Qué buscar en un Sistema Digital de Gestión de Contratistas

Un Sistema Digital de Gestión de Contratistas es una herramienta indispensable para ayudar a las organizaciones a afrontar los desafíos que plantea la contratación de trabajadores externos. En muchos casos, esos terceros son esenciales para la operación de la empresa por sus conocimientos, por la transferencia de tecnología que ofrecen o por las oportunidades estratégicas que representan.

En un mundo sin fronteras comerciales y dominado por la tecnología, las organizaciones necesitan encontrar oportunidades que les permitan ser competitivas. Es una, entre muchas razones, por las que las empresas, cada vez más, encuentran ventajas estratégicas en la incorporación de contratistas para sus operaciones.

Qué es la gestión de contratistas

La particularidad de los contratistas es que no son empleados directos de la organización. Pueden ser empresas que suministran, como un servicio, la fuerza laboral que otra empresa solicita o pueden ser trabajadores independientes.

La gestión de contratistas reúne los procedimientos, actividades y tareas necesarias para aprovechar el aporte de esa fuerza laboral. Genera un valor agregado para la organización y evita o previene los posibles riesgos en diferentes áreas, como seguridad laboral, cumplimiento o seguridad de la información. Es una cuestión de tal valor, que hace necesaria la incorporación de un Sistema Digital de Gestión de Contratistas.

Por qué es importante implementar un Sistema Digital de Gestión de Contratistas

Un error en las organizaciones es considerar a los contratistas como empleados de la organización y utilizar las mismas herramientas digitales para la gestión de las relaciones laborales y comerciales con ellos. En el otro extremo están aquellas que no conceden a sus contratistas ninguno de los beneficios de los empleados directos.

La organización es responsable de tratar todos los riesgos de seguridad y salud en el trabajo que amenacen a sus trabajadores directos, pero también a sus contratistas. La relación con estos tiene puntos de coyuntura con la relación con trabajadores directos, pero también aristas que se contraponen. Es lo que hace imprescindible contar con un Sistema Digital de Gestión de Contratistas.

Cuidar la relación con los contratistas es una decisión estratégica para muchas organizaciones por dos razones evidentes:

• La falta de gestión o una mala gestión pueden generar riesgos como lesiones, enfermedades ocasionadas por el trabajo u otras consecuencias mayores que tienen un elevado coste.
• Es posible que la organización se enfrente a riesgos asociados con los aspectos legales, contractuales o económicos. Este tipo de riesgos tienen un impacto financiero, pero también reputacional.

Qué es un Sistema Digital de Gestión de Contratistas

La gestión eficaz de contratistas implica monitorear, recopilar información, procesarla, clasificarla y almacenarla con seguridad. Además, son muchas las áreas por cubrir: seguridad en el trabajo, seguridad de la información, aspectos legales y contractuales, control de calidad del trabajo, cumplimiento de obligaciones, aspectos financieros, etc.

Un buen Sistema Digital de Gestión de Contratistas trabaja en todos y cada uno de esos frentes. Es capaz de automatizar tareas, asignar de forma automática otras, crear flujos de trabajo, supervisar el avance de la gestión o presentar informes en tiempo real garantizando la accesibilidad y la integridad de la información, entre otras funcionalidades.

Así, un Sistema Digital de Gestión de Contratistas agiliza los procesos desde la selección hasta la finalización, pasando por etapas como el entrenamiento, la evaluación o los pagos. Es decir, cubre el ciclo de vida completo de la relación contractual. Además, entrega funcionalidades que facilitan a los contratistas interactuar con los encargados de diferentes áreas, reportar incidentes, formular peticiones o adjuntar pruebas de cumplimiento.

Qué se busca en un Sistema Digital de Gestión de Contratistas

El auge en la incorporación de contratistas hace que la oferta de este tipo de herramientas tecnológicas sea amplia. Las organizaciones buscan un Sistema Digital de Gestión de Contratistas que entregue soluciones y no cree nuevos problemas. Para ello, además de las características de usabilidad, accesibilidad y seguridad, es importante verificar la presencia de estas características:

1. Funcionalidades para automatizar la incorporación

Elegir el contratista adecuado, para la organización y para la tarea que se espera que ejecute, es el primer desafío al que se enfrenta la gestión. Para que la búsqueda e incorporación de nuevos contratistas sea fácil, el Sistema Digital de Gestión de Contratistas necesita cumplir unos requisitos:

• Digitalizar, clasificar y almacenar toda la documentación de cada uno de los contratistas.
• Crear una ficha para cada contratista y permitir la búsqueda por filtros basados en palabras clave o en criterios de selección como actividad o rango de precios, entre otros.
• Evaluaciones de cumplimiento para los contratistas que ya han trabajado con la organización.
• Calificaciones, experiencia y competencia para cada uno de los contratistas.

Para complementar la funcionalidad que automatiza la selección e incorporación, el Sistema Digital de Gestión de Contratistas necesita automatizar todos los pasos necesarios para la contratación: elaboración del contrato, asignación de equipos de protección personal, programación de tareas, fechas de evaluaciones y de pagos, etc. Por supuesto, es preciso notificar y alertar a las personas encargadas.

2. Funcionalidades para verificar el cumplimiento

En la relación con contratistas se abren tres espacios en los que es preciso verificar el cumplimiento: cumplimiento de las tareas del contratista, cumplimiento de la organización en los aspectos contractuales y financieros y cumplimiento normativo o regulatorio.

Para garantizar el cumplimiento, el software necesita conservar registros de la actividad de los contratistas, elaborar programaciones de supervisión y generar un inventario de obligaciones de cumplimiento. Además, el Sistema Digital de Gestión de Contratistas debe proporcionar información útil para que auditores y supervisores verifiquen el cumplimiento y suministrar documentos que ayuden a vigilar el espectro regulatorio, entre otras actividades.

3. Funcionalidades de comunicación

Una comunicación eficaz es un factor determinante del éxito de cualquier proyecto. La gestión de contratistas no es la excepción. El Sistema Digital de Gestión de Contratistas necesita proveer a las partes interesadas de herramientas y funcionalidades adecuadas para permitir una comunicación fluida, constante, clara e inmediata.

La buena comunicación es esencial para reportar problemas, comunicar oportunidades de mejora, informar de incidentes, impartir instrucciones o intercambiar ideas, entre otras muchas cuestiones

4. Funcionalidades para evaluar el desempeño del contratista

Supervisar el trabajo de los contratistas es, por razones obvias, una etapa crítica de la gestión. Es necesario contrastar el avance del proyecto con la programación inicial. El sistema debe realizar seguimiento con base en indicadores y métricas preestablecidos y entregar una calificación cuantitativa. También puede ofrecer comparativas de rendimiento entre diferentes contratistas.

5. Funcionalidades para generar informes, análisis y evaluaciones

Los encargados de evaluar el trabajo de los contratistas necesitan informes constantes, sólidos y consistentes. La información es un activo valioso para cualquier organización. Por ello, los directores de las áreas interesadas necesitan recibir informes sobre el desempeño, el cumplimiento, los costes y otros detalles relacionados con el desarrollo de la tarea del contratista.

Es importante que el Sistema Digital de Gestión de Contratistas facilite la personalización de los informes de acuerdo con las necesidades de los evaluadores. Ellos necesitan establecer tendencias, predecir riegos o tomar decisiones informadas con base a los resultados que arroja el sistema.

6. Funcionalidades para integración con otros sistemas

La gestión de contratistas crea vínculos estrechos con áreas como Finanzas, Contabilidad, Producción, Recursos Humanos y, por supuesto, Seguridad y Salud en el Trabajo. Es necesario que la solución tenga la oportunidad de tomar de forma directa información almacenada en las aplicaciones o herramientas de esas áreas o de alimentarlas con datos y registros relevantes.

7. Funcionalidades que faciliten la escalabilidad

Las organizaciones crecen, se expanden y llegan a otras regiones geográficas y a otros mercados. De hecho, es una de las razones para trabajar con contratistas. El Sistema Digital de Gestión de Contratistas necesita estar preparado para crecer con la organización y adaptarse a sus nuevas necesidades.

Un software escalable estará listo para tratar un volumen mayor de datos, admitir nuevos usuarios o suministrar informes personalizados de acuerdo con marcos legales y regulatorios diversos. Y esa escalabilidad del sistema tiene que ver con la incorporación de nuevas tecnologías, como Inteligencia Artificial o Big Data.

Software HSETools

El Software HSETools es una herramienta tecnológica modular, basada en la nube y asistida por Inteligencia Artificial que incluye un módulo específico para la Gestión de Contratistas. Ese módulo incorpora cada una de las funcionalidades que se consideran como esenciales y algunas otras más.

De trata de una plataforma diseñada para resolver las necesidades de la Gestión HSE de cualquier organización, de cualquier tamaño y de cualquier sector o industria. Sus ventajas son múltiples, puedes solicitar más información a nuestros asesores o ver en vivo cómo funciona el software en la Demo online gratuita que ofrecemos cada martes. Solo necesitas inscribirte aquí.