Cómo implicar al contratista en las políticas de HSE

Contratista

Durante el proceso de diseño del Sistema de Gestión encontramos la actividad asociada con el establecimiento de la política de HSE, documento mediante el cual se establecen las directrices relacionadas con el compromiso de la organización hacia la implementación del SG-HSE y que servirán como referente respecto al establecimiento de los demás componentes del sistema: objetivos, programas, recursos, controles operacionales, etc. Por tanto, la gestión relacionada con los contratistas no puede ser ajena a dicho propósito y por lo cual esta debe estar alineada con el propósito de dar cumplimiento a las directrices de dicha política, toda vez que esta debe tener como alcance todos los centros de trabajo de la empresa contratante, al igual que todos sus trabajadores independientemente de su tipo de contratación o vinculación. En línea con lo anterior es importante considerar ciertos aspectos a tener en cuenta dentro de la gestión del contratista, en busca de lograr la alineación esperada entre el contratista y la política de HSE.

La política de HSE como referente de cumplimiento por parte del contratista.

Al momento de establecer los vínculos contractuales con el contratista, acostumbramos darle a conocer todo aquello que para nosotros como contratantes es importante y que requerimos de parte de este su cumplimiento, por tanto, dentro de ese listado de elementos a socializar al contratista y que a su vez requerimos de su cumplimiento se encuentra la política de HSE. Claro está, que no se trata tan solo de informarle al contratista de la existencia de la política, sino por lo contrario, como contratantes debemos garantizar su comprensión y entendimiento, al igual que su cumplimiento durante todo el tiempo de la relación contractual. Ahora bien, el interrogante entonces sería: ¿cómo hacemos esto?, pues bien, para ello se puede establecer como mecanismo, la realización de una inducción al contratista en donde se comuniquen las directrices de la política y a su vez se evalué la comprensión de la misma. De igual forma es importante de nuestra parte como contratantes garantizar que esta se encuentre disponible en un lugar de fácil acceso y consulta por parte del contratista y sus trabajadores.

La política de HSE como factor clave en la toma de conciencia de parte del contratista.

Como uno de los nuevos elementos incorporados a nivel normativo, en lo que respecta al diseño e implementación de los Sistemas de Gestión, encontramos la toma de conciencia por parte de los trabajadores, indistintamente del tipo de contratación. Por tanto, es importante nuestra gestión como contratantes al respecto, en busca de contribuir a que esto suceda, toda vez que el espíritu normativo esta enfocado a que el trabajador interiorice los elementos del sistema de gestión HSE, entre ellos la política, como un mecanismo que conlleva a garantizar sus condiciones laborales, de tal forma que como empresa contratante propendemos su seguridad y bienestar laboral al igual que la preservación del medio ambiente. En línea con lo anterior el implicar al contratista en la política de HSE, se convierte en un mecanismo ideal para el logro de dicho objetivo.

Como impacta el contratista en el cumplimiento de la política HSE.

La política HSE es el referente respecto a nuestro compromiso como organización en lo relacionado con la prevención de lesiones y enfermedades en el trabajador al igual que la preservación del medio ambiente, por tanto, es deber como contratantes garantizar el cumplimiento de todos los controles operacionales establecidos en aras de tal propósito. Propósito que no es ajeno a desviaciones producto de incumplimientos por parte de los trabajadores del contratista, toda vez que dicho contratista puede ser fuente de generación de condiciones y actos inseguros que conlleven al incremento de los índices de accidentalidad y enfermedad laboral, tanto para los trabajadores del contratante, así como del contratista, lo cual puede traer consigo: Pérdidas económicas por conceptos de pagos de incapacidades, tiempos improductivos, multas legales, etc., impactando directamente el cumplimiento de las directrices de la política, así como en el índice de desempeño del Sistema de Gestión HSE. Teniendo en cuenta el contexto relacionado anteriormente, es fundamental contar con una excelente gestión del contratista, la cual nos garantice la alineación de este con nuestra política de HSE, de tal forma que podamos disminuir la probabilidad de ser impactados de forma negativa y por lo contrario este impacto sea tan positivo como sea posible, promoviendo la mejora continua del Sistema de Gestión de la mano de nuestros contratistas. Finalmente podríamos inferir la importancia y ganancia de hacer partícipe al contratista y sus trabajadores con la política de HSE desde el punto inicial de la relación contractual, toda vez que esto trae consigo el fortalecimiento de la coordinación de acciones empresariales entre contratante y contratista, en procura del crecimiento, rentabilidad y sostenibilidad de nuestra organización.

Software para la gestión del contratista

Durante todo el proceso de gestión del contratista, del que hemos ido hablando a lo largo de este artículo, es necesario cumplir con tiempos de entregas de documentación y otro tipo de requisitos, por ello, las organizaciones hacen uso de soluciones tecnológicas HSE. Con HSETools, entre otras funciones, las compañías optimizan la gestión del contratista ya que simplifica la:

• Evaluación de proveedores para la contratación
• Participación del proveedor con un acceso a terceras partes
• Gestión de tareas llevando un control de fechas y plazos
• Participación de terceros en el reporting
• Privacidad del sistema, haciendo uso de un completo sistema de gestión de permisos

Es imprescindible contar con el control total de la gestión HSE, mucho más allá de la gestión de contratistas. HSETools le permite registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas a través de la automatización de la gestión HSE. Cuenta con módulos como gestión de contratistas, vigilancia de la salud, gestión de riesgos, gestión de incidentes y accidentes, gestión de documentos y registros, planes de acción y programas de control entre otras. Puede revisar el resto de módulos haciendo clic aquí.