5 razones por las que el sistema de gestión de registros es importante en la gestión HSE

La Transformación Digital genera la necesidad de gestionar grandes cantidades de datos e información. Un Sistema de Gestión de Registros eficiente se convierte en una necesidad prioritaria para las organizaciones que quieren mejorar todos los días su Gestión HSE. Un Sistema de Gestión de Registros crea un repositorio completo de información, accesible y útil, para obtener mejores resultados, tratar nuevos riesgos, tomar las mejores decisiones y garantizar la Seguridad de los Empleados y una mejor relación con el medio ambiente. El Sistema de Gestión de Registros también resulta útil para satisfacer los requisitos de documentación y registros en estándares como ISO 45001 o ISO 14001, que son los que se vinculan de forma estrecha con la Gestión HSE.

¿Por qué es importante para la Gestión HSE implementar un Sistema de Gestión de Registros?

Los registros son importantes en cualquier área: comercial, financiera, legal, Recursos Humanos, contable… Sin embargo, en la Gestión HSE adquieren una relevancia aún mayor, que se explica por las siguientes razones:

1. Mejora de la productividad y el rendimiento

Los resultados justifican la existencia y el mantenimiento de cualquier Sistema de Gestión o programa. La Gestión HSE no es la excepción. Un Sistema de Gestión de Registros permite a los operadores de la Gestión HSE obtener información inmediata que les permite actuar de forma oportuna sobre los problemas, resolver otros con anticipación y mejorar los indicadores de rendimiento y productividad. Los beneficios son para los trabajadores, el medio ambiente, y, finalmente, la organización que ahorra dinero y evita multas y sanciones.

2. Ofrece apoyo estratégico

La Gestión HSE se alinea con los objetivos estratégicos de negocio de la organización. La cultura de mantenimiento, almacenamiento, accesibilidad y procesamiento de registros, trasciende a otros estamentos de la organización, creando cultura organizacional que contribuye a la mejora de procesos, y de la eficacia y productividad en diferentes áreas.

3. Garantizar el cumplimiento

Contar con el Sistema de Gestión de Registros hace que la organización cumpla con requisitos de estándares internacionales de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. Pero también es una demostración de cumplimiento normativo y legal, para organismos gubernamentales y reguladores. Los registros son, además, evidencia sólida sobre el cumplimiento con cualquier exigencia en el área HSE.

4. Asegurar la continuidad del negocio

Los eventos disruptivos son el resultado de la ocurrencia de riesgos de alto impacto, imprevisibles y difíciles de evadir. Las organizaciones que han implementado un Sistema de Gestión de Registros eficiente tendrán mayores oportunidades para enfrentar este tipo de eventos, conservando una operabilidad mínima que asegure la continuidad del negocio y la recuperación óptima en poco tiempo. Los sistemas de respaldo de información, por ejemplo, son el resultado de la acumulación ordenada y sistemática de registros en diversas áreas. Esto permite a la organización enfrentar riesgos de alto poder lesivo, aun cuando estos se presenten de forma imprevista.

5. Alcanzar la conformidad con regulaciones sobre protección de datos

La gestión acertada de registros contribuye a la salvaguarda de datos y a asegurar la confidencialidad de la información y su integridad. Esto facilita a la organización cumplir con reglamentos como el RGPD, en Europa, y otros similares en otras zonas geográficas del planeta. Esto fomenta la confianza en los clientes, inversores, empleados, reguladores y otras partes interesadas.

¿Cómo implementar un Sistema de Gestión de Registros eficaz?

La implementación requiere planificación cuidadosa. Los pasos a seguir son:

• Establecer las necesidades de la Gestión HSE, regulatorias, normativas y de las partes interesadas. Esto ayuda a determinar el tipo de registros que se requieren, la calidad, características y aspectos relevantes sobre la seguridad de almacenamiento y accesibilidad.
• Identificar los objetivos que se pretende alcanzar y que motivan la implementación del Sistema.
• Elegir el proveedor de la solución informática que se encargará de gestionar los registros, almacenarlos y proveer los requisitos de seguridad y accesibilidad.
• Crear, publicar y comunicar políticas, desde la Alta Dirección, que expliquen los procedimientos de obligatorio cumplimiento, para la retención, incorporación, tratamiento y acceso de los registros.
• Diseñar una estructura de almacenamiento, que considere la clasificación, categorización y disposición ordenada de los registros.
• Crear mecanismos de etiquetado, basados en metadatos o palabras clave, fecha, origen u otros criterios, que faciliten la búsqueda posterior de los registros.
• Crear estrategias para la migración o traslado, cuando se trata de integrar un Sistema ya existente con otro, o cambiar de plataforma tecnológica.
• Establecer programas de capacitación, para el uso de la nueva tecnología, especialmente para los empleados que tendrán funciones dentro de la Gestión de Registros.
• Hacer seguimiento del desempeño de la herramienta elegida, informando sobre su evolución, la aceptación por parte de los empleados, la facilidad de uso, la calidad de los informes, la accesibilidad, la seguridad y la capacidad para mejorar de forma continua.

Software HSETools

El Módulo de Gestión de Documentos y Registros es la herramienta encargada de mantener la documentación y los registros bajo control, sin errores, durante todo su ciclo de vida. Este Módulo forma parte del Software HSETools, solución basada en la nube que automatiza los procesos de la Gestión HSE, incrementando la eficacia y estandarizando procesos y procedimientos de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. Todas las semanas tienes una nueva oportunidad para ver cómo funciona esta plataforma. Solo necesita unirte a nuestra próxima DEMO online gratuita.