Buenas prácticas HSE para el cumplimiento legal. Cómo gestionar requisitos legales

Cumplimiento legal HSE

Sin duda el cumplimiento legal en materia de Salud, Seguridad Laboral y Medioambiente es una de las mayores preocupaciones de las organizaciones hoy en día en todos los países. Es clave una buena gestión , no solo para evitar sanciones, multas u otros impactos negativos. Veamos cómo gestionar adecuadamente el cumplimiento legal. La gestión actual del riesgo asociado a las actividades organizacionales, así como la ejecución y mantención de Sistemas de Gestión Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, certificable bajo las Normas ISO 14001 e ISO 45001, hacen que sea necesario realizar  identificación de  forma  continua a la normativa Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional que aplica a las diferentes actividades específicas de una empresa, realizar evaluación constantemente con el objetivo de evaluar y así adoptar las medidas que necesarias para asegurar el cumplimiento. La correcta mantención de estos aspectos de los Sistemas de Gestión Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional permite hacer de la organización una actividad sustentable con los respaldos convenientes que demuestren el compromiso de cumplimiento de la normativa vigente. Para lograr un alto desempeño ambiental, es necesario e indefectible cumplir de forma honesta las normativas aplicables, por esta razón la identificación, la evaluación y el correcto cumplimiento de éstas es un elemento fundamental y se convierte en el inicio para avanzar en el camino a la sostenibilidad. Uno de las primordiales dificultades al que se afrontan las empresas al momento de implementar o sostener un sistema de gestión ambiental es cómo realizar identificación de los requisitos legales ambientales de aplicación y estar informado sobre las novedades y los cambios en el elemento. Es lo que la organización debe instituir, implementar y conservar uno o varios procedimientos para:

• Identificar y poseer accesos a los diferentes requisitos legales que apliquen que la organización adopte.
• Establecer cómo se aplican los requisitos y sus aspectos ambientales, de salud y seguridad ocupacional.
• Ejecutar evaluaciones de cumplimiento de los requisitos legales relacionados a las actividades de la organización.

Para dar cumplimiento lo mencionado anteriormente es importante tener con una matriz legal con sus respectivos procedimientos con el objetivo de identificar las normativas que le apliquen a cada organización en cada uno de sus procesos, esta se debe renovar y valorar de forma periódica manteniendo registros de los resultados.

Los siguientes, son los procedimientos de identificación de requisitos legales:

• Definir los responsables y responsabilidades.
• Precisar conductos y formas de distribuir y comunicar.
• Identificar legislación, requisitos legales y normativos.
• Empleo de metodologías para evaluaciones del grado de cumplimiento de cada uno de los requisitos legales.
• Definir periodicidad de revisión y actualización.
• Generación de registro para el cumplimiento legal.

La identificación y evaluación de requisitos legales es fundamental para cualquier sistema de gestión, de forma general es un procedimiento integral que se enfoca en analizar de forma periódica y minuciosa las diversas actividades, procesos, procedimientos y los que corresponden a los aspectos e impactos ambientales y los riesgos para la salud y seguridad de los trabajadores, la caracterización de la normativa aplicable y la verificación del nivel de cumplimiento, a través de una herramienta de evaluación que permita resolver y tomar buenas decisiones y las acciones priorizarlas sobre lo que la empresa necesita cumplir con la legislación vigente.

Este análisis puede ejecutarse teniendo en cuenta las siguientes etapas:

• Compromiso y política interna, el objetivo de esta etapa es desarrollar una política de trabajo conciso.
• Actualizar e identificar los requisitos legales aplicables, el objetivo de esta etapa debe ser relacionar las actividades y procesos desarrollados en el establecimiento con la normativa actualmente vigente.
• Planificación de los procesos.
• Implementar herramientas de gestión, el objetivo de esta etapa es desarrollar un instrumento que permita recolectar información objetiva y registrarla de manera sistemática.
• Comunicación interna y externa, contribuyen a que la organización pueda contribuir de mejor manera el desarrollo eficiente de cualquier sistema ya sea de forma interna o externa.
• Evaluación de Cumplimientos legales.
• Acciones Correctivas y Preventivas.

Una vez comenzando con los planes de acción definidos par cada incumplimiento, se generan y registran tareas donde incluyen lo siguiente:

• Resumen o nombre de la tarea.
• Persona responsable.
• Fecha de inicio y fecha limite.
• Estado del seguimiento (Pendiente, cerrado).
• Seguimiento con porcentajes.

  Para enfatizar, las prácticas de la gestión HSE  para el cumplimiento de los requisitos legales es de suma importancia debido a que ayuda que las diferentes organizaciones adquieran credibilidad en sus procesos y garantizan la vida de sus colaboradores en cada área de trabajo.  

Software para cumplimiento legal HSE

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