Estrategias para mantener el cumplimiento en HSE

El cumplimiento en HSE debe cubrir un espectro amplio de cuestiones: bienestar de los trabajadores, protección del medio ambiente, conformidad con leyes y exigencias regulatorias y, para algunas organizaciones, requisitos de estándares normativos.

Mantener el cumplimiento en HSE es una tarea compleja. Los profesionales a los que se les asigna esta misión necesitan diseñar estrategias eficaces. Esas estrategias, por otra parte, requieren de recursos, conocimiento y tecnología.

¿Cuáles son los estándares y regulaciones de cumplimiento en HSE?

Existe un número amplio de estándares normativos que ayudan a las organizaciones a asegurar el cumplimiento en HSE. Es una relación simbiótica: los estándares solicitan a las organizaciones cumplir con regulaciones y obligaciones legales HSE y, a su vez, el marco regulatorio promueve la implementación de estándares de gestión en seguridad y salud en el trabajo, así como en protección del medio ambiente.

Entre los estándares y regulaciones sobre gestión HSE en diferentes áreas geográficas del mundo se pueden mencionar los siguientes:

1. ISO 45001

Desde 2018, ISO 45001 es el estándar de gestión de seguridad y salud en el trabajo más implementado en el mundo. Es el sucesor de OSHAS 18001 y, a diferencia de su antecesora, ISO 45001 utiliza el enfoque basado en el riesgo. Se trata de un estándar que busca la prevención antes que la reacción.

2. ISO 14001

La norma ISO para la gestión ambiental es ISO 14001. El estándar certificable establece requisitos para que las organizaciones puedan identificar, evaluar y gestionar sus impactos ambientales y los consecuentes riesgos derivados de su actividad.

3. OSHA

OSHA es la Agencia de Administración de Salud y Seguridad Ocupacional de los Estados Unidos de Norteamérica. OSHA exige cumplimiento en temas como protección de los trabajadores, uso seguro de máquinas o gestión de riesgos, entre otros.

4. EPA

La Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (EPA) se encarga de verificar el cumplimiento de diversas regulaciones sobre protección del medio ambiente, entre ellas la Ley de Aire Limpio, Ley de Aguas Limpias, Ley de Conservación de Recursos y Ley de Control de Sustancias Tóxicas.

5. REACH

En Europa, los productos químicos pasan por un proceso de registro, evaluación y autorización. REACH es el organismo regulador que se encarga de ello con el fin de proteger el medio ambiente, pero también la salud de las personas.

6. GHS

El Sistema Armonizado Global es un estándar para informar sobre los riesgos químicos en todo el mundo. Los requisitos de GHS permiten a los consumidores obtener información relevante sobre los riesgos que implica una sustancia química, comunicados en la misma etiqueta del producto.

¿Qué rol desempeña la tecnología en el cumplimiento en HSE?

Una plataforma digital automatiza muchas tareas de la gestión HSE, pero también incorpora herramientas para monitorear, revisar y mejorar el cumplimiento en HSE. Entre esas funciones y herramientas destacan las siguientes:

1. Control del cumplimiento en HSE

Un software HSE incorpora un inventario de obligaciones y regulaciones que permite controlar el cumplimiento de aquellas que afectan a la organización. Además de ofrecer trazabilidad sobre el proceso de cumplimiento, también monitorea y rastrea procesos de obtención de licencias o permisos de operación.

2. Gestión de riesgos

La plataforma digital, con base en el registro de incidentes, identifica problemas y propone estrategias para tratarlos. Además, revisa y monitorea el impacto de las acciones correctivas.

3. Gestión de incidentes

El software HSE permite registrar incidentes o accidentes en tiempo real, admitiendo formatos como audio, vídeo, texto o imágenes. El software asigna tareas para la investigación y realiza seguimiento. Los investigadores procesan en la misma plataforma las evidencias conseguidas para obtener una conclusión sobre la causa raíz y la forma de eliminarla.

4. Formación y capacitación

Identificar deficiencias de formación, formular los programas adecuados, hacer seguimiento y evaluar el resultado de la capacitación, son funcionalidades que también ofrece un software HSE.

5. Seguimiento del impacto ambiental

La solución digital tiene la capacidad para monitorear aspectos ambientales generales, como uso de recursos naturales, consumo de combustibles y de otras fuentes de energía o emisiones de CO2. Pero también otros específicos de la organización: recopila información, analiza datos y produce informes eficaces para prevenir riesgos y alcanzar objetivos ambientales.

6. Gestión de auditorías

La solución tecnológica es capaz de automatizar y agilizar auditorías, inspecciones, revisiones de la Alta Dirección y otras actividades relacionadas con la calificación y evaluación de la gestión HSE.

7. Informes

La producción de informes, que pueden ser visualizados en pantalla en diversos formatos (estadísticos, mapa de calor, diagramas, etc.), es una funcionalidad que permite ejercer un control en tiempo real y contribuir a solucionar problemas antes de que generen incidentes o accidentes. Además, presenta datos imprescindibles para la toma de decisiones y para rendir informes requeridos por organismos reguladores.

¿Cómo mantener el cumplimiento en HSE?

Con un inventario de obligaciones que cumplir y la herramienta adecuada para hacerlo, la parte final es diseñar estrategias efectivas para mantener el cumplimiento en HSE. Algunas, con eficiencia comprobada, son las siguientes:

Implementar un sistema de gestión

Basado o no en estándares internacionales, un sistema de gestión garantiza el cumplimiento independientemente de las personas que estén a cargo, los cambios regulatorios o el crecimiento de la organización. El sistema entrega políticas, procesos, procedimientos, instrucciones y requisitos que aseguran el cumplimiento en HSE y el logro de objetivos.

Auditar, inspeccionar o evaluar la gestión

Los sistemas basados en estándares ISO, por sus mismos requisitos, se evalúan utilizando diferentes modelos. Las inspecciones y revisiones permiten encontrar problemas, abordarlos, hacer seguimiento de las correcciones y llevar la gestión hacia la mejora continua y sostenida.

Documentar la gestión

Documentar y registrar todos los eventos de la gestión, incluyendo los datos personales de los trabajadores, obligaciones regulatorias en materia de seguridad y de gestión ambiental y resultados de los programas de capacitación, proporciona evidencia de cumplimiento. También ofrece información suficiente para tomar mejores decisiones y predecir riesgos futuros.

Formar y capacitar a los empleados

Los empleados que comprenden la importancia y los objetivos de la gestión HSE se comprometen y emprenden acciones proactivas para prevenir riesgos y alcanzar objetivos, entre ellos los de cumplimiento en HSE. Es importante identificar las necesidades de formación, contratar los programas adecuados y evaluar la absorción y comprensión de los contenidos.

Vigilar los riesgos

Los riesgos son enemigos ocultos que se deben buscar, señalar y vigilar: emisiones, riesgos físicos, exposición a químicos tóxicos, acoso laboral, etc. Todos ellos pueden y deben estar bajo control cuando no es posible eliminar su causa raíz.

Crear planes de respuesta a emergencias

El cumplimiento en HSE se basa en realizar los esfuerzos necesarios para prevenir riesgos y mejorar el bienestar de los trabajadores y el impacto sobre el planeta. Pero hay un pequeño margen para los eventos disruptivos. Para esos eventos, es preciso contar con un plan de respuesta que minimice el impacto y asegure la continuidad del negocio y la pronta recuperación.

Crear una cultura de mejora continua

Para las organizaciones que basan su gestión HSE en estándares ISO, es un requisito obligatorio. Otras, igualmente, pueden aprovechar las ventajas de pensar siempre en la mejora.

Informarse sobre los cambios regulatorios

El cambio regulatorio en el área HSE se produce a una velocidad vertiginosa. Por eso, el seguimiento de la actividad normativa y regulatoria es una de las funcionalidades clave en un software HSE. La presentación de informes ambientales es un apartado que requiere especial atención.

Involucrar partes interesadas en el cumplimiento en HSE

Muchas obligaciones de cumplimiento en HSE involucran a la cadena de valor en sentido ascendente y descendente. Proveedores, contratistas, socios comerciales y, por supuesto, empleados, necesitan comprometerse con el cumplimiento en HSE.

Reconocer el compromiso y la responsabilidad

En particular de los empleados, que tienen la capacidad para adoptar las mejores prácticas, seguir las reglas y respetar las políticas de gestión. Reconocer su esfuerzo es un paso más para fomentar una cultura de la responsabilidad y el cumplimiento en HSE.

Software HSETools

El Software HSETools es una plataforma digital basada en la nube y diseñada para ayudar a las organizaciones a mejorar sus esfuerzos de cumplimiento. Para ello, es capaz de automatizar tareas, crear flujos de trabajo, enviar recordatorios, emitir alertas, facilitar el reporte de eventos relevantes y entregar informes de alto valor para la gestión.

La plataforma, que es modular, ofrece un módulo de gestión de incidentes que permite registrar, rastrear, monitorear e investigar incidentes o accidentes, así como formular acciones para solucionar los problemas. Es, además, una solución informática que crece con la organización, es configurable y adaptable a otras herramientas ofimáticas.

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