Regulaciones ambientales: cómo hacer seguimiento de normativas y riesgos con un software HSE

Cumplir las regulaciones ambientales es tan importante como gestionar los riesgos que tienen capacidad para deteriorar los recursos naturales, afectar el clima o destruir la biodiversidad. Para ello, es preciso conocer obligaciones, leyes y requisitos, pero también realizar una adecuada gestión de documentos y una permanente vigilancia de la evolución de las normas. Una herramienta eficaz para ello es una aplicación HSE. El cumplimiento de las regulaciones ambientales tiene un impacto positivo e inmediato en la seguridad de los trabajadores, en su salud y, por supuesto, en los esfuerzos para proteger el entorno. El software HSE ayuda a las organizaciones a conservar o mejorar el cumplimiento de las regulaciones ambientales.

Cómo un software HSE monitorea y hace seguimiento al cumplimiento de las regulaciones ambientales

Si se expresara la colaboración que presta el software HSE en el cumplimiento de las regulaciones ambientales, se podría afirmar que lo hace mediante un seguimiento constante a las normas, leyes y otras obligaciones en el área. Algunas de las formas en que lo realiza son las siguientes:

1. Rastrea el movimiento regulatorio

El marco regulatorio ambiental es muy dinámico e imprevisible. Dos razones lo explican: las nuevas regulaciones que provienen de la multitud de foros internacionales que se realizan cada año y el acontecer climático y atmosférico, que presiona la implementación de nuevas exigencias. Por citar solo un año como ejemplo, 2024 presenció la realización de tres COPs, cada una de ellas con nuevas solicitudes. Pero también es preciso vigilar el acontecer legislativo nacional y supranacional, que en el caso de Europa es generoso. La tarea es abrumadora, pero un software HSE tiene capacidad para rastrear de forma automática fuentes de regulaciones ambientales. De esta forma, alerta sobre la aparición de alguna norma, la modificación de otra o la extinción de un buen número de ellas. Esto se extiende a los requisitos para obtener licencias o permisos para operar en determinadas áreas, todo ello en tiempo real.

2. Monitorea el comportamiento de indicadores y métricas

En el área ambiental los indicadores y las métricas lo son todo. Los KPIs de HSE determinan si se están haciendo bien o no las cosas, pero también son la evidencia que solicitan muchas regulaciones ambientales. De hecho, una de las razones por las que muchas empresas las incumplen es porque conocen sus indicadores demasiado tarde, cuando ya son un hecho cumplido. El software HSE tiene la capacidad tecnológica para monitorear e informar minuto a minuto del comportamiento de las métricas e indicadores vitales para garantizar el cumplimiento regulatorio de la organización. Algunas soluciones pueden, con base en IoT, configurar la recopilación de datos. De esa forma, se puede configurar un dispositivo de monitoreo analítico para medir con precisión algún aspecto que requiera atención inmediata y tomar acciones inmediatas.

3. Informa sobre las emisiones de carbono

Aunque la huella de carbono o las emisiones de gases de efecto invernadero se podrían encajar dentro del ítem anterior, la importancia y el impacto que tiene obtener información confiable y oportuna explica que se considere un factor único para el cumplimiento de las regulaciones ambientales. Las exigencias para controlar e informar sobre las emisiones de carbono tienen alcance internacional. Es un tema tan importante que ya no solo se exige informar sobre las emisiones de la empresa, ahora se solicita información sobre las emisiones en la cadena de valor, o emisiones de alcance 3. La única forma para cumplir con las regulaciones ambientales relacionadas con las emisiones de carbono es utilizar una solución eficaz que pueda recopilar información desde diferentes fuentes, permita visualizar resultados en tiempo real y produzca los informes que solicitan los reguladores.

4. Reporta incidentes

En el área de gestión ambiental también se presentan incidentes, casi accidentes y accidentes. Es importante recopilar información de calidad desde el mismo momento en que sucede el hecho, procesarla, evaluarla, analizarla y obtener informes inmediatos con conclusiones que permitan inferir la causa raíz y, por supuesto, la solución que evitará la repetición. El software HSE recopila información de forma autónoma, pero también entrega canales para que las personas lo hagan. Procesa información y entrega análisis, a la vez que genera flujos de trabajo automáticos, asigna responsabilidades, notifica y alerta. La solución puede entregar un resultado confiable en un periodo de tiempo tan corto, que permite a los equipos de gestión ambiental tomar decisiones informadas sobre un evento que aún está en desarrollo.

5. Mejora la comunicación entre las áreas involucradas en el cumplimiento

El cumplimiento de regulaciones ambientales no es competencia exclusiva del equipo de gestión ambiental. Áreas como producción, RR. HH., o compliance también tienen que ver con la forma en que la empresa responde a sus obligaciones de cumplimiento ambiental. Aunque se trata de un concepto de fácil comprensión, es uno de los desafíos que enfrentan las organizaciones. Lograr que sus equipos en diferentes áreas coordinen, compartan y sincronicen esfuerzos para lograr objetivos comunes, en este caso cumplimiento de normas y leyes ambientales, no es tan fácil. El software HSE entrega los canales, pero hace mucho más que eso: envía notificaciones sobre una tarea de cumplimiento atrasada o un informe que debe ser entregado de un área a otra. El sistema alerta sobre retrasos, cuellos de botella o sobre la necesidad de escalar una tarea a un nivel superior con mayor capacidad para tomar decisiones.

6. Centraliza la información y los datos

Sorprende que en un escenario marcado por la digitalización, una organización no cumpla con una norma porque la información, los datos y los registros residen en multitud de ubicaciones que dificultan su acceso, aun cuando la búsqueda se limite a una sola área. La dispersión documental es uno de los problemas que resuelve un software HSE. Pero la principal ventaja al aprovechar las funcionalidades de gestión de documentos con un software HSE es que se tiene la certeza de que se está consultando el documento actual y no una versión anterior. Esto tiene especial importancia en el área de cumplimiento. Resultaría un tanto incómodo entregar a un inspector ambiental un informe de auditoría de hace dos años o producir informes ESG con los resultados de las emisiones de GEI de hace cinco años.

7. Vigila las competencias y la actualidad de la formación de los empleados

Algunas regulaciones ambientales necesitan para su cumplimiento que unos empleados certifiquen su formación. Otras, aunque no lo exigen, en la práctica lo requieren. Es responsabilidad de la empresa y de los equipos de gestión ambiental vigilar que los empleados cuenten la formación requerida, que tomen los contenidos actuales y que las certificaciones estén vigentes. Un software HSE puede entregar una lista actualizada sobre los programas que ha certificado cada empleado y los que pueden ser necesarios. No solo informa como respuesta a una solicitud, también alerta de forma automática sobre la necesidad de capacitar a un determinado grupo de trabajadores porque es un requisito para cumplir con una regulación ambiental.

8. Inspecciona y audita la gestión ambiental

La única forma de identificar problemas de cumplimiento con anticipación es revisar, inspeccionar y auditar la gestión. No siempre es fácil, se trata de actividades que demandan tiempo de empleados, recursos tecnológicos, información disponible, etc. El software HSE automatiza gran parte de la práctica de las auditorías e inspecciones, a tal punto que estas tareas se vuelven rutinarias. Las auditorías ambientales e inspecciones permiten identificar variaciones importantes en indicadores que son críticos para el cumplimiento de regulaciones ambientales, como emisiones, vertidos, resultados de economía circular o brechas de capacitación, entre otros.

9. Mejora la gestión de los contratistas

La gestión de riesgos de los contratistas tiene un alto impacto en el cumplimiento de regulaciones ambientales y SST. Hay que tener en cuenta que trabajar con fuerza laboral externa no es una forma de trasladar un riesgo de cumplimiento, especialmente en las áreas ambientales y de seguridad en el trabajo. Los contratistas representan muchas oportunidades comerciales para las empresas, pero, en cierto modo, aumentan los riesgos de cumplimiento. Esos riesgos se pueden tratar de forma eficiente dejando la gestión a un software HSE que cuente con funcionalidades especializadas en la gestión de contratistas.

10. Compara con otras empresas de la industria

Una de las formas más efectivas para establecer el nivel de cumplimiento de las regulaciones ambientales por parte de la organización es comparándolo con el de sus pares en la misma industria. El software puede hacerlo: identifica puntos comunes y establece dónde es preciso mejorar, en qué aspectos hay oportunidades y ventajas y qué puntos representan un verdadero problema que requiere atención inmediata.

11. Informa con transparencia sobre el desempeño ambiental

Los consumidores y los inversionistas buscan empresas comprometidas con las prácticas sostenibles, y las prefieren aun cuando sus productos se ofrezcan a un precio superior al de los competidores. Transmitir el mensaje es un verdadero reto para las empresas. Aunque hay mecanismos como los sellos verdes y, por supuesto, los informes de sostenibilidad, lo cierto es que los terceros necesitan que las empresas puedan responder de inmediato ante cualquier cuestionamiento con información transparente, confiable y comprobable. Es una forma más en la que el software HSE ayuda a superar los retos de cumplimiento ambiental.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución tecnológica basada en la nube y diseñada para atender las necesidades de gestión de documentos, gestión de contratistas o de incidentes ambientales, entre otros. Su estructura modular permite su adaptación a empresas de todos los tamaños, todas las industrias y todos los sectores. Esta plataforma hace uso de la Inteligencia Artificial para proveer a las organizaciones las soluciones que se han planteado en este informe y que sirven, entre otros propósitos, para ayudar en la tarea imprescindible de garantizar el cumplimiento de regulaciones ambientales. Si quieres saber más de este software, solo necesitas contactar con uno de nuestros consultores.