Cumplimiento regulatorio en HSE: 5 pasos para realizar el seguimiento necesario

Para asegurar el cumplimiento regulatorio en HSE, la organización necesita contar con procesos y herramientas eficaces diseñados para que las personas encargadas de esta materia obtengan actualizaciones sobre los requisitos normativos, legales y regulatorios pertinentes. Mantenerse al día es requisito necesario para garantizar el cumplimiento regulatorio en HSE. Con la aprobación de nuevas y numerosas normas y exigencias en el área, monitorear de forma constante ese cumplimiento se convierte en un punto en la agenda de importancia estratégica. Las consecuencias del incumplimiento son graves y lo son aún más en Europa. El impacto negativo aumenta si se evalúa la posibilidad de perder una certificación, una licencia. También existe la posibilidad de dejar de ser visibles para el sistema financiero y para los inversores a causa de la no presentación de informes o de la presentación deficiente de estos.

¿Por qué es importante vigilar el cumplimiento regulatorio en HSE?

El monitoreo o vigilancia del cumplimiento regulatorio en HSE se inicia con una revisión minuciosa de las fuentes de nuevas obligaciones. El objetivo es identificar cambios en las leyes, normas o regulaciones que afecten a la organización, por supuesto en temas relacionados con gestión ambiental y gestión de seguridad y salud en el trabajo. Los cambios pueden ser modificaciones de las exigencias actuales, eliminación de alguna obligación o aparición de nuevos requisitos. Identificar las novedades es solo el primer paso. Es importante, a continuación, establecer la capacidad de la organización para adaptarse al nuevo escenario y para cumplir con lo exigido. La vigilancia implica revisar, a grandes rasgos, cuatro frentes: local, nacional, supranacional e internacional. Por supuesto, la o las personas encargadas de esta vigilancia necesitan contar con la formación necesaria para comprender los textos de las normas y deducir el nivel de aplicabilidad para la organización. La formación es importante. Pero con la amplitud del espectro a revisar, conviene contar con una plataforma de gestión HSE que ofrezca entre sus funcionalidades un eficaz sistema de seguimiento del cumplimiento normativo. Disponer de un soporte tecnológico adecuado permite inspeccionar el cumplimiento regulatorio en HSE de forma constante y global. Pero se obtiene una ventaja añadida muy interesante: la capacidad de predecir el rumbo del marco regulatorio, con los beneficios que ello tiene para el cumplimiento.

¿Cómo realizar el seguimiento necesario del cumplimiento regulatorio en HSE?

Realizar seguimiento del cumplimiento regulatorio en HSE implica dos aspectos diferentes. El cumplimiento es el objetivo final y es una responsabilidad compartida por todas las partes interesadas en diferentes áreas de la organización. El seguimiento es una tarea que se asigna a una persona o equipo que revisa y verifica que los procedimientos funcionan. Tienen la capacidad de contribuir a que la organización cumpla con todas las exigencias en el área de HSE, sean estas normativas, regulatorias, voluntarias, contractuales o legales.

¿Cómo realizar el seguimiento del cumplimiento regulatorio en HSE?

No existe un procedimiento estandarizado para monitorear el cumplimiento regulatorio en HSE. Pero sí es posible seguir algunos pasos, que pueden ser tomados como recomendaciones, para garantizar la eficacia de la tarea:

1. Acotar la búsqueda

Monitorear y vigilar todas las operaciones, en todas las áreas de la organización, puede ser una tarea abrumadora, especialmente en empresas de gran tamaño y complejidad. Conviene definir los criterios de búsqueda en función de los procesos de la empresa. Identificar temas para iniciar la búsqueda y luego profundizar en subcategorías permite optimizar el tiempo y enfocar la tarea en puntos clave que ofrecen información valiosa. Es evidente que todos los procesos relacionados de forma directa o indirecta con la gestión ambiental o con la seguridad de los trabajadores necesitan revisión.

2. Identificar fuentes

Identificar fuentes fiables en las que se pueda obtener información de obligaciones de cumplimiento es una forma de contar con información. En muchos países existe un diario oficial o un medio de divulgación análogo que recoge las novedades legislativas. De hecho, la publicación en este tipo de medios es un requisito para la entrada en vigor de una ley o un decreto. Existe otro tipo de boletines o servicios informativos de pago que también divulgan novedades legislativas. Asistir a foros u otros eventos propios de la industria es otra manera de tener una aproximación previa a los cambios regulatorios. Mientras, suscribirse a boletines electrónicos o blogs, solicitando se emitan alertas en función de palabras clave, permite aprovecharse de la tecnología para lograr actualizaciones inmediatas.

3. Recopilar información

Sabiendo qué seguimiento hacer y dónde hacerlo, lo que sigue es recopilar la información necesaria para construir una base de datos de obligaciones de cumplimiento en HSE. Es lógico que esta sea una tarea periódica, incluso en algunas organizaciones se hace a diario. No es preciso recorrer cada una de las entidades que emiten leyes o regulaciones, es cuestión de digitalizar la gestión HSE y direccionar la búsqueda hacia los sitios web de las fuentes identificadas. Así se obtendrán alertas a través de correo electrónico o se recibirá información de directa en un repositorio de documentos provisto por una plataforma diseñada para automatizar la gestión HSE.

4. Procesar, clasificar, evaluar y comunicar

La información recopilada necesita un almacenamiento centralizado y accesible con determinados privilegios de seguridad. Una plataforma tecnológica HSE podrá analizar, evaluar y emitir notificaciones sobre las obligaciones nuevas o sobre cambios en los requisitos de otras. Esto, a su vez, facilitará crear nuevos procedimientos o formularios si fuera necesario. Es una automatización del cumplimiento regulatorio en HSE que permite tratar altos volúmenes de datos y registros. Elimina además el error humano y garantiza que la información llegue de forma directa a las personas que tienen la responsabilidad de ejecutar el cumplimiento.

5. Cumplimiento de los nuevos requisitos

Para garantizar el cumplimiento regulatorio en HSE y aplicar los nuevos requisitos será necesario implementar un plan específico. Este debe incluir todas las acciones necesarias para realizar los cambios que aseguren la adaptación al nuevo marco normativo. En ese sentido, los estándares de gestión mejoran el seguimiento del cumplimiento, ya que obligan a las empresas a revisiones constantes del marco normativo para adaptarse a él.

¿Cómo ayuda la tecnología en el seguimiento del cumplimiento regulatorio en HSE?

El seguimiento del cumplimiento regulatorio en HSE es un proceso vital para las organizaciones de cualquier actividad y en cualquier sector. Las empresas de gran tamaño pueden tener más frentes para cubrir y también más obligaciones. Sin embargo, es necesario tener en cuenta que en poco tiempo las obligaciones de cumplimiento regulatorio relacionadas con la gestión HSE, dejarán pocas organizaciones fuera de su espectro. En ese sentido, las obligaciones de informes ESG son cada día más generales y estrictas. Mantenerse actualizado asegura en gran medida el cumplimiento. Tanto el seguimiento como las acciones específicas solicitadas por las diferentes regulaciones necesitan un enfoque digital. La transformación digital ofrece herramientas adecuadas para rastrear fuentes, seleccionar información de calidad, almacenarla, procesarla y comunicar un resultado en tiempo real.

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