Planes de formación HSE: cómo planificar un calendario anual de capacitación

La formación de los empleados en un programa de salud ocupacional no puede dejarse al azar. Los planes de formación HSE son el mecanismo apropiado para definir los temas, los programas y los empleados que recibirán la capacitación y el momento ideal para que lo hagan. El diseño de planes de formación HSE requiere establecer objetivos, identificar las necesidades de capacitación y disponer los recursos necesarios. Un calendario anual de capacitación permitirá planificar con suficiente anticipación todas las tareas y actividades, alinear los esfuerzos y disponer los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y cumplir con los requerimientos legales y normativos. ¿Cómo hacerlo? A continuación, explicamos una guía de seis pasos para planificar un calendario anual de capacitación, para cumplir con los requerimientos de los planes de formación HSE.

Planes de formación HSE – ¿Cómo planificar un calendario anual de capacitaciones?

Una de las razones para planificar capacitaciones anuales es adaptarse a los presupuestos disponibles, a los horarios de los trabajadores durante el año y a la disposición de instalaciones o requerimientos técnicos, dependiendo de la modalidad de formación elegida. Elaborar un calendario anual de capacitaciones requiere seguir estos pasos:

1. Identificar las necesidades de capacitación

El primer paso es identificar las necesidades de capacitación. Para ello será preciso tener en cuenta las obligaciones normativas, exigidas por ley o por algún regulador, pero también los compromisos contractuales y las necesidades que determinados puestos de trabajo específicos plantean. Los planes de formación HSE deben prever la rotación de empleados y los meses del año en que se presentará. Algunos oficios, en particular, requieren actualización de formación, como aquellos que se desarrollan en alturas, en espacios confinados o en condiciones particularmente adversas.

2. Establecer necesidades de formación adiciónales

La lista de empleados y temas que tenemos en este momento aún no está completa. En los registros históricos de incidentes y accidentes encontraremos que la causa raíz de muchos de ellos fue la falta de capacitación en algún tema determinado. Hablar con los empleados sobre los temas y los tipos de programas que podrían mejorar sus condiciones de seguridad, es una segunda forma de obtener información sobre los programas que deben implementarse en el año que se planifica y los empleados adecuados para recibir estas capacitaciones.

3. Elegir una modalidad de formación

Lo que sigue es elegir la modalidad de formación con base en los costos, pero también en la facilidad que represente para la organización y para los empleados. Básicamente encontramos las siguientes opciones:

• Presencial en una institución especializada.
• Presencial en las instalaciones de la organización.
• Capacitaciones virtuales HSE.
• Conferencias, foros o presentación de vídeos en la organización.
• Material impreso o transmitido por correo electrónico para que el empleado lo estudie.

El número de personas que requerirán tomar capacitación sobre un determinado tema influye directamente en la elección de la modalidad de formación. Un programa en particular, que solo tendrá dos alumnos, por ejemplo, no amerita contratar un programa presencial en una institución especializada. El objetivo en este punto siempre será optimizar los recursos de tiempo y dinero, satisfaciendo todas las necesidades de formación planteadas en los dos primeros pasos.

4. Establecer y ajustar el presupuesto

En esta etapa del calendario anual, ya tenemos una idea del costo financiero necesario para impulsar el proyecto. Es claro que si el presupuesto es limitado, se tendrán que hacer los ajustes necesarios para que, sin sacrificar los programas requeridos, se pueda llegar a todos los interesados con los recursos financieros disponibles. Formar a empleados clave, para que estos a su vez transmitan el conocimiento a los compañeros que lo requieran, es una buena idea cuando se trabaja con presupuestos muy limitados. La formación virtual siempre ofrecerá la mejor relación coste-beneficio, sobre todo porque elimina gastos de desplazamiento, y porque facilita al alumno estudiar cuándo y dónde mejores condiciones obtenga para su aprendizaje.

5. Aprovechar los materiales de capacitación disponibles

La formación de los empleados no inicia con el calendario anual que planificamos en este momento. De la gestión realizada en años anteriores, planificada o no, quedarán materiales pedagógicos, vídeos, publicaciones impresas, grabaciones de conferencias y otro tipo de recursos que permitirán resolver muchas de las necesidades de formación planteadas. Estos materiales no resolverán todas las necesidades, pero sí una buena parte de ellas.

6. Documentar la planificación y establecer mecanismos para verificar su eficacia

Documentar de forma adecuada toda la tarea, facilitará la gestión en años venideros. Pero también se necesitarán mecanismos para verificar que los empleados adecuados recibieron formación sobre los temas indicados y comprobar que asimilaron los contenidos, los entendieron y los ponen en práctica en sus tareas ordinarias. Los planes de formación HSE requieren información confiable, especialmente relacionada con la gestión de los empleados. Esta es una necesidad que puede resolverse utilizando la herramienta tecnológica precisa.

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