Cómo la firma electrónica mejora la gestión HSE

Gestión eficiente HSE

La firma electrónica es ese gráfico, símbolo o carácter mediante el cual el responsable de actuar en el apartado especifico de firma, tiene la posibilidad de realizar dicha actividad sin la necesidad de la presencialidad o uso de documentos físicos para validar su autenticidad ante otras personas y/o entes. Es necesario reconocer que la firma electrónica será útil a cabalidad toda vez que en cada país esta sea considerada como legal para formalizar cualquier tipo de tramite y/o transacción usualmente autorización y/o autenticación de procesos. Para poder hablar de la firma electrónica como herramienta para la gestión eficaz de los sistemas de gestión, es necesario reconocer que esto se debe a un comportamiento demandante desde unos años atrás, y es justamente la automatización de los procesos desde la tercera y cuarta revolución industrial, que considera todos aquellos cambios en la manera o forma en que realizamos nuestras labores, ya sea bajo entornos laborales, académicos como personales. La era digital ha permitido que muchas organizaciones no solo hagan marketing por medio de la tecnología, comportamiento que tiende al aumento cada vez más, llevando a que la adquisición de servicios y/o productos, se convierta en un proceso rápido y efectivo desde la requisición hasta la adquisición del bien desde toda la cadena de suministro. La automatización de los procesos en conjunto con la firma electrónica, ha provocado que el uso de los documentos en físico o manuscritos que soportan la gestión de las organizaciones, se convierta en parte del pasado considerando que la era digital provee de herramientas relevantes que permiten la disminución en el uso indiscriminado de recursos medioambientales en términos de papeleo o documentación.  

Firma electrónica y sus beneficios en la gestión HSE

Uno de los principales retos de la gestión eficaz HSE es la rapidez con la que desarrollamos nuestros procesos, sobre todo cuando se requiere de intermediarios que avalan el cumplimiento de un estándar, guía, política, manual etc. Dentro de los principales usos que tiene la firma electrónica para los sistemas de gestión HSE, se encuentran las listas de chequeo, documentos claves como las políticas de gestión, objetivos, compromisos de las partes, inspecciones de áreas. Este tipo de revisiones corresponden a procedimientos en los cuales se necesitan aprobaciones por parte de varias personas, dentro de los principales beneficios del uso de la firma electrónica para la gestión HSE se encuentran: Beneficios

• Funcionalidad: La firma electrónica, permite que cualquier documento pueda ser validado por medio de esta configuración.
• Rápida gestión: En los sistemas de gestión es usual que se requiera información rápida y válida para la presentación de documentos claves en términos de cumplimiento normativo, la digitalización en términos de firmas, permite precisamente tener esa agilidad de consecución de avales por parte de los responsables y/o encargados del sistema.
• Evita reprocesos: En varias ocasiones, en la administración e sistemas de gestión convencional, la autorización de procesos, procedimientos y demás documentación correspondiente, solicita de una serie de verificación de cumplimiento y usualmente se tiende a dejar documentos para firmar en algún otro momento, o en ocasiones se olvida firmar por algunos de los autores. La firma electrónica permite que aun cuando haya lugar a olvidos el proceso de firmado sea más rápido desde cualquier lugar sin necesidad de la presencialidad.
• Generación de valor: La automatización de cualquier tipo de proceso, efectuada de manera adecuada, siempre será un plus en la gestión de cualquier tipo de proceso organizacional, el uso de la tecnología como aliado en la administración del negocio, genera cierta confianza con respecto a los interesados de los procesos, motivándoles a la aceptación e involucramiento de las actividades económicas de la organización.
• Competitividad
• Alineación con el comportamiento global de automatización

La automatización de la gestión HSE supone una gestión de los procesos correspondientes al medio ambiente y gestión de la seguridad y salud de los colaboradores, de una manera más eficiente en términos de agilísimo, rapidez, confidencialidad, que reunidos entre otras características prometen realizar sistemas de gestión más eficientes y que generan mucho más valor a todos aquellos stakeholders. El uso de las firmas digitales en los sistemas de gestión ha sido un reto en todo el sentido de la palabra para aquellos que buscan hacer uso de dicho desarrollo, pues se tienen ciertas inseguridades no solamente por quien firma si no por quien recibe, toda vez que no se encuentre totalmente contextualizado con el uso de la misma. Sin embargo, no todo suele ser bondades, sobre todo cuando personas con pocos escrúpulos tienden a hacer uso de la firma electrónica como un método para la suplantación de identidades y aprobación de documentación ilícita.

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