Reportes imprescindibles para la Revisión por la Dirección con la Norma ISO 9001:2015

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Revisión por la Dirección

Hoy en día, hay tanta incertidumbre en el mercado que las organizaciones deben contar con una capacidad de resiliencia que le garantice su supervivencia, donde la alta gerencia representa un factor clave de éxito con la ayuda de la herramienta Revisión por la Dirección, a través de la medición del desempeño de su Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y las acciones que se hacen en pro de su mejora continua.

¿Qué es la Revisión por la Dirección?

Es una reunión periódica planificada que debe realizar la Alta Dirección de la organización, con el objetivo de revisar el SGC y verificar su conveniencia, adecuación, eficiencia y alineación continua con la Dirección estratégica organizacional. Se realiza a través de la verificación, análisis y control de las entradas de la revisión (información), para posteriormente establecer sus salidas en pro de optimizar continuamente el sistema y garantizar la satisfacción de los clientes y demás partes interesadas. La Norma ISO 9001:2015 en su Numeral 9.3 establece cuales deberán ser las entradas y salidas de la revisión por la dirección, las cuales deben estar estructuradas y documentadas con la siguiente información:

Entradas de la Revisión de la Dirección según el Numeral 9.3.2 de la Norma ISO 9001:2015

Este proceso debe implementarse de acuerdo a la planificación realizada, además debe contener las siguientes consideraciones:

En qué estado se encuentran las acciones procedentes a las revisiones realizadas anteriormente.
Todos los cambios inherentes al contexto interno y externo pertenecientes al SGC.
Toda la información referente al desempeño y eficacia del SGC, considerando la satisfacción del cliente, el cumplimiento de los objetivos de calidad, desempeño de los procesos, las no conformidades y acciones correctivas, entre otras más.
Si los recursos que se determinaron fueron adecuados para la implantación, implementación, mantenimiento y mejora del SGC.
Evaluar la eficacia de las acciones que se definieron para abordar las oportunidades y riesgos.
Todas las oportunidades de mejora identificadas.

Salidas de la Revisión de la Dirección según el Numeral 9.3.3 de la Norma ISO 9001:2015

En este punto el estándar especifica que se deben establecer todas las acciones y decisiones que tenga relación con:

Las oportunidades de mejora identificadas.
Las necesidades de cambio identificadas en el SGC.
Establecer los recursos que solventen dichas necesidades.

¿Cuál debería ser la estructura imprescindible del reporte para la Revisión por la Dirección?

Para poder realizar un análisis, evaluación, control y documentación de las entradas y salidas del proceso de revisión por la dirección, además de poder optimizar la toma de decisiones y definir eficientemente las acciones que se deben implementar, es necesario entender la dinámica de cada una de sus salidas y como pueden estos procedimientos garantizar la mejora continua del SGC, para ello se describe su estructura a continuación:

Establecer las oportunidades de mejora como un paso hacia la excelencia.

Es necesario que la organización tenga la capacidad de establecer y seleccionar todas las oportunidades de mejora que se hayan identificado, para poder desarrollar las acciones que pueden ser de tipo correctivas, preventivas, mejora continua, cambios, reorganización e innovación. Que permitirán el cumplimiento de los requisitos del cliente y de esta forma poder maximizar su satisfacción, con la ayuda de la siguiente estructura:

Por medio de la identificación y expectativas de los clientes, se puede lograr la optimización de los productos y servicios, para que cumplan con sus requerimientos.
Implementar acciones que permitan prevenir, corregir o minimizar los efectos no deseados.
Optimizar la eficacia y el desempeño del SGC.

Estos procesos se pueden llevar a cabo por medio de la identificación de las No Conformidades indistintamente de su origen, además de las Acciones Correctivas que ameriten su aplicación, garantizo de esta forma la Mejora Continua de acuerdo a la conveniencia, adecuación y eficacia del SGC, por medio del análisis y evaluación de todas estas salidas, que al final no tendrán otro objetivo más que definir si existen necesidades u oportunidades de mejora.

Identificar Cualquier necesidad de cambio en el SGC.

Se requiere que la organización pueda abordar de forma planificada la ejecución de los cambios que se necesitan implementar en el SGC y todos sus procesos, garantizando de esta forma su optimización, en relación a las siguientes consideraciones:

Determinar el propósito del cambio identificado y sus posibles consecuencias.
Proteger la integridad del SGC.
Garantizar la disponibilidad de los recursos necesarios.
Realizar la asignación o reasignación de las autoridades y responsables.

Determinar las necesidades de recursos.

Es responsabilidad de la organización identificar, definir y proporcionar todos los recursos que se necesitan ser garantes de la validez y fiabilidad de los resultados obtenidos, al momento de realizar el seguimiento y control de las mediciones que se requieren para verificar la conformidad de los productos o servicios en relación a los requisitos, además de que estos recursos deben ser documentados y:

Acordes para poder desempeñar las actividades de seguimiento y medición del SGC que se requieren.
Ser suficientes para garantizar su idoneidad continua de acuerdo a su propósito.

En definitiva, la Revisión por la Dirección representa una herramienta de gestión efectiva que permite el aseguramiento de la idoneidad, adecuación, eficiencia y alineación continua del SGC con la Dirección estratégica organizacional de forma regular y planificada, dando como resultado una serie de decisiones y acciones que ayudaran a la determinación de las necesidades u oportunidades de mejora, apoyando la sostenibilidad y continuidad de negocio.

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