Guía completa de gestión de riesgos del contratista

Todas las organizaciones necesitan trabajar con proveedores y contratistas externos. La gestión de riesgos del contratista es entonces, un elemento esencial en las relaciones con este tipo de “socios”. Los contratistas y proveedores, en general, suministran a las organizaciones servicios, materias primas y repuestos, entre otros insumos, necesarios todos ellos para la operación. La gestión de riesgos del contratista y del proveedor, es un factor para administrar una organización exitosa. La gestión de riesgos del contratista y del proveedor externos, al igual que la evaluación de riegos que se realiza sobre los procesos y actividades de los empleados de la organización, requiere identificar, priorizar y tratar los peligros. Hoy, ofrecemos una guía completa sobre lo que es la gestión de riesgos del contratista y otros proveedores externos.

Gestión de riesgos del contratista – ¿Qué es?

Es importante comprender quién o qué es un contratista o un proveedor externo, en el contexto organizacional. Los contratistas y proveedores de cualquier organización, proporcionan soluciones a requerimientos indispensables para el negocio. Los contratistas, específicamente, son socios comerciales que se presentan en diversos escenarios:

• Organizaciones que prestan servicios de aseo y mantenimiento de instalaciones en general.
• Personas que prestan servicios a una organización, como consultores, auditores externos, consultores tecnológicos, entre otros.
• Organizaciones que prestan servicios de vigilancia y control.
• Cualquier organización que ofrezca servicios a una organización, sean otras organizaciones o personas, en el área de asesoramiento, por un periodo prolongado de tiempo.

La gestión de contratistas y proveedores, es entonces, el conjunto de tareas que se deben adelantar para mantener una relación fluida, cordial, cooperativa y eficiente, con estos, que, finalmente, son socios en el desarrollo de la estrategia de negocios de la organización. Dentro de esta gestión, en general, se destaca la gestión de riesgos del contratista, como un componente muy importante. Los contratistas y proveedores externos plantean muchos riesgos. Entre ellos, podemos mencionar los financieros, reputacionales, de cumplimiento, legales, y, sobre todo, de la seguridad y la salud. Sobre estos últimos enfocamos nuestra guía.

¿Por qué es importante la gestión de riesgos de seguridad y salud, de los contratistas y proveedores externos?

En el área de seguridad y salud en el trabajo, los riesgos pueden ser enormes. Es claro que contratistas y empleados de la organización, al compartir el mismo espacio de trabajo, están expuestos a los mismos riesgos, pero también protegidos por el mismo Sistema de Gestión. Pero no son iguales. Deficiencias de formación o de protección sanitaria en caso de enfermedades o accidentes, son dos áreas que deben ser evaluadas, identificadas y niveladas, con respecto a los estándares que presentan los empleados de la organización. Esto implica desarrollar una estrategia integral de gestión de riesgos del contratista y el proveedor. ¿Cómo hacerlo?

Gestión de riesgos del contratista y el proveedor externo ¿Qué debe incluir?

Básicamente, la gestión integral de riesgos de un contratista o un proveedor externo, aborda cinco componentes esenciales:

Inventariar contratistas y proveedores externos

Empezamos por tener claridad sobre las personas que serán objeto de la gestión. Para ello, realizamos un inventario de contratistas y proveedores externos, que desempeñan sus tareas dentro de las instalaciones de la organización. Este debe ser un inventario categorizado y priorizado, que tenga en cuenta el ciclo de vida de los contratistas dentro de la organización. Esto es especialmente importante ya que, organizaciones que prestan servicios de vigilancia, por ejemplo, cuentan con políticas de rotación de sus empleados con determinada periodicidad.

Definir y actualizar protocolos

Hablamos de las diferencias entre un contratista y un empleado. Para establecerlas, es preciso definir protocolos de seguridad y salud, y de evaluación de riesgos. Protocolos que deben ser documentados y revisados en forma periódica, o cuando se presenten modificaciones tecnológicas, legales o estructurales, que así lo requieran.

Auditar a los contratistas

Para priorizar y categorizar a los contratistas, es preciso conocer sus condiciones precisas de formación, entrenamiento, y de cobertura de servicios de salud, entre otros. La organización del contratista, ¿ha implementado un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo?, ¿los empleados del contratista han recibido entrenamiento en seguridad ocupacional?, ¿tienen cobertura de salud para accidentes? La mejor forma de conocer con certeza la respuesta a estos y otros interrogantes, es practicando auditorías a los contratistas.

Realizar análisis de riesgos

Cómo todos los proyectos o las estrategias comerciales, la evaluación de riesgos es el punto central de toda la gestión. Es en esta etapa en la que hallamos los riesgos a los que está expuesta la organización, pero, en este caso específico, los que se derivan de la relación con los contratistas en el campo de seguridad y salud en el trabajo. La evaluación de riesgos requiere el uso de modelos de análisis y herramientas como mapas de riesgo, por ejemplo. El objetivo es establecer el impacto y la probabilidad de los riesgos, para, así, tomar decisiones sobre su tratamiento. Algunos se podrán eliminar, para otros habrá que buscar la forma de minimizarlos. Otros pueden representar una oportunidad.

Implementar acciones de tratamiento

Del resultado de la evaluación de riesgos, dependen las acciones que se tomen para tratar los riesgos. Algunos, como ya anotamos, serán eliminados. Otros, podrán ser compartidos o aceptados. Lo más importante es tener la capacidad para monitorear el resultado de las acciones de tratamiento. En este punto puede ser importante contar con un sistema de alertas que avise sobre el retraso o incumplimiento de tareas asignadas. Los contratistas encontrarán muchas oportunidades si cuentan con un acceso a una plataforma que les permita reportar información sobre incidentes o accidentes.

Software HSE – Gestión de Contratistas

La Gestión de Contratistas cuenta ahora con una herramienta que invita a proveedores y contratistas a integrarse al sistema de gestión de seguridad y salud, utilizando una plataforma única y modular. El Software HSE, incluye un módulo especializado en la Gestión de Contratistas, que, entre otros beneficios incluye:

• Mejora de las actividades y las relaciones con los contratistas.
• Una sola plataforma para unificar y consolidar la información.
• Inventarios de contratistas, que categoriza cada uno de ellos y presenta su ciclo de vida.
• Sistema de alertas para notificar sobre el cumplimiento o incumplimiento de tareas asignadas.
• Portal de acceso para contratistas.
• Confidencialidad de la información.

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