Guía para la notificación de incidentes y cómo redactar un informe

La notificación de incidentes es un informe que tiene un alto valor para la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si un incidente se documenta y reporta de forma inmediata y adecuada, es más fácil prevenir incidencias más graves y accidentes laborales. Es importante entender cuándo es preciso elaborar una notificación de incidentes, qué significa este documento y qué pasos seguir para que el informe resulte eficaz y contribuya a identificar riesgos y evitar eventos más graves. Empecemos por definir la notificación de incidentes.

¿Qué es una notificación de incidentes?

La notificación de incidentes es un informe en el que se registran y documentan todos los detalles sobre un evento que provocó lesiones menores o, incluso, ningún impacto pero, y esto es lo importante, pudo generar un alto impacto negativo representado en lesiones graves o decesos. La notificación de incidentes recopila y captura con la mayor celeridad posible todos los hechos, circunstancias y condiciones que desencadenaron la ocurrencia del evento potencialmente negativo. El objetivo de este informe es capturar información, de ser posible en el mismo momento de ocurrencia del incidente, que permita realizar una investigación para detectar brechas de seguridad y la causa raíz del problema. La notificación de incidentes recoge todos los detalles de la escena del evento, documentación gráfica –fotos, esquemas, dibujos-, relato de los testigos y de los que sufrieron o pudieron sufrir las consecuencias, descripción de los elementos presentes en la escena y los comentarios de otras personas que trabajan en áreas circundantes o directores de área, aunque no estuvieran involucrados en el incidente.

¿Por qué realizar una notificación de incidentes?

Una razón básica y elemental para generar notificaciones de incidentes es cumplir con los requisitos de algún reglamento o de un estándar de Seguridad y Salud en el Trabajo. Pero estos documentos, además, permiten:

• Evitar que un hecho menor se convierta en un accidente con consecuencias graves, en el que se presenten lesiones graves o decesos e, incluso, se afecten o destruyan activos importantes para la organización.
• Mantener un registro histórico que facilite e los profesionales de Seguridad y Salud en el Trabajo, identificar riesgos y brechas de seguridad, puntos críticos, elementos recurrentes en los incidentes y establecer tendencias que los ayuden a anticiparse a la ocurrencia de otros eventos similares o más graves.
• Obtener información útil para la investigación de la causa raíz que, a su vez, llevará a diseñar una acción correctiva que elimine el problema y evite la repetición del incidente, o un evento más grave como un cuasi accidente o un accidente.

¿Cómo escribir una notificación de incidentes?

Una de las razones por la que las personas se abstienen de producir una notificación de incidentes es la complejidad que la tarea puede implicar, la obligación de completar interminables formularios y cumplir con protocolos intrincados dispuestos para este tipo de documento. Parece mucho trabajo para algo que al final no tuvo consecuencias fatales. Los incidentes son el origen de los accidentes graves. Por ello, es importante contar con una guía para la elaboración fácil, pero eficaz, de estos informes:

1. Reunir la información básica

La fecha, la hora, la definición precisa del lugar en el que ocurrió el incidente, los nombres y puestos de trabajo de los afectados, el nombre del supervisor de esa área, la identificación de las personas que sirven como testigos, la relación de las máquinas o equipos involucrados y algunos detalles que tengan alta relevancia para la ocurrencia del evento, como exceso de temperatura o suelo mojado, constituyen la información básica con la que inicia el informe.

2. Hacer una relación cronológica de los hechos

El siguiente paso es hacer una relación, secuencial, ordenada y cronológica de los hechos. Este relato lo hace de forma independiente e imparcial el autor del reporte, y se basa en los relatos de los testigos, aunque mantiene la perspectiva que se obtiene al escuchar los mismos hechos, vistos desde diferentes ángulos.

3. Analizar y evaluar el incidente

El profesional encargado de realizar la notificación de incidentes tiene en este espacio una oportunidad para incluir sus opiniones, sus conclusiones y la evaluación y análisis que obtuvo de los hechos relatados. Algunas de estas notificaciones son tan claras y tan específicas, que permiten concluir en el mismo documento, cuál es la causa raíz del problema e, incluso, formular acciones para eliminar el riesgo.

4. Describir las acciones reactivas que se presentaron

Antes de concluir el informe, es preciso describir todas y cada una de las acciones reactivas que se produjeron. En algunos casos, cuando se presentan lesiones menores, es preciso acudir a servicios médicos de emergencia o propiciar su asistencia al sitio del incidente. Otros incidentes, requieren que se aplique un correctivo inmediato. Es el caso de derrames de líquidos o aceites sobre una superficie. Cuando se trata de caídas de objetos, es necesario también actuar de inmediato para impedir consecuencias inmediatas más graves. Todo esto debe formar parte de la notificación.

5. Adjuntar imágenes, grabaciones u otro tipo de registros

De la misma forma que se registra en imágenes, vídeos, esquemas, grabaciones de voz, un accidente de tránsito o una escena de crimen, el incidente o el cuasi accidente también debe registrarse haciendo uso de esas herramientas. Es importante que la organización cuente con las herramientas tecnológicas apropiadas para registrar, documentar y producir notificaciones de incidentes, en cualquier lugar y en todo momento.

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