Indicadores (KPI) más utilizados en la gestión de contratistas.

KPI para contratistas

Los indicadores son claves en cualquier sistema de gestión y no menos en HSE, especialmente cuando deseamos evaluar contratistas o determinar el grado de adecuación de su trabajo a las especificaciones deseadas.

¿Qué significa y qué es un indicador o KPI?

La sigla KPI es inglés de Key Performance Indicator, a lo que se convierte como Indicador Clave de Rendimiento o Desempeño. Universalmente, un KPI se formula a través de un porcentaje o puntuación, lo que proporciona que su resultado pueda ser contrastado en el tiempo. El resultado es una métrica clave que nos permite conocer el estado de un proceso en particular dentro de nuestra organización, medir la certeza de las acciones y descubrir oportunidades de mejora, pudiendo saber si continuaremos por el mismo camino o deberemos modificarlos en el tiempo.

Definir un KPI para contratistas

Se deben cumplir con 5 reglas para los KPI, esto para certificar que los datos que van a dar como resultado serán útiles. Hay cinco pautas que se logran tener en cuenta y es la metodología de la regla de la memorización, por medio de las primeras letras de SMART.

• Específico (Specific): Debe ser claro qué quiere medir y por qué.
• Medible (Measurable): Tiene que ser algo que se pueda medir a través de una escala de valores y dar como resultado un número.
• Accesible (Accessible): Hay objetivos que debe poseer y estos deben tienen que ser realista en función de los recursos que se tengan al alcance.
• Relevante (Relevant): Tiene que calcular un proceso que sea grave para el éxito de la organización.
• Acotado en el Tiempo (Time related): Tiene poseer con un plazo específico para ser medido.

¿Cuáles son los KPI’s que se manejan en el proceso de gestión de contratistas?

Actualmente como ya estamos al tanto de qué son y cómo se describen los KPI, veamos cuales serán aquellos que se utilizan dentro del proceso de control de contratistas y proveedores. Hay diferentes indicadores puntuales y cada uno debe manifestar a un proceso notable dentro de las acciones de los contratistas. Como apreciamos, los KPIs se precisan según los objetivos, de ahí, en lo referente a impulsos externos podemos citar dos tipologías de indicadores: los frecuentes o generales y los específicos.

KPIs Generales.

Estos son a los que nombramos de esta manera porque se utilizan para toda la organización. Hay organizaciones que disponen de múltiples KPIs de información ya establecidas. Unos de los más analizados son los siguientes:

• Indicador de Cumplimiento. Consiste en saber cuál fue el nivel de desempeño de la empresa contratista en relación a la documentación que debió entregar vs. los que evidentemente fueron presentados.
• Indicador de Precisión. Se visualiza cuán precisos han sido las empresas contratistas en la entrega de cada uno de los documentos de su nómina de recursos, en cada uno de los etapas de análisis.
• Indicador de Criticidad. Establece el nivel de criticidad de las empresas de terceras partes, según el riesgo que incorpora la documentación que no se ha mostrado en fecha. Mientras más importante sea el documento que no se ha presentado, el índice de criticidad será mayor.
• Indicador de Disponibilidad. Presenta cuál fue el tiempo que evidentemente los medios de la empresa contratista fueron habilitados para la empresa mandante en el transcurso de cada mes de análisis.

KPIs Específicos / Personalizados.

Llamamos KPI’s específicos a aquellos para cada empresa y estos deben ser determinados por la misma, ya que los indicadores que sirven para una empresa, pero para otra no son de utilidad, ya sea por su proceso o ejercicio de sus labores. Por consiguiente, además de encontrar KPIs ya definidos y establecidos como los que hemos revisado anteriormente, se pueden crear KPIs con objetivos propios, para medir procesos específicos, donde se logran determinar las variables y parámetros que se concluya para cada uno de los consumidores finales. Podemos definir algunos que nos permita establecer algunos con fórmulas propias de evaluación para las empresas contratistas. Cuando hablábamos de capital externo, o los recursos que cada empresa cuenta, hay una de las cosas más arduas de saber, y es cómo es el cumplimiento de cada contratista y, además de tener esta información a tiempo. Dado que, se puede disponer de un panel de gestión de Indicadores o segmentado por rangos de información, para esto es esencial poder contar con un panel de  evaluación de desempeño, esto nos permitirá definir objetivos con parámetros de análisis y tiempo de medición 100% parametrizables, con sus respectivos indicadores, para asignarlos a las empresas contratistas esto nos puede ayudar a tener  un control adicional para poder evaluar y analizar cada una de las empresas contratistas, en relación a los objetivos que fueron convenidos. Por lo demás sería interesante por contar o si pudiésemos poseer un sistema de medición que buscará aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con los objetivos establecidos. Estos indicadores de gestión que hemos revisado le apartaran un valor agregado a cualquier organización.

Software HSETools

Toda esta gestión de información puede ser extremadamente compleja si se realiza de forma manual. siempre es más sencillo utilizar un software de gestión de contratistas e indicadores que permita al propio contratista aportar la información que le pedimos, implicándolo así en el proceso de gestión y ahorrando mucho tiempo a los responsables HSE. La gestión de indicadores con el Software HSE es ágil, sencilla, centralizada y, sobre todo, fácil. Hay muchas más funcionalidades para el análisis de información como el Dashboard o el Business Intelligence que os permitirán de una manera muy visual, conocer el estado de los procesos y tomar las mejores decisiones.