Plataforma de gestión HSE: clave para gestionar operaciones en múltiples sitios

Las organizaciones que tienen sucursales o que operan en lugares diversos se enfrentan a un gran desafío a la hora de gestionar la seguridad y el cumplimiento de las normas de seguridad laboral y ambiental. Una plataforma de gestión HSE se convierte en una herramienta imprescindible para optimizar la gestión de documentos y registros, fundamental para asegurar el cumplimiento. Una plataforma de gestión HSE ayuda a las empresas a asumir un enfoque coherente y estandarizado. Esto significa que, aun con obligaciones de cumplimiento diferentes y entornos culturales, regulatorios y sociales diferentes, la gestión se basa en unos postulados y en unos ejes de gobernanza únicos. La palabra clave es centralización.

Desafíos que debe afrontar una plataforma de gestión HSE para múltiples sitios

Cuando la gestión necesita tratar problemas, riesgos y personas en ubicaciones a veces muy alejadas unas de otras, surgen problemas que no son fáciles de resolver sin la ayuda de una plataforma de gestión HSE. El trabajo para una herramienta tecnológica de esta naturaleza es arduo, puesto que es necesario enfrentar obstáculos de alta complejidad. Algunos de ellos son los siguientes:

1. Diversidad de marcos regulatorios

Incluso dentro del mismo país, las normas y leyes son diferentes. En el área ambiental, además, las condiciones bioclimáticas tienen relevancia en las obligaciones de cumplimiento. Garantizar el cumplimiento normativo y regulatorio es el primer desafío que debe superar la plataforma de gestión HSE.

2. Protocolos, prácticas y estándares de seguridad diversos

Los trabajadores de una misma empresa que trabajan en ubicaciones diferentes pueden caer en el error de crear sus propias normas y apartarse de lo determinado por el equipo de HSE central. Las directrices, las prácticas, el uso de equipos de protección en el lugar de trabajo, además de los requisitos de capacitación, necesitan guardan un nivel de coherencia aceptable que permita auditar y revisar la gestión sobre parámetros similares.

3. Formación de silos de datos

Uno de los beneficios más interesantes que ofrece una plataforma de gestión HSE es la centralización de la información en una solución que tiene entre sus módulos uno especializado en la gestión de documentos. Las organizaciones que no cuentan con este tipo de soluciones se exponen a que cada ubicación adopte sus propios mecanismos y metodologías para tratar la información. Lo más probable que muchas lo hagan con base en hojas de cálculo o, incluso, completando formularios en papel. El riesgo está en construir así una serie de silos de información que no se puede comunicar, que no se puede integrar.

4. Asignación de recursos desigual

Las condiciones mencionadas generarán una visibilidad mayor de algunas ubicaciones. Algunas obtendrán mayor visibilidad debido a que presentarán muchos más problemas por causa de una gestión ineficiente. Otras, porque proporcionarán una falsa percepción de seguridad y buenos resultados. En uno u otro caso, se presenta un fenómeno de asignación de recursos sobre presupuestos errados. Cuando eso ocurre, las ubicaciones que no reciben recursos necesarios quedan desprotegidas.

Cuál es la importancia de la centralización que ofrece la plataforma de gestión HSE

La centralización de la gestión, que significa centralizar los datos, pero también generación de directrices, manuales de operación, instrucciones, protocolos de seguridad y acciones de gestión de riesgos, entre otros, construye una única entidad de gobernanza. Con un eje central de gobiernos, no hay dudas sobre lo que se puede hacer y lo que no es admisible. No existe una política de seguridad y salud en el trabajo para cada sitio, existe una única política que promueve el orden, el acatamiento de las normas y el cumplimiento regulatorio como base de una sólida gestión. La centralización, con base en una plataforma de gestión HSE significa adoptar un enfoque estandarizado, con normas, protocolos, procesos y programas unificados, uniformes, que se pueden comparar en sus resultados y que se pueden auditar con facilidad. Utilizar una plataforma de gestión HSE es una forma de automatizar tanto las tareas como sus resultados. De esta forma, se logra verificar el cumplimiento, programar inspecciones y auditorías de seguridad en el lugar de trabajo y establecer qué sitios concentran la mayor cantidad de riesgos. Con procedimientos y procesos estandarizados, la comunicación fluirá y la eficiencia en la resolución de problemas será la constante.

Funcionalidades clave en una plataforma de gestión HSE

El propósito de una plataforma de gestión HSE es aportar visibilidad en tiempo real sobre lo que ocurre en todas las ubicaciones, estandarizar los procesos, automatizar tareas y establecer comunicación inmediata entre todos los equipos HSE. Para hacerlo, la solución tendrá que incorporar estas características y funcionalidades:

1. Permitir acceso a la información en tiempo real

De poco sirve el acceso a información sobre hechos ocurridos hace dos meses, lo que es realmente productivo es obtener datos y registros sobre lo que ocurre en cada momento. Si se presenta un incidente de SST, es importante que se registre y documente, desde el mismo lugar y momento en que ocurrió el hecho. Para hacerlo, los trabajadores necesitan las herramientas y los dispositivos adecuados.

2. Flujos de trabajo flexibles

La gobernanza central, la gestión de documentos e información desde una ubicación única no significa que no se puedan configurar procesos y automatizar flujos de trabajo para adaptarlos a condiciones evidentes e inmodificables de los diferentes sitios sobre los que tiene alcance la plataforma de gestión HSE.

3. Accesibilidad móvil

Las soluciones en la nube o SaaS pueden ofrecer conectividad y accesibilidad seguras desde todo tipo de dispositivos móviles, en muchos casos, sin depender de la conexión a internet. Así se facilita y agiliza la notificación de incidentes y su documentación por parte de los empleados, independientemente de dónde se encuentren.

4. Análisis de grandes cantidades de datos

Big Data, Block Chain e Inteligencia Artificial son los recursos de avanzada tecnología que se esperan encontrar en una plataforma diseñada para la gestión HSE en múltiples ubicaciones. Estos recursos permiten obtener escenarios predictivos, identificación inmediata de riesgos, establecer tendencias y resaltar puntos críticos, entre otras muchas e interesantes ventajas.

5. Integración

Los equipos HSE esperan que la plataforma elegida tenga la capacidad para integrarse con soluciones ofimáticas como Office, pero también con aplicaciones ya instaladas para la gestión financiera y contable, para recursos humanos o, incluso, con el CRM de la empresa.

Beneficios de una plataforma de gestión HSE

Los beneficios son muchos, y buena parte de ellos están estrechamente relacionados con las funcionalidades mencionadas y los desafíos que puede afrontar la herramienta tecnológica. En síntesis, los beneficios que puede aportar una plataforma para gestionar los riesgos HSE en diversos lugares son:

• Emite alertas y notificaciones que garantizan el cumplimiento en todos los lugares.
• Genera informes de riesgos en tiempo real.
• Genera mejora continua, uniforme y estandarizada de la gestión.
• Permite monitorear el cumplimiento de las normas en todos los sitios.
• Ayuda a reducir accidentes, incidentes o casi accidentes e infracciones de gestión ambiental.
• Ahorra tiempo, dinero y otros recursos gracias a la automatización de tareas.
• Crece con la empresa, cuando se trata de una solución modular.

Plataforma Tecnológica HSE

La Plataforma Tecnológica HSE es una solución diseñada para optimizar la gestión en todos los aspectos clave y contribuir a resolver los problemas y desafíos a los que se enfrentan las organizaciones en este aspecto. Se trata de una solución basada en la nube, que se ha desarrollado con base en Inteligencia Artificial, Block Chain y Big Data, lo que le aporta funciones de análisis predictivo de riesgos, de tal forma que es posible abordar los problemas con antelación, evitando así consecuencias graves. Por otra parte, su configuración modular permite diseñar soluciones parametrizables y adaptadas a las características de todo tipo de organizaciones. Puedes comprobar su funcionamiento en vivo en una Demo online gratuita o solicitar información detallada a nuestros consultores.