Alcance de un sistema de gestión ambiental: qué debe incluir y quién debe determinarlo

El alcance de un sistema de gestión ambiental es el resultado de una evaluación en la que se consideran riesgos, obligaciones, objetivos y compromisos que ha adquirido la organización con su comunidad, sus empleados, sus inversores y sus clientes. De la acertada definición del alcance de un sistema de gestión ambiental depende la capacidad de esta estructura de procesos para alcanzar los objetivos ambientales y minimizar el impacto de la operación en el medio ambiente, pero también cumplir con las obligaciones regulatorias. Por diferentes razones, el alcance puede ser limitado o muy amplio. Puede abarcar todos los procesos y obligaciones de la organización o apenas abordar algunas áreas a nivel local. Estándares de cumplimiento internacionales como la norma ISO 14001 requieren determinar el alcance de un sistema de gestión ambiental desde sus disposiciones iniciales. A continuación, explicamos cómo hacerlo, quién debe llevarlo a cabo y qué debe incluir.

¿Qué considerar al determinar el alcance de un sistema de gestión ambiental?

En la práctica, el alcance de un sistema de gestión ambiental se expresa en una o dos líneas. Cuanto más breve y concreto sea, mejor. Sin embargo, llegar a esta concreción requiere considerar varios aspectos:

• Las actividades que pueden tener impacto ambiental significativo.
• Los productos o servicios que provee la organización, incluyendo su ciclo de vida.
• El lugar en el que opera la organización (si tienes otras ubicaciones ¿sobre ellas tendrá alcance el sistema?).
• Las obligaciones de cumplimiento normativas o regulatorias.
• Los compromisos adquiridos con comunidades, empleados, socios o inversores.
• El objetivo esencial del sistema.

Así mismo, es importante entender que el alcance definido afectará a personas, procesos, funciones, procedimientos, instalaciones físicas e incluso, sistemas de producción de servicios y productos.

¿Qué debe incluir el alcance de un sistema de gestión ambiental?

Si bien la definición del alcance se reduce a un par de líneas, el documento que lo contiene y en el que se registra, debe ser un poco más amplio e incorporar algunos elementos esenciales. El objetivo de la definición es el primero de ellos. Además, es preciso incluir:

• Los procesos, procedimientos, actividades y tareas involucrados.
• Los productos y servicios.
• Instalaciones físicas a las que se limitará el sistema.
• Áreas o departamentos.
• Ubicaciones o sucursales.

Estos elementos se mencionarán y delimitarán. Pero también se describirán con precisión. En el caso de los productos y servicios, es necesario detallar las características, especificar el proceso de producción y describir el proceso de almacenamiento y distribución, y disposición final, para lo cual es muy importante conocer el ciclo de vida completo.

¿A quiénes incluir en la definición del alcance?

En primera instancia, la determinación del alcance de un sistema de gestión ambiental debe incluir a todas las personas de la organización, en todos los niveles. Pero, especialmente a:

• Directores de áreas clave, como producción o el área de Gestión Ambiental, cuando esta existe.
• Encargados del área de cumplimiento.
• Secciones o departamentos definidos con precisión en el alcance.
• Personas con responsabilidades en el Sistema.

¿Quién debe determinar el alcance de un sistema de gestión ambiental?

La responsabilidad es atribuida sin restricciones a la Alta Dirección. Sin embargo, es claro que debe recibir apoyo de diferentes personas (mencionados en el apartado anterior). Se destacan en este punto el aporte de los profesionales en el área de gestión ambiental, pero también los responsables de garantizar el cumplimiento dentro de la organización. Aunque muchas personas intervienen, aportan y opinan, finalmente la decisión y la autoridad recaen sobre la Alta Dirección. Finalmente, la Alta Dirección considerará requerimientos específicos de diferentes partes interesadas, obligaciones de cumplimiento y el contexto interno y externo, para la determinación final del alcance del sistema de gestión ambiental. Determinado el alcance, el siguiente paso es comunicarlo y facilitar su acceso a todas las personas de la organización y todas las partes interesadas externas. Una definición acertada y acorde con los objetivos del Sistema tiene altos requerimientos de información. La tecnología, provee la información oportuna, pero también facilita compartir informes, datos y documentos en toda la organización así como con agentes externos.

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