Evaluación final de proveedores para la coordinación de actividades empresariales

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Coordinación de actividades empresariales

Con el incremento en el número de las relaciones interorganizacionales desarrolladas en los mercados empresariales, se hace necesaria la coordinación de actividades o acciones empresariales, en el marco del establecimiento de mecanismos para el logro del crecimiento, rentabilidad y sostenibilidad de las organizaciones. Ahora bien, recordemos las tres etapas de gestión al contratista, las cuales comprenden el antes, durante y después, siendo esta ultima la etapa en donde tendremos la posibilidad de evaluar el desempeño final del contratista y que a su vez nos incrementa la probabilidad de generar relaciones más estrechas y eficaces con estos; por tanto, la pregunta a realizar sería: ¿cómo logramos esto? Pues bien, para ello se hace necesaria la realización de la evaluación final al contratista en donde podremos identificar factores asociados con la gestión realizada por este respecto a los peligros, aspectos e impactos ambientales generados durante el desarrollo de sus actividades objeto del contrato y en donde a su vez se obtienen los resultados que servirán como insumo para el establecimiento de acciones empresariales en pro de la mejora continua, lo cual traerá a su vez como consecuencia directa, el establecimiento de relaciones empresariales estrechas y eficaces. Teniendo claridad acerca de la relación e incidencia directa entre la evaluación final de proveedores y/o contratistas en la coordinación de acciones empresariales y las consecuencias o beneficios que esto puede traer, procederemos a centrarnos en los aspectos a tener en cuenta al momento de estructurar la evaluación final y con ello garantizar que las acciones empresariales establecidas conlleven al crecimiento, rentabilidad y sostenibilidad, tanto de la organización contratante, así como del contratista.

Evaluación final al contratista

Al momento de establecer la evaluación final al contratista en lo relacionado con HSE, deberíamos tener en cuenta aspectos tales como:

Gestión relacionada con los peligros identificados y riesgos evaluados.
Gestión relacionada con los aspectos e impactos ambientales identificados y evaluados.
Cumplimiento en la implementación de las medidas de control establecidas producto de la identificación y valoración de peligros, aspectos e impactos ambientales.
Implementación y eficacia de las acciones empresariales implementadas por parte del contratista.
Gestión realizada por el contratista en lo relacionado con el cumplimiento en los tiempos de realización de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
Cumplimiento en los protocolos y procedimiento de HSE implementados (uso de elementos de protección personal en el área de trabajo, cumplimiento protocolos de higiene, etc).
Cumplimiento en los pagos de aportes a seguridad social de los trabajadores.
Gestión realizada y relacionada con restricciones médicas de los trabajadores.
Índice de frecuencia en la accidentalidad laboral por parte del contratista.
Índice de enfermedad laboral por parte del contratista.
Gestión del contratista en lo relacionado con el reporte de actos y condiciones inseguras, al igual que en el desarrollo de acciones producto de dichos reportes.
Participación en las investigaciones de los accidentes laborales.

Este listado puede ser tan detallado y extenso como el contexto lo amerite, pero el mensaje estaría encaminado a que como mínimo tengamos en cuenta los aspectos mencionados anteriormente y más aún la consideración de los resultados obtenidos al momento del establecimiento de la coordinación de acciones empresariales, garantizando la coherencia y alineación de estos con los resultados obtenidos.

Coordinación de actividades empresariales

Como hemos venido observando la realización de la evaluación final al contratista y/o proveedor tiene vinculo o afectación directa en la coordinación de acciones empresariales, de tal forma que no nos podemos quedar con haber realizado la evaluación final, por lo contrario deberíamos como primera medida informar al contratista y/o proveedor de los resultado obtenidos y con ello de un forma mancomunada establecer las actividades empresariales a lugar, en pro de la mejora continua tanto de las relaciones empresariales así como de nuestro Sistema de Gestión HSE.

Injerencia de la coordinación de acciones empresariales en futuras contrataciones

En línea con lo expuesto anteriormente podemos observar como la gestión del contratista posterior a la finalización del contratado y enmarcada dentro de la evaluación final y la coordinación de acciones empresariales, toma relevancia, particularmente al momento de futuras contrataciones, toda vez que los resultados obtenidos nos permitirán el establecimiento de una clasificación de los contratistas, proporcionando a su vez un elemento de entrada para la toma de decisiones y trayendo consigo la generación de relaciones a largo plazo, estrechas y eficaces.

Plataformas tecnológicas como factor clave en la evaluación final y coordinación de acciones empresariales

Finalmente destacar como estrategia para gestionar tanto la evaluación final, así como la coordinación de acciones empresariales, la utilización de plataformas tecnológicas que nos permitan contar con información oportuna y veraz, garantizando la traza de la misma y la respuesta oportuna ante las situaciones que lo ameriten, lo cual traerá consigo tanto la optimización de los recursos, así como los tiempos de respuesta en nuestra gestión.

Software para la gestión de contratistas

Las organizaciones que cuentan con proveedores y contratistas o coordinación de actividades empresariales (CAE), deben realizar su gestión de un modo unificado, de esta manera, se logra favorecer su involucración dentro del sistema HSE y, además, se garantiza la seguridad de la información tratada. Para lograrlo, muchas de estas empresas están haciendo uso de soluciones tecnológicas, como es el caso de HSE Soft. HSETools le ayudará registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas gracias a la automatización de la gestión HSE. En el ámbito de la gestión de contratistas, esta solución le permitirá:

Mejorar las relaciones y las actividades de los diversos contratistas y partes interesadas de la organización.
Unificar la información de los contratistas y así facilitar la explotación de la información, generando si es necesario reportes para presentar a gerencia.
Inventarios, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de los contratistas y de sus empleados.
Contar con un sistema de alertas para asegurar que las tareas se están ejecutando a tiempo.
Suministrar a sus contratistas un portal particular desde el cual reportar la información que se le solicite.
Garantizar la confidencialidad de la información almacenada en el sistema.

En definitiva, con este software se identifican de forma correcta a los contratistas, logrando su involucración total en el sistema. Igualmente, emplea plantillas preconfiguradas con la estructura deseada para solicitar la información o requisitos a los contratistas y facilita, por ejemplo, el cumplimiento de las entregas establecidas en un tiempo concreto.