Gestión de contratistas

¿Qué es la gestión de contratistas?

Los contratistas son individuos o empresas que realizan trabajos o servicios para otra entidad bajo un contrato formal. Estos contratos pueden abarcar una amplia gama de tareas, desde la construcción y el mantenimiento hasta la consultoría, la tecnología de la información y los servicios de limpieza, entre otros. Los contratistas pueden ser contratados para llevar a cabo proyectos específicos o proporcionar servicios continuos durante un período de tiempo determinado.

En el contexto de la gestión de HSE (Salud, Seguridad y Medio Ambiente), los contratistas pueden desempeñar un papel crucial en la ejecución de tareas que requieren conocimientos especializados o recursos adicionales. La organización tiene la responsabilidad de garantizar que los contratistas cumplan con los estándares de seguridad y salud en el trabajo, así como con las regulaciones ambientales aplicables durante la ejecución de sus tareas.

La gestión de contratistas en el ámbito de HSE (Salud, Seguridad y Medio Ambiente) se refiere al proceso de administrar y supervisar dichas tareas y el desempeño de los contratistas que trabajan en nombre de una organización dentro de sus instalaciones o en proyectos específicos. Estos contratistas pueden ser empresas externas, proveedores o trabajadores independientes que realizan tareas o servicios para la organización.

Esta gestión es fundamental para garantizar que las tareas realizadas por terceros se lleven a cabo de manera segura, cumpliendo con los estándares de salud, seguridad y medio ambiente de la organización. Un enfoque efectivo en la gestión de contratistas contribuye a crear un entorno de trabajo seguro y protegido para todos los involucrados en las operaciones de la organización.

¿Cómo se hace una gestión segura de contratistas?

Una gestión segura de contratistas implica implementar un conjunto de procesos y prácticas diseñadas para garantizar que los contratistas operen de manera segura y cumplan con los estándares de salud, seguridad y medio ambiente (HSE) de la organización. Aquí hay algunos pasos clave para lograr una gestión segura de contratistas:

• Selección cuidadosa de contratistas: Antes de otorgar contratos, es importante llevar a cabo una evaluación exhaustiva de los contratistas potenciales. Esto incluye revisar su historial de seguridad, su cumplimiento normativo y su experiencia en el tipo de trabajo que se realizará.
• Orientación y capacitación en HSE: Proporcionar una orientación detallada a los contratistas sobre las políticas, procedimientos y expectativas de HSE de la organización antes de que comiencen a trabajar. Esto puede incluir sesiones de capacitación sobre el uso adecuado de equipos de protección personal (EPP), procedimientos de emergencia y manejo de sustancias peligrosas.
• Evaluación y control de riesgos: Antes de que comiencen las tareas de los contratistas, es crucial identificar y evaluar los riesgos asociados con sus tareas. Esto implica realizar evaluaciones de riesgos específicas para las tareas contratadas y desarrollar medidas de control adecuadas para los riesgos.
• Supervisión y monitoreo continuo: Supervisar de cerca las tareas de los contratistas para garantizar que se adhieran a los estándares de HSE establecidos. Esto puede incluir inspecciones regulares, monitoreo de cumplimiento y revisión de procedimientos de trabajo.
• Comunicación efectiva: Mantener una comunicación abierta y continua con los contratistas es esencial para garantizar un flujo de información eficaz sobre temas de seguridad y salud. Esto incluye compartir políticas, procedimientos y actualizaciones relevantes, así como coordinar tareas para garantizar la seguridad de todos en el lugar de trabajo.
• Investigación y seguimiento de incidentes: En caso de que ocurran incidentes o accidentes durante las tareas de los contratistas, es importante realizar investigaciones exhaustivas para identificar las causas subyacentes y tomar medidas correctivas para prevenir su recurrencia en el futuro.
• Revisión del desempeño: Evaluar el desempeño de los contratistas en términos de seguridad y cumplimiento de HSE. Esto puede incluir la revisión de indicadores clave de desempeño (KPI), la retroalimentación de los trabajadores y la revisión de contratos.

Al implementar estos pasos, las organizaciones pueden gestionar de manera segura las tareas de los contratistas y proteger la salud y seguridad de todos los involucrados en las operaciones. Una gestión efectiva de contratistas no solo reduce el riesgo de incidentes y accidentes, sino que también fortalece la reputación y el compromiso con la responsabilidad corporativa de la organización.

Desafíos habituales en la gestión de contratistas

Los desafíos suelen considerarse como obstáculos. Desde cierto punto de vista lo son, pero también son retos y, por ello, oportunidades para mejorar y demostrar la capacidad de trabajo. Desde ese enfoque, veamos cuáles son los siete retos que deben superar los encargados de la gestión de contratistas en una organización moderna y cómo una herramienta tecnológica adecuada puede ayudar en la tarea:

1. Cumplimiento legal y regulatorio

Los contratistas y los empleados directos de la empresa tienen aspectos en común. Sin embargo, también existe una brecha que los separa y en esa grieta están las leyes, las normas y las regulaciones. En temas como seguridad y salud en el trabajo, por ejemplo, no tiene por qué existir diferencia. En cambio, en cuestiones salariales, laborales y contractuales, las cosas son muy distintas. La organización necesita conocer y monitorear todas las obligaciones de cumplimiento legales asociadas a su relación con contratistas. Especial atención merece la vigilancia de un marco regulatorio y legal en constante evolución. La tecnología es un gran apoyo en ese sentido, puesto que herramientas como una plataforma especializada en la gestión de contratistas puede emitir notificaciones y alarmas.

2. Evaluación y selección de contratistas

Cuando una organización comienza un proyecto que requiere incorporar contratistas, aparecen con dos obstáculos: no contar con una base de datos verificada y no disponer de criterios y procesos de selección eficaces. Hay que tener en cuenta que cada etapa de selección de contratistas se desarrolla como si fuera la primera vez que se realiza. Tareas como revisar la experiencia, verificar calificaciones, comprobar capacidad y competencia e, incluso, indagaciones de debida diligencia pueden convertirse en un cuello de botella. Y, pese al esfuerzo y la buena voluntad, cabe la posibilidad de errar en la elección. De ahí la necesidad de establecer procesos sistemáticos de evaluación e incorporación de contratistas. A lo que habría que sumar la importancia de conservar una base de datos y documentar todos los procesos de selección. El objetivo es que cada proceso nuevo sea mejor que el anterior. El trabajo puede parecer arduo, de hecho, lo es. Sin embargo, la digitalización vuelve a convertirse en aliado imprescindible que puede automatizar estas tareas necesarias para una gestión de contratistas efectiva.

3. Elaboración de contratos

Por las mismas razones aducidas en el primer reto, la elaboración de contratos suele ser un problema que deben superar los encargados de gestionar la relación con los contratistas en una organización. Tener una plantilla modelo es una posibilidad, pero es evidente que no todos los proyectos para los que se contrata a terceros son iguales. Los aspectos jurídicos y legales son importantes en la redacción de un contrato. Es necesario definir claramente el objeto y alcance del contrato, los plazos o las condiciones de pago, entre otras cuestiones. Una plataforma diseñada para la gestión de contratistas asistida por Inteligencia Artificial ayudará a resolver el problema y lo hará aún mejor si cuenta con funcionalidades avanzadas de gestión de documentos.

4. Comunicación con los contratistas

La condición de trabajadores externos puede llevar a considerar que no es necesario mantener comunicación con ellos. Grave error. La comunicación constante, transparente, fluida y amigable es un elemento esencial en una buena relación con un contratista. Las razones son varias y muy relevantes: proporcionar instrucciones, supervisar el avance del trabajo, obtener retroalimentación sobre la efectividad de los planes de trabajo, reportar incidentes de seguridad, etc. Una solución para la gestión de contratistas interactiva, con accesibilidad móvil desde cualquier lugar y en cualquier momento, permitirá esta comunicación. La plataforma elegida, por supuesto, necesitará admitir información en diferentes formatos, como texto, imágenes, voz o gráficos.

5. Evaluación del desempeño del contratista

La organización necesita evaluar el desempeño de sus contratistas para comprobar que cumplen con lo establecido en el contrato. Por ello, es preciso implementar métricas e indicadores, metodologías eficaces para recopilar la información y, por supuesto, sistemas adecuados para procesar la información y obtener evaluaciones consistentes. Una plataforma digital puede realizar la tarea, y hacer mucho más: conservar registros históricos, establecer comparativas, entregar listados categorizados de contratistas con base en su rendimiento o presentar alarmas, entre otras acciones.

6. Gestión de riesgos

Un contratista puede estar expuesto a los mismos riesgos que la organización o sus empleados: seguridad en el trabajo, aspectos legales o financieros, afectación de la reputación, conflictos de interés, falta de competencia o calificación, etc. Pero hay una diferencia: los contratistas suelen ser actores temporales y esa condición puede no dar el tiempo suficiente para gestionar los riesgos de forma profesional y eficiente. La organización necesita evaluaciones de riesgos inmediatas, a veces sobre la marcha, integrales y adecuadas a las circunstancias particulares que implica la contratación de este tipo de colaboradores. Es algo que, inevitablemente, solo puede hacer con eficacia apoyándose en un software diseñado específicamente para la gestión de contratistas.

7. Adaptación al proyecto y transición a otro

Uno de los grandes problemas que enfrentan los encargados de la gestión de contratistas es la premura del tiempo para que el contratista se incorpore a su trabajo, se adapte, termine su tarea, se pueda cerrar el contrato y, casi de inmediato, iniciar otro proyecto quizá con un tercero diferente. Es un proceso que exige una coordinación muy precisa. Para superar este reto es necesario contar con procedimientos estandarizados en los que una plataforma digital será de enorme ayuda. Este tipo de softwares tienen la capacidad para cerrar de forma automática un contrato, liquidar valores por pagar, presentar un inventario de equipos para recuperar, ofrecer una evaluación general de rendimiento, elaborar el documento de cierre y notificarlo a las personas indicadas, y, si es preciso, iniciar un nuevo proceso de incorporación sobre la marcha para otro proyecto.

¿Cómo digitalizar la gestión de contratistas?

La gestión de contratistas implica el uso de tecnología y herramientas digitales para mejorar el proceso de gestión de contratistas. Aquí hay algunas maneras de hacer digital la gestión de contratistas.

• Plataformas de gestión de contratistas: Utilizar software especializado de gestión de contratistas que permita a las organizaciones llevar un registro central de todos los contratistas, incluyendo su información de contacto, documentación legal, de seguridad, evaluaciones de riesgos y registros de desempeño. Estas plataformas también pueden facilitar la comunicación y coordinación entre la organización y los contratistas.
• Aplicaciones móviles: Proporcionar a los contratistas acceso a aplicaciones móviles que les permitan registrar fácilmente la información relevante sobre su trabajo, como la finalización de tareas, reporte de incidentes, solicitud de permisos y acceso a recursos de capacitación en HSE. Esto facilita la recopilación de datos en tiempo real y mejora la eficiencia operativa.
• Sistemas de gestión de riesgos: Implementar sistemas de gestión de riesgos digitales que permitan a las organizaciones identificar, evaluar y controlar los riesgos asociados con las tareas de los contratistas. Estos sistemas pueden incluir herramientas para realizar evaluaciones de riesgos, desarrollar planes de acción y monitorear la implementación de controles de seguridad.
• Automatiza procesos: Utilizar herramientas para agilizar y simplificar los procesos relacionados con la gestión de contratistas, como la solicitud de permisos, la generación de informes de seguridad, la asignación de tareas y la programación de inspecciones. Ayuda a reducir errores, minimizar el tiempo dedicado a tareas administrativas y mejorar la eficiencia en general.
• Integración con otros sistemas: Integrar el sistema de gestión de contratistas con otros sistemas de la organización, como sistemas de gestión de recursos humanos (RR. HH.) o sistemas de gestión de activos, para compartir datos relevantes y garantizar la coherencia y la precisión de la información en toda la organización.
• Análisis de datos: Utilizar herramientas de análisis de datos para extraer información valiosa de los datos del proceso de gestión de contratistas. Esto puede incluir la identificación de tendencias, la detección de patrones de comportamiento y la generación de informes personalizados para informar la toma de decisiones estratégicas.

Las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, la transparencia y la seguridad de las operaciones, al tiempo que reducen los riesgos y aseguran el cumplimiento de los estándares de HSE.

¿Por qué es importante la gestión de contratistas?

En el entorno actual, muchas empresas dependen de terceros para llevar a cabo actividades clave: mantenimiento, construcción, servicios técnicos, limpieza, consultoría, entre otros. Estos contratistas interactúan con instalaciones, personal, tecnología y, en muchos casos, con riesgos propios o heredados de la organización. Por ello, la gestión de contratistas es una pieza estratégica de la política de Seguridad, Salud y Medio Ambiente. Un programa sólido de gestión de contratistas permite:

• Asegurar que los contratistas cumplen las normativas legales, los estándares de seguridad de la organización y los requisitos medioambientales, evitando sanciones, interrupciones operativas o daños reputacionales.

• Integrar al contratista dentro de la cultura de seguridad propia de la empresa, garantizando que su desempeño no quede fuera del control y que actúe alineado con los valores y procesos internos.

• Minimizar los riesgos operativos derivados de la actividad de terceros: accidentes, interrupciones, incidentes medioambientales o incumplimientos pueden originar costes elevados, tanto directos como indirectos.

• Facilitar una visibilidad completa de las tareas, el cumplimiento y el rendimiento de los contratistas, lo que permite tomar decisiones informadas, desplegar mejoras y fomentar la continuidad del negocio de forma segura.

• Transformar la gestión de contratistas de una función meramente operativa a una palanca estratégica de mejora continua, prevención y optimización de recursos.

Una gestión eficaz de contratistas es esencial para que una organización mantenga el control sobre su entorno operativo, mitigando riesgos y asegurando que sus terceros trabajan con los mismos estándares que su propio equipo.

Consideraciones durante el ejercicio del trabajo del contratista

Durante el ejercicio de trabajo por parte de los contratistas, es clave considerar lo siguiente:

1. Que todos y cada uno de estos contratistas, o en su mayoría los más críticos, estén evaluados en la matriz de riesgos de los contratistas.
2. Poder ofrecer herramientas de autogestión para la entrega de soportes en términos de requerimientos por parte del contratante
3. Evaluación del desempeño. Esta es una de las etapas que suelen ser de mayor relevancia para definir la continuidad o no de dicho contratista, dentro de los principales factores que se consideran en esta evaluación, están los de la seguridad y salud, el comportamiento de los colaboradores externos, su disposición para seguir las normas de trabajo, la calidad de los propios entregables entre otros.

Buenas prácticas para una gestión de contratistas exitosa

Para lograr que la gestión de contratistas sea realmente eficaz es necesario desplegar una metodología coherente, basada en procesos claros, roles definidos y tecnología adecuada. Algunas buenas prácticas clave son:

• Definir criterios de selección y evaluación de contratistas que incluyan experiencia previa, desempeño en seguridad, referencias y cumplimiento normativo antes de la contratación.

• Establecer un proceso de inducción y formación en HSE específico para contratistas, donde se les presenten las políticas de la empresa, los riesgos de la actividad, los procedimientos de emergencia y los controles aplicables.

• Realizar una evaluación de riesgos específica para contratistas, identificando los peligros inherentes a las tareas externalizadas y definiendo controles, permisos de trabajo y roles de supervisión para cada fase.

• Implementar una supervisión y monitoreo continuos, mediante inspecciones, registro de incidentes, seguimiento de indicadores clave (KPI) y revisión periódica del desempeño del contratista.

• Mantener una comunicación fluida y colaborativa: establecer canales de interacción entre la empresa y el contratista, compartir riesgos, avances y alertas de forma proactiva.

• Utilizar herramientas digitales para centralizar la información del contratista (documentación, certificados, evaluaciones, historial de desempeño), automatizar procesos administrativos (solicitudes, permisos, generación de informes) y permitir análisis de datos para identificar patrones de mejora.

• Fomentar una relación de colaboración a largo plazo con los contratistas que demuestren buen desempeño, creando incentivos de mejora continua y alineación con la estrategia HSE de la empresa.

Al aplicar estas prácticas, la gestión de contratistas deja de ser un factor de riesgo para convertirse en un activo que aporta transparencia, eficiencia y mejora sostenida en los procesos de Seguridad, Salud y Medio Ambiente.

Permisos de trabajo como una buena práctica

Los permisos de trabajo son documentos en los que la empresa especifica las tareas que deben llevarse a cabo, los riesgos relacionados y las medidas necesarias a adoptar. En sectores como la energía y la minería, la seguridad y la gestión de riesgos son de vital importancia. La gestión de permisos de trabajo se encarga de controlar las acciones en el lugar de trabajo, y en la era digital, las organizaciones han optado por digitalizar estos permisos debido a los numerosos beneficios que esto conlleva.

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