Pasos para digitalizar la gestión de contratistas en HSE

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Gestión de contratistas

Actualmente la automatización esta en auge gracias a la innovación tecnológica en los procesos. De hecho, la mayoría de las organizaciones han adoptado con éxito la utilización de programas automáticos. Sin duda alguna han logrado la optimización de sus operaciones. La gestión de contratistas no se queda atrás y mas aun en el contexto de la Salud, Seguridad y Ambiente (HSE).

¿Cómo lograr una gestión de contratistas digital y efectiva en solo 4 pasos?

Primer paso. Realizar un análisis del contexto actual con el objetivo de identificar las oportunidades de mejora que se detecten en el proceso de Gestión e Contratistas, además, de evaluar todos los posibles escenarios que traen como consecuencia situaciones adversas o posibles amenazas. Este análisis debe estar enfocado en la adopción e implementación de una herramienta tecnológica que funcione para el contexto HSE.
Segundo paso. Establecer los objetivos que se desean alcanzar por medio de la implementación de la digitalización, de acuerdo a las necesidades detectadas se deben establecer prioridades y en base a ellas definir una lista. Estos objetivos deben ser realistas, efectivos y medibles, para lograr un mayor control, eficiencia y eficacia.
Tercer paso. Escoger una herramienta tecnológica que se ajuste a las necesidades y pueda optimizar el proceso para la gestión de contratistas, evaluación factores como la funcionalidad del software, la flexibilidad, la facilidad de uso, la seguridad de la información, la disponibilidad, entre otros. Todo ello en pro de garantizar el cumplimiento de los objetivos y la capacidad de adaptabilidad de la organización al proceso de automatización.
Cuarto paso. Realizar un seguimiento continuo y medir los resultados, para poder validar el grado de cumplimento de los objetivos, además de determinar si realmente el proceso se ha optimizado. Por medio de la medición del desempeño del rendimiento de la herramienta tecnológica se podrá establecer un análisis de los resultados obtenidos. Esto se hará después de su implementación, considerando su funcionamiento, el total de horas que utilizan los colaboradores para gestionar sus actividades, documentar las incidencias u oportunidades de mejora evidenciadas.

Principales beneficios al implementar una gestión de contratistas digital en HSE

A pesar de existir un sin número de razonas por las cuales una organización debería adoptar este tipo de innovaciones tecnológicas en sus procesos, más allá de que el proceso sea más efectivo y se reduzcan los costos, a continuación, se definirán los principales beneficios:

Reducción de Costos por medio de la disminución de tiempo utilizado para gestión documental, los recursos físicos utilizados para la impresión, almacenamiento, traslado y resguardo de la documentación. Además del costo relacionado a la atención telefónica o vía correo electrónico de las diferentes solicitudes de las partes interesadas
Mayor Control Documental ya que la información estará disponible y actualizada en todo momento, resguardada bajo los principios de la seguridad de la información y procesada de forma automática.
Aumento del cumplimiento Legal y Normativo, Permitiendo a la organización validar al instante y efectivamente el desempeño el contexto HSE, teniendo una visión integral de todo el proceso, por medio del acceso oportuno a la información.
Optimización del proceso a través de la simplificación y centralización de las actividades, ya que los tiempos utilizados para la gestionarlas se reducen significativamente.
La obtención de una Visión Integral de todo el Panorama Organizacional lo cual ayuda a una toma de decisiones más asertiva y efectiva.
Realizar una Identificación Oportuna de Riesgos y Amenazas, por medio de las verificaciones continuas que se realizan.

No cabe duda de que la digitalización en la gestión de contratistas HSE tiene un impacto sumamente positivo en todo el proceso. Además, la automatización se ha vuelto cada vez más necesaria para la coordinación efectiva de actividades. De este modo, se garantiza el éxito sostenido a través de la simplificación, centralización, optimización y control de sus operaciones. Todo ello, promoviendo la eficiencia, minimizando los costos y ayudando a la continuidad de negocio.

Software para la gestión de contratistas HSE / SSOMA

Una gestión eficiente de los contratistas en HSE / SSOMA pasa por la digitalización de la gestión de proveedores otras organizaciones. Para ello es imprescindible contar con un software de gestión que facilite tanto la implementación como la gestión. Además un software de gestión como HSETools agiliza los trámites y hace partícipes a los contratistas mejorando la eficiencia de la gestión.