Capacitación de contratistas. ¿Cómo medir su efectividad?

Importancia de la formación del contratista para la Organización contratante

Los contratistas de cualquier organización hacen parte crucial de la gestión organizacional y desarrollo. Muchas organizaciones requieren de talento humano externo que puedan proveer de soluciones, entregables, servicios puntuales para la satisfacción de una necesidad de la propia empresa. Por lo tanto, cuando se realizan estas vinculaciones laborales, es determinante comprender que la formación de estos colaboradores externos es clave. Esto vienen dado por 2 puntos de vista inicialmente. El primero de ellos es el propio conocimiento del contratista, como conocedor de su labor y experto en su área. Por otra parte, toda formación, capacitación y/o entrenamiento que la empresa contratante le pueda brindar a este contratista. En muchas ocasiones, la mayoría de formación y/o capacitación ofrecida a estos grupos de interés, viene relacionada con los procesos organizacionales en términos de Seguridad, Salud y Medio Ambiente, esto considerando que la relación de un externo con la organización contratante, demanda un gran nivel de responsabilidad y corresponsabilidad por cada una de las partes, con el fin de garantizar el bienestar integral de los colaboradores, infraestructura, activos fundamentales, flujos de información, etc. Considerando todas aquellas eventualidades adversas que puedan llegar a generar un efecto negativo en el desarrollo de los procesos y que pongan en riesgo la calidad, eficiencia operativa y conformidad operacional.

Efectividad de las capacitaciones

La medición de la efectividad de la formación por parte de los contratistas y/o proveedores, está directamente relacionada con la facilidad con la que se obtiene la información de formación. Por ende, la automatización de los procesos de las empresas pretende que cualquier tipo de proceso en la empresa pueda ser cada vez más rápido, efectivo, transparente y objetivo. Por otra parte, es indispensable que un nivel de responsabilidad en cuanto a la autogestión por parte del contratista, sea cada vez más activo. Un sistema automatizado y que permita tener información de valor rápida y oportuna nunca será suficiente si no se cuenta con la disposición por cada parte interesada. La medición de eficiencia en cuestión de capacitación y/o formación de contratistas, es usualmente medida de acuerdo a diversas evaluaciones de conceptos, practicas operacionales y de casos prácticos, que, por medio de indicadores automáticos claves de gestión, permite conocer el estado de los programas de formación, la calidad de los procesos de formación y los resultados en los que se deben enfocar los esfuerzos. Es indispensable que, para obtener muy buenos resultados de capacitación de contratistas, se consideren una serie de actividades previas, tales como:

• Planificación de los programas (Cronogramas, material de formación actualizado, tiempos definidos, personal formador y/o orientador, entre otros)
• Autodiagnósticos de capacitación o contextualización de los temas de capacitación. Esto es demasiado relevante, pues permite conocer el nivel de conocimiento de los diferentes actores con respecto al objeto de la capacitación. De esta manera logra clasificarlos de acuerdo a sus capacidades y eventualmente llegar a una asignación correcta y efectiva de responsabilidades.

Usualmente, una de las metodologías que permiten conocer el nivel de efectividad de un programa de formación, son las evaluaciones. Estas, en materia de HSE, pretenden ser muy objetivas y prácticas. Por lo tanto, una evaluación puede llevarse a cabo por medio de listas de chequeo in situ. Mediante la práctica, el hacer, las ejecuciones de las labores, se pueden observar mucho más claramente los resultados de los programas de formación, disposición por pare de los evaluados, y la calidad de los mismos programas, todo esto continúa siendo claramente oportunidades de mejora que tratadas correctamente permitirán mejorar continuamente los procesos de formación y/o capacitación de los contratistas o clientes externos que están vinculados con la empresa.

Software para la gestión de contratistas HSE / SSOMA

Una gestión eficiente de los contratistas en HSE / SSOMA pasa por la digitalización de la gestión de proveedores otras organizaciones. Para ello es imprescindible contar con un software de gestión que facilite tanto la implementación como la gestión. Además un software de gestión como HSETools agiliza los trámites y hace partícipes a los contratistas mejorando la eficiencia de la gestión.