Evaluación de proveedores: qué es y cómo realizarla

La evaluación de proveedores es una cuestión casi tan importante como la evaluación de los empleados de la organización. Hay una razón para ello, los proveedores son aliados estratégicos para el negocio. Son, y así son considerados, socios comerciales. Por ello, realizar una evaluación de proveedores de forma habitual es parte de la estrategia comercial de la empresa. Contribuye, entre otras cuestiones, a optimizar gastos y a prevenir riesgos para la organización asociados a terceros. Un buen punto de inicio para la evaluación de proveedores es entender con precisión quiénes desempeñan ese rol para una organización. A continuación profundizaremos en su papel para luego proponer una breve pero útil guía sobre cómo realizar ese análisis.

¿Quiénes son los proveedores de una organización?

Las personas u organizaciones que venden o suministran productos a la empresa son sus proveedores. Hay una línea muy delgada que separa al contratista del proveedor y que hace que se confundan uno y otro con frecuencia. El contratista, por lo general, es el que presta un servicio. Un electricista, un fontanero o un especialista en mantenimiento, es un contratista. El proveedor vende los suministros y materias primas esenciales para la producción. El proveedor también suministra bienes consumibles necesarios para el funcionamiento de la organización, aunque estos no tengan participación en el proceso productivo: papel, productos de aseo, alimentos, equipos informáticos y sus suministros consumibles, etc. Algunos proveedores son eventuales, pero otros son habituales y forman parte de la cadena de suministro. Estos últimos son elementos clave para la organización. Si una organización no logra crear una cadena de suministro fiable y eficaz tendrá problemas serios de competitividad, de ahí que sea tan importante la evaluación de proveedores.

¿Cómo realizar una evaluación de proveedores?

La evaluación de proveedores es continua. En algunas organizaciones los proveedores son evaluados y calificados tres o cuatro veces en un año. Cuando se hace sobre un proveedor ya establecido y considerado habitual para la empresa, la evaluación aborda diferentes aspectos, desde las finanzas a su estructura organizativa. Antes de ello, hay una evaluación que cumple una función de gran importancia: se trata de la inicial, la que conduce a la inclusión del proveedor dentro de la base de datos o la cartera de socios comerciales de la organización. Con la necesidad de evaluar a varios proveedores y varias veces al año, el trabajo requiere apoyo tecnológico. Una plataforma para la gestión de contratistas y proveedores permitirá elaborar evaluaciones sobre la marcha, en poco tiempo, garantizando con sus resultados la fiabilidad en una cadena de suministro eficiente y sólida. No obstante, es imprescindible conocer los pasos para realizar una evaluación de proveedores:

1. El coste de los productos suministrados

El coste es un factor de evaluación definitivo. Está al inicio del proceso por una razón: al eliminar los posibles proveedores que no ofrecen un precio razonable, se evita el desgaste de realizar una evaluación en base a otros indicadores. El precio requerido no será necesariamente el más bajo. Hay una franja de precio razonable, coherente con el mercado y con las características del bien adquirido. El objetivo en este primer paso es seleccionar a los proveedores que están dentro de ese rango. Es importante verificar qué incluye el precio: empaque, envío, devoluciones, seguros, etc.

2. Proveedor sostenible en el tiempo

Por muchas razones, el proveedor puede no estar listo para una relación a largo plazo con la organización. Aunque no necesariamente se deba a cuestiones negativas, es un indicador que condiciona tener en cuenta a ese proveedor. Después del precio, es un factor importante para depurar la elección.

3. Calidad y agilidad en la entrega

En este punto de la evaluación de proveedores será necesario contar con calificaciones técnicas de especialistas, puesto que algunos bienes o suministros son mucho más complejos que otros. Por supuesto, los proveedores que disponen de certificaciones como ISO 9001 estarán un paso por delante de sus competidores. Las referencias entregadas por otras empresas de la misma industria también pueden ayudar a calificar al proveedor en este apartado. Y finaliza la evaluación en este punto con la calificación sobre el tiempo de entrega y la capacidad para suministrar las cantidades requeridas por la organización.

4. Capacidad financiera

La estabilidad financiera del proveedor influye en su capacidad para cumplir con la entrega de los bienes requeridos. Los informes contables y fiscales son una buena fuente de información. Una visita a las instalaciones del proveedor, así como charlas y entrevistas con empleados, contratistas o proveedores del evaluado ayudarán a obtener información valiosa.

5. Protección de los trabajadores y del medio ambiente

Además del riesgo de incumplimiento del suministro, el proveedor representa una amenaza para la reputación si no adopta estándares apropiados para gestionar sus riesgos de seguridad y salud en el trabajo y de impacto ambiental. Las organizaciones que han adoptado estándares como ISO 45001 e ISO 14001 saben que deben verificar la conformidad con las exigencias establecidas a lo largo de toda la cadena de suministro, ascendente y descendente. Una última cuestión que se debe tener en cuenta son las prácticas éticas y comerciales. Los esfuerzos para prevenir el soborno y la corrupción también necesitan comprobación y verificación.

Software HSETools

El módulo Gestión de Contratistas del Software HSETools es una herramienta diseñada para asumir un control detallado, en tiempo real, de la relación que tiene la organización con sus contratistas, incluidos los proveedores, consultores y otro tipo de terceros que presten servicios o suministren productos. Como parte de la evaluación de proveedores, la plataforma facilita supervisar su desempeño para el cumplimiento de las entregas e identificar áreas de mejora, lo que permite ganar en eficiencia. Puedes comprobar todas las ventajas que ofrece en la demostración gratuita online que ofrecemos cada martes. Solo necesitas inscribirte aquí.