¿Qué debería contener un informe de evaluación del contratista?

Evaluación del contratista

Cada día puede percibirse como, en los diferentes sectores industriales, aumenta la presencia de los contratistas en los procesos productivos o en la cadena de valor de la empresas u organizaciones. Por ello, se hace necesario el trabajo de manera conjunta entre la organización y los contratistas para el cumplimiento de los requisitos y el mantenimiento efectivo del Sistema de Gestión. Se buscará también que este último sea preventivo y cuente con valor agregado para las dos partes. La evaluación del contratista es una herramienta práctica de aseguramiento en el cumplimiento de requisitos que beneficia tanto a los propios contratistas como a la empresa u organización. Entre estos aspectos positivos de la evaluación se encuentra la identificación de fuentes que puedan poner en riesgo el cumplimiento de los requisitos; la eficacia en el cumplimiento de los requisitos; la toma de acciones eficaces tanto preventivas como correctivas; y la prevención de costos que puedan poner en riesgos la estabilidad financiera de las partes. A continuación, se presentan una serie de pasos a seguir a la hora de llevar a cabo un informe de evaluación de los contratistas para que ambas partes puedan beneficiarse de las ventajas previamente enunciadas.  

Acta de inicio

Esta contendrá en primer lugar la fecha del acta, la cual no podrá ser posterior a la fecha de inicio del contrato. Le seguirá el contrato, esto es el tipo de registro y el número emitido por el sistema financiero. El objeto contempla la descripción del propósito por el cual se puso en marcha el contrato. Este debe ser el mismo en todos los documentos. El valor del contrato será el pactado entre la organización o empresa y el contratista, el cual se encuentra registrado en el contrato. El plazo es el tiempo de duración del contrato o el periodo en el que el contratista puede ejecutar el objeto del contrato. La fecha de inicio y la fecha de terminación serán las fechas en las que se inicia la ejecución del contrato y la planeada para la terminación del mismo, teniendo en cuenta el plazo de ejecución. Habrá de señalarse el nombre y el cargo del ordenador del gasto y el supervisor por parte de la empresa u organización, y el nombre o razón social y si es persona natural o jurídica por parte del contratista. También se pueden indicar los “considerando” que se crean pertinente en el acta de inicio. En cuanto a las pólizas, se indicarán todas las casillas de acuerdo con la información suministrada por la aseguradora.  

Informe de supervisión

El informe de supervisión debe contener en primer lugar la fecha de elaboración del informe, esta es la fecha en la que se elaboró y el número consecutivo del informe de supervisión. En cuanto al tipo de contrato hay que seleccionar el tipo de contrato según corresponda. El número del contrato se identifica con el número del registro. Se incluirá también el valor del contrato en números y el nombre del contratista que ejecuta el contrato, ya sea persona natural o jurídica. En el objeto del contrato se indicará la descripción del propósito por el cual se celebró el contrato, el cual debe ser el mismo en todos los documentos. Irá seguido de la fecha de inicio y de la de finalización del contrato, ambas pactadas en el acta de inicio. El valor a pagar es la cifra en números del pago que se va a realizar. Este puede ser el total de la orden o parcial, según las condiciones de pago pactadas. El porcentaje de ejecución es la valoración de ejecución del cumplimiento del objeto del contrato a la fecha del informe. El cumplimiento de obligaciones del contratista en el periodo de reporte especificará el estado de cumplimiento de dichas obligaciones las cuales están establecidas en el contrato. El seguimiento del contrato es el cumplimiento del contratista con respecto a unos criterios establecidos, y el aval de pago el espacio donde se aprueba el pago de la factura y cuenta de pago presentada por el contratista. Finalmente, los anexos corresponden a una selección de documentos que soportan el informe de supervisión según corresponda, tales como informe de actividades, registro fotográfico, listado de asistencia, relación de pagos, actas de entrega, entre otros. Tras este informe de evaluación del contratista o de supervisión también habrá que llevar a cabo un acta de finalización y un acta de liquidación, en la cual quedará plasmado que las partes se declaran en paz, una vez dado por liquidado el contrato, o dejar las salvedades que se estimen necesarias.  

Software HSETools Excellence

Dentro del Software HSEToolse Excellence en el módulo de planificación y control de las actividades derivadas de la gestión HSE, es posible el establecimiento de los planes de acción de acuerdo con la evaluación de riesgos y el estudio de la eficiencia de los controles, auditorías o inspecciones. Además, el sistema tecnológico emite notificaciones sobre tareas pendientes a las personas indicadas. De este modo se asegura que los procesos cuentan con la asignación de recursos correspondientes. Se trata de una solución tecnológica modular, innovadora y parametrizable.