Software para gestión medioambiental: 6 procesos clave que la tecnología ayuda a agilizar y optimizar

La decisión de implementar un software para Gestión Medioambiental surge en cualquier punto de un camino que inicia con la idea de mejorar la gestión ambiental, y llega hasta la certificación de un Sistema basado en un estándar internacional. Algunas organizaciones eligen ahorrar tiempo y dinero haciéndolo desde el inicio. Otras, prefieren avanzar en su modelo de gestión antes de elegir el software para Gestión Medioambiental apropiado. De una u otra manera, lo cierto es que las organizaciones entienden la importancia de incorporar tecnología a la gestión, y que esta es una decisión que redundará en el logro de objetivos, aún después de obtenida la certificación de un Sistema de Gestión Ambiental. Y lo entienden porque, en la actualidad, es evidente que la tecnología ayuda a agilizar la gestión y a lograr objetivos, especialmente en procesos clave. A continuación, explicamos cinco de esos procesos en los que la colaboración de un software para Gestión Medioambiental hace la diferencia.

¿Qué procesos clave se agilizan y optimizan con un software para Gestión Medioambiental?

La Gestión Ambiental tiene unos objetivos ambientales específicos. Pero, existen también unos objetivos generales que son comunes a todas las organizaciones: mejorar la relación con el medio ambiente, asegurar el cumplimiento normativo, generar confianza en la comunidad y en los empleados, o implementar un sistema normalizado basado en un estándar internacional, como ISO 14001. La definición de unos u otros objetivos, que se hace en la etapa de planificación de la implementación, tiene una incidencia alta en la toma de la decisión de implementar el software para Gestión Medioambiental y en qué momento hacerlo. Comprender los procesos que se optimizan y agilizan con la adopción de un software para Gestión Medioambiental ayudará a tomar la mejor decisión en el momento oportuno. Seis procesos se destacan:

1. Definición de objetivos de impacto ambiental

Las organizaciones deciden implementar una Sistema de Gestión Ambiental, entre otras razones, porque necesitan alcanzar objetivos específicos. Los objetivos generales, son fáciles de comprender. Pero la definición de objetivos específicos entraña ciertas dificultades que pueden ser salvadas con apoyo tecnológico. Uno de los subprocesos que se desarrollan en esta definición es la evaluación de actividades operativas. Las organizaciones de gran tamaño y complejidad necesitan evaluar un número impresionante de actividades, tareas y procedimientos, antes de llegar a un resultado útil para el propósito de definir objetivos específicos reales, medibles, alcanzables y relevantes. Además, estas tareas deben ser calificadas. Para ello, se asigna una puntuación. Un Software para Gestión Medioambiental es la herramienta precisa para evaluar cada aspecto, en cualquier área y en cualquier nivel de la organización.

2. Gestión de objetivos

Con los objetivos específicos identificados, los profesionales encargados necesitarán poner en marcha acciones para alcanzar esas metas. Es en este momento en el que el Software para Gestión Ambiental demuestra el valor de sus funcionalidades. El Sistema está preparado para recibir las acciones necesarias para la gestión apropiada de cada objetivo, asignando responsabilidades, notificando a las personas indicadas, haciendo seguimiento, monitorizando el avance y alertando sobre problemas, cuellos de botella o incumplimiento de tareas.

3. Gestión de documentos

La Gestión Ambiental, como cualquier otra, requiere la creación de documentos, la revisión, la actualización de otros, además de observar niveles de acceso autorizado a algunos de ellos, la disponibilidad eficaz de todos y el almacenamiento seguro de los que son obsoletos y de los actuales. La Gestión de Documentos suele convertirse en el cuello de botella en muchos Sistemas de Gestión. Algunas organizaciones optan por abordar el tema utilizando cuentas de correo electrónico y, por supuesto, los usuales documentos basados en herramientas de office. Esto supone contar con tantos criterios sobre ubicación, almacenamiento y seguridad, como personas estén involucradas en la tarea. El error humano está al alcance de la mano y la trazabilidad en el ciclo de vida de un documento ni siquiera se considera. Todo ello deja de ser un problema con la implementación de un Software para Gestión Medioambiental.

4. Gestión de tareas

Objetivos definidos, documentos para gestionar y muchas tares para realizar. Algunas de esas tareas ya se realizan para otros Sistemas, como Seguridad y Salud en el Trabajo, por ejemplo. Al ser recurrentes y repetitivas, es fácil automatizarlas con una solución informática, sobre todo cuando el número de ellas es muy alto. Una solución eficaz contará con un módulo que proporcione funcionalidades de asignación de tareas, de acuerdo a un orden de prioridad. Las personas que reciben la asignación serán notificadas sobre el tiempo que tienen para realizar la actividad y la persona a la que reportarán el avance en la tarea. Pero el sistema hará aún más: mostrará un panel completo del avance de todas las tareas, resaltando los puntos en los que se producen cuellos de botella, problemas o atrasos.

5. Gestión de la capacitación

La formación y la capacitación son elementos esenciales en el éxito de cualquier Sistema de Gestión. Y son procesos que mantienen vigencia durante todo el ciclo de vida del Sistema, desde la planificación, hasta la certificación, y aún dentro del periodo de mantenimiento. Pero la Gestión de Capacitación es algo más que contratar algunos programas y ponerlos a disposición de algunos empleados para completar un requisito. Es preciso identificar las necesidades de formación de cada persona, de acuerdo con su participación en el Sistema. Pero también es preciso medir el alcance de la formación, su efectividad y el nivel de absorción de conocimiento por parte del empleado que la toma. Tareas que pueden administrarse fácilmente con un Software para Gestión Medioambiental.

6. Gestión de auditoría

El enfoque en todos los estándares de gestión modernos, entre ellos ISO 14001, es hacia la mejora continua. Y las auditorías internas son el motor, el eje, el inicio y el fin de todo proceso de mejora continua. Los procesos a auditar en un Sistema de Gestión Ambiental son muchos. Las personas a entrevistar, los procedimientos a examinar, los formularios a completar… La automatización de muchas de estas tareas, y el suministro de información y documentos claves, con la debida inmediatez, son funcionalidades que garantizan el éxito y la eficacia de las auditorías internas y que son ofrecidas por el Software para Gestión Medioambiental.

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