Software de gestión HSE: consejos para introducir el nuevo sistema involucrando a los empleados

Automatizar la gestión de salud ocupacional implementando un software de gestión HSE, es un paso importante hacia adelante para cualquier organización comprometida con el bienestar de sus trabajadores. Sin embargo, la acogida del proyecto entre los empleados puede parecer desalentadora al inicio. Las personas temen a los cambios. La posibilidad de no adaptarse al sistema nuevo, de perder el empleo como causa de la automatización que supone el software de gestión HSE que se implementa o, sencillamente, tener que aprender desde cero una nueva forma de hacer las cosas, hace que exista una oposición natural y hasta cierto punto comprensible. Esto no tiene por qué ser algo negativo si se puede lidiar con ello de forma creativa y convertirlo en una oportunidad. Lo que sucede en una organización que enfrenta este problema, es algo por lo que ya han pasado cientos de organizaciones y de ello se pueden derivar puntos muy positivos para la gestión HSE. Estos 10 consejos resultarán especialmente útiles en ese propósito.

Software de gestión HSE – Recomendaciones para vencer la resistencia involucrando a los empleados

Los profesionales en seguridad y salud en el trabajo han comprobado que involucrar a los empleados en la gestión reduce significativamente los riesgos y las consecuencias que puedan sufrir, como lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. Esto, que es válido para la gestión en general, también lo es para el evento específico de implementar un software de gestión HSE. Estos pasos allanarán el camino.

1. Hacer que la decisión sea compartida con ellos

Es diferente el mensaje que se envía cuando se comunica la decisión de contratar un software de gestión HSE, que el que recibe el empleado cuando se le dice “pensamos en mejorar la seguridad de los trabajadores, y este tipo de solución puede ayudar: ¿qué opinas?”. Aparecer con una decisión tomada generará oposición desde el inicio. Contar con la colaboración de los empleados, incluso para elegir el proveedor del software, tiene un impacto positivo. Y no se trata de conducir la opinión de los trabajadores. Se trata de contar con el concepto de quienes al final serán los beneficiados con el cambio.

2. Crear expectativa e interés por el tema

Con la semilla sembrada, es preciso abonar el terreno con seminarios, foros e incluso programas de capacitación enfocados en el tema de la seguridad y la salud en el trabajo. Aquí aparecerán algunos líderes naturales que se encargarán de promover el proyecto entre sus compañeros y avanzar en la aceptación del cambio y de los beneficios que con él llegarán para todos.

3. Impulsar el proyecto con el tono superior de la Alta Dirección

Un error recurrente en este tipo de proyectos es delegar la responsabilidad en el área de TI, de Recursos Humanos o, cuando es el caso, de Seguridad y Salud en el Trabajo. Aunque todos ellos tendrán una participación importante en la decisión y en la implementación, es claro que los trabajadores, en todos los niveles, aceptarán mejor la nueva solución si la idea se promueve desde el punto más alto en la organización.

4. Definir objetivos claros

Aumentar la seguridad de los trabajadores es un propósito loable, apenas natural para este tipo de proyectos, pero también vago y general. Una lista de objetivos concretos, como llevar el número de lesiones a cero en un determinado espacio de tiempo, obtener una certificación internacional o reducir los niveles de estrés en el trabajo, entre otros, ayudarán a obtener la aprobación y el compromiso de los empleados.

5. Dejar claro que no es una imposición

Imponer el software de gestión HSE por la fuerza siempre será una opción. Es probable que con el paso del tiempo, el resultado sea el mismo. Pero, ¿para qué generar un factor de resentimiento y de resistencia innecesario? Se trata de un beneficio para los trabajadores y lograr el consenso necesario será apenas cuestión de aprender a comunicar, justificar el proyecto, enfatizar los beneficios y, sobre todo, integrarlos en la toma de la decisión y en el proceso de implementación.

6. Mostrar ejemplos positivos

Muchas organizaciones ya han pasado por esta etapa y lo han hecho con éxito. Mostrar esos ejemplos, documentándolos o incluso promoviendo visitas a organizaciones en las que el software de gestión HSE ya forma parte imprescindible de la seguridad y la salud de los trabajadores, terminará de convencer a los opositores que aún resistan.

7. Probar demos de algunas soluciones preseleccionadas

La elección de la solución ideal pasará por probar algunos de los productos disponibles en el mercado. Algunos proveedores permiten probar el producto por un número determinado de días, sin ningún compromiso. Esta es una excelente oportunidad para involucrar a los empleados y hacerlos partícipes del proceso de selección. Algunos de ellos se sentirán tan satisfechos que pasarán de opositores a promotores de la idea.

8. Utilizar las obligaciones de cumplimiento como un argumento a favor

Muchas de las tareas que se desarrollan en Seguridad y Salud en el Trabajo responden a una obligación de cumplimiento con una norma, con un requisito o por petición de un organismo regulador. Los trabajadores entenderán que la adopción de un software de gestión HSE es una forma de garantizar el cumplimiento y que, de no hacerse, la organización se expone a sanciones, multas y otras afectaciones financieras que, eventualmente, conducirán a recortar personal.

9. Consultar a los empleados

En este punto, la organización ya puede asumir el reto de realizar una consulta entre los trabajadores para medir el nivel de aceptación del proyecto. Cada una de las acciones que se han tomado hasta el momento, habrán generado un aumento en el número de adeptos. La consulta terminará de vencer la resistencia que aún subsista.

10. Iniciar la implementación con capacitación y formación

Elegido el proveedor del software de gestión HSE y con la fuerza laboral comprometida con el éxito del proyecto porque han formado parte de él desde su origen, lo que resta es garantizar que todos los empleados sepan cómo aprovechar al máximo este nuevo recurso. Usualmente, los proveedores de este tipo de soluciones ofrecen horas de capacitación gratuitas. Es importante diseñar programas internos para replicar en toda la organización el conocimiento adquirido por quienes toman esos programas directamente del proveedor.

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El Software HSETools es una solución modular que, además de ofrecer soluciones para cualquier necesidad de salud ocupacional en todo tipo de organizaciones, resulta ideal para seguir procesos como el que hoy evaluamos, en los que es preciso involucrar a los empleados para introducir la tecnología en la gestión SST. Vigilancia de la salud, Gestión de riesgos, Gestión de Permisos de Trabajo, Gestión de Incidentes y Accidentes, Inspecciones y Checklist o Gestión de Documentos y Registros son solo algunas de las funcionalidades para la gestión SST que incorpora esta avanzada herramienta tecnológica. Acceda a una versión completa del software sin coste para evaluarla de primera mano. Solicite su DEMO aquí.