y otro tipo de formatos.

5. Percepción de escasa o ninguna importancia del incidente

Por falta de una política o una directriz clara sobre el tema o de capacitación adecuada, la calificación de la gravedad del incidente puede quedar al libre albedrio del trabajador.

Así, el trabajador puede creer que un incidente determinado no alcanza la categoría de casi accidente y, por ello, no se justifica crear la notificación de casi accidentes. Usualmente el razonamiento es “al final, nadie resultó afectado”.

Las estrategias

Reforzar la capacitación sobre lo que es un casi accidente y sobre la importancia que tiene para la gestión SST los reportes sobre ellos.
Establecer parámetros precisos para la categorización del incidente, enfatizando la gravedad del riesgo inminente, antes que la consecuencia del hecho ocurrido.
Declarar la obligación de presentar la notificación, dejando la consideración de la gravedad a los expertos en SST.
Crear comités espontáneos, que se reúnan con la requerida inmediatez tras la ocurrencia de un evento, para definir en tiempo real la necesidad de crear la notificación de casi accidentes, evitando que la decisión dependa del criterio de un único empleado.
Proporcionar medios tecnológicos que faciliten el informe inmediato, en tiempo real, evitando así que el tema se someta a deliberaciones personales o conjuntas que, eventualmente lleven a la toma de una decisión errada.

6. Se espera que otra persona haga el reporte

Pocos incidentes involucran a una sola persona. Cuantas más personas presencien o participen de los eventos susceptibles de ser calificados como casi accidentes, menor oportunidad para que alguno de ellos asuma el liderazgo y tome la decisión de crear la notificación de casi accidentes.

Si muchas personas pueden presentar el informe, cada uno de ellos puede pensar que otro lo hará. Algunos dejarán de crear la notificación por negligencia, por pereza, o porque piensan que otra persona que estuvo presente puede hacerlo mejor o dispone de más tiempo y recursos.

Las estrategias

Establecer la obligación individual y personal de notificar la ocurrencia de casi accidentes.
Crear un sistema de penalizaciones para los trabajadores que omitan informar sobre un casi accidente en el que hayan participado de forma activa o como espectadores.
Dejar claro que un incidente puede tener tantos reportes como participantes y espectadores tuvo. Cuanta más información se pueda recopilar, mejor.

7. Silencio tras la presentación de la notificación de casi accidentes

Superada la apatía y los otros obstáculos que se presentan para la creación de una notificación de casi accidentes, el informante por fin culmina la tarea. Y luego, no sucede nada.

Es sin duda un escenario desalentador que invita al trabajador a no volver a presentar un reporte, y a sus compañeros a imitar tal comportamiento. La percepción será la de que sus informes no fueron relevantes, que no hizo bien la tarea, que no existen personas que se encarguen del asunto o simplemente, que a nadie le importa.

Las estrategias

Crear un protocolo de atención que considere tiempos de contacto con el informante, retroalimentación, invitación a ampliar el informe, comunicación de acciones tomadas e implementación de tareas efectivas para solucionar el problema.
Felicitar y animar al informante por su trabajo. Explicarle al empleado en que contribuyó su información y el impacto que tendrá en la seguridad suya y de sus compañeros.
Establecer una escala de puntuación para los trabajadores que se tomen en serio la notificación de incidentes que tienen la capacidad de lesionar o herir a las personas. Estos puntos pueden ser tomados como factor decisivo en la toma de decisiones como ascensos o aumentos de salario.

8. Falta de liderazgo de los equipos de SST

Aunque se establezca un procedimiento obligatorio, se penalice la omisión de la notificación o se entregan bonificaciones por hacer el informe, muchos trabajadores se abstendrán de hacerlo si no confían en los destinatarios de esos reportes y en el trabajo que harán con ellos.

Las estrategias

Publicar los CV de los profesionales encargados, enfatizando su idoneidad y su capacidad para liderar procesos HSE y SST.
Comunicar en diversos medios y canales, impresos y virtuales, el procedimiento que se sigue cuando se crea una notificación de casi accidentes.
Implementar tecnología adecuada, para que las personas entiendan que más allá de las personas existe un soporte que asegura la gestión oportuna y el tratamiento eficaz de la información.

9. Presión para no informar

Informar sobre un casi accidente podría generar consecuencias no deseables para algunas personas. La investigación podría adjudicar alguna responsabilidad, tema especialmente sensible para ejecutivos o directores de área.

Para algunas personas, el cambio de un proceso o de un procedimiento, como solución del problema identificado, puede resultar incómodo. Estas y otras razones hacen que algunas personas, como grupo, ejerzan presión sobre un trabajador interesado en presentar un informe.

Las estrategias

Definir sanciones y penalizaciones específicas para estos casos, que formen parte de los manuales de procedimiento y de los manuales de conducta.
Reafirmar la posibilidad de presentación de informes anónimos y disponer los canales y los mecanismos para hacerlo.
Capacitar a directores de área, gerentes y todos los empleados con funciones directivas, sobre la necesidad de promover la presentación de notificaciones y sobre las sanciones a las que se exponen si cohíben o incitan a los trabajadores para que no presenten notificaciones de casi accidentes.

Software HSETools

El Módulo de Gestión de Incidentes y Accidentes es el encargado de facilitar, entre otras, la tarea de creación de las notificaciones de que trata este informe. Este módulo es uno entre varios que conforman la plataforma Software HSETools.

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