Procedimiento de gestión de contratistas: pasos a seguir

El procedimiento de gestión de contratistas permite a las empresas aprovechar la capacidad de producción, la experiencia y las habilidades de terceros. De hecho, las organizaciones dependen en buena medida de ellos. Un proceso de gestión eficaz, transparente y ágil facilita contar con los mejores contratistas en el momento y lugar oportunos. Sin embargo, el cuello de botella en muchas empresas se produce precisamente ahí, en el procedimiento de gestión de contratistas. ¿Qué pasos se deben seguir? A continuación revisaremos un proceso estándar, además de compartir algunas recomendaciones para optimizar el procedimiento y obtener el mejor resultado.

Fases de un procedimiento de gestión de contratistas

Contratistas y trabajadores directos comparten algunos derechos. La empresa, por otra parte, contrae unas obligaciones con sus terceros. Algunas de esas obligaciones también las tienen con sus trabajadores directos. La línea de separación parece difusa, pero está ahí. Por eso, el procedimiento de gestión de contratistas es único. Básicamente, se desarrolla en cinco pasos:

1. Planificar la tarea

El aspecto medular en un procedimiento de gestión de contratistas es la redacción de un contrato. Este documento establece las reglas, asigna obligaciones y responsabilidades y concede derechos. Además, aclara detalles sobre la relación contractual y sobre lo que tiene que hacer cada una de las partes y el momento en que debe hacerlo. Alrededor del contrato gira la gestión de los contratistas y es también donde se inicia todo el procedimiento. Cuanto más detallado y conciso sea el documento, mejor fluirá la relación con el contratista. Algunos datos que no pueden faltar son los siguientes:

• Lugar en el que el contratista desempeñará su trabajo.
• Tareas específicas.
• Capacidad que declara el contratista: especialización, maquinaria, equipos, etc.
• Metas y objetivos, cuando la metodología de trabajo se plantee así.
• Suministro de equipos de protección personal.
• Pago de los servicios (horas, días, semanas, meses), forma en que se pagará y fechas.
• Obligación de cumplimiento de normas de seguridad y salud en el trabajo.
• Fecha de inicio del contrato y fecha de finalización.

La planificación minuciosa de un contrato facilitará cualquier procedimiento de gestión de contratistas futuro, por eso, una buena estrategia es crear un documento que se revise y actualice con determinada periodicidad. Un software especializado en gestión de contratistas mantiene la documentación segura en ubicaciones accesibles solo para los usuarios con los permisos requeridos. También controla versiones, ofrece trazabilidad en los procesos de actualización, asigna tareas y hace seguimiento durante todo el proceso de creación o actualización de un documento.

2. Selección de los contratistas

Es la etapa del procedimiento de gestión de contratistas en la que se reúne información sobre aquellos terceros que ofrecen el perfil requerido para cada tarea que la organización terceriza. Se evalúan tres factores: capacidad y conocimiento, coste y diligencia. El objetivo es elegir a los mejores, con costes razonables y que no impliquen un riesgo alto para la seguridad de la organización. Además de ello, permite construir una base de datos funcional para disponer de un repositorio de información sobre contratistas cuyas competencias, habilidades, requisitos económicos y fiabilidad han sido comprobados. También en este aspecto resulta de enorme utilidad apoyarse en una plataforma tecnológica que permita extraer información, procesarla y entregar listados basándose en filtros como tareas a realizar, competencias o incluso precio. De esta forma se consigue agilizar el trabajo y disponer de manera inmediata de datos útiles para la toma de decisiones.

3. Incorporación del contratista

En un procedimiento de gestión de contratistas cada paso implica nuevos desafíos. En esta etapa, la firma del contrato, la entrega de equipos o equipos de protección personal, los procesos de capacitación y la socialización con otros contratistas o trabajadores de la organización son los eventos más relevantes. Resulta conveniente contar con una orientación detallada sobre temas como prevención de riesgos, seguridad y salud en el trabajo o protección del medio ambiente. Es una cuestión que se puede documentar y evaluar como un factor más de calificación del contratista.

4. Monitoreo y supervisión del trabajo del contratista

En un procedimiento de gestión de contratistas, la labor de estos necesita monitoreo y vigilancia, sobre todo cuando trabajan por primera vez con la organización. Este seguimiento se documenta y toda la información obtenida se debe almacenar. Además de la capacidad del contratista para realizar la tarea contratada, se evalúa su adhesión a las políticas de la organización, el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo y la capacidad para asimilar nuevos conocimientos.

5. Cierre del contrato

El último paso en el procedimiento de gestión de contratistas es el cierre del contrato. En esta etapa se verifica el cumplimiento de obligaciones de ambas partes, se califica el desempeño del contratista, se reciben los equipos o máquinas que utilizó y se abonan los pagos pendientes. Es un proceso que incumbe al área legal, al área contable y al departamento de Recursos Humanos. Un contrato cerrado de forma adecuada asegura un buen contratista disponible para proyectos futuros.

Cómo optimizar un procedimiento de gestión de contratistas con un software especializado

Un software de gestión de contratistas es una plataforma informática diseñada para automatizar y digitalizar las tareas mencionadas, así como otros eventos recurrentes en la relación de una organización con sus contratistas. Estas plataformas ofrecen funcionalidades clave que garantizan una gestión eficaz, productiva y, sobre todo, transparente para los dos actores que intervienen en este tipo de contrataciones:

• Bases de datos con información completa de cada uno de los contratistas que han trabajado para la organización o de los que alguna vez participaron en procesos de selección, pero no han sido contratados.
• Informes completos e inmediatos sobre número de contratistas, rendimiento de todos y de cada uno de ellos, aspectos relevantes positivos o negativos, coste de las contrataciones, resultados de los procesos de formación o capacitación y otros eventos significativos.
• Gestión de documentos. La plataforma centraliza la información en una ubicación segura y accesible para las personas autorizadas. Las versiones de los documentos son controladas y se conserva trazabilidad de los cambios y sus autorizaciones.
• Investigación de incidentes, accidentes o casi accidentes. El software asigna tareas y crea flujos de trabajo. Además, notifica a las personas indicadas, realiza seguimiento al proceso de investigación, alerta sobre retrasos, almacena información valiosa y entrega informes parciales sobre el avance y finales con las conclusiones.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución integral de diseño modular para facilitar la gestión de los diferentes eventos que caracterizan la Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esta plataforma cuenta con un Módulo de Gestión de Contratistas que ofrece todas las funcionalidades imprescindibles para facilitar el proceso de principio a fin. Además de ello, está preparada para evaluar y controlar los riegos implícitos en la relación con terceros. Puedes conocer de primera mano todas sus ventajas en una DEMO online gratuita. Cada martes tienes una nueva oportunidad de ver cómo funciona, solo tienes que inscribirte aquí.