¿Qué es una Auditoría Low Touch?

Auditoría Low Touch

Para lograr identificar y conocer a qué nos referimos cuando hablamos de Low touch, estamos hablando de lo que llamamos bajo contacto. La cualidad principal que tiene es que debe existir poco contacto o que las personas interactúen entre sí lo menos posible en los procesos del negocio. Este cambio de mínimo contacto ha sido una causa decisiva para el éxito de muchas organizaciones durante la pandemia. Por ende, podemos atribuir este significado, y hacer relación a los procesos automatizados; en este caso particular revisaremos como los atribuimos a las auditorias, procesos realizados en ocasiones mediante software, o que son llevadas a través de soporte técnico.

¿Cómo adaptarse a la Low Touch?

Definir oportunidades.

Podemos estar interesados en nuevas costumbres, pero si no definimos oportunidades no seremos capaces de sacarles partido. Debemos trabajar para crear nuevas solicitudes de productos o servicios, que nuestra organización pueda ofrecer.

Presentación de nuevos productos o servicios.

Si hemos encontrado cambios en los hábitos de comportamiento e identificado una ocasión de negocio para satisfacer nuevas necesidades, tenemos que contestar con divulgar nuevos productos o servicios, bajo un plan estratégico. Bajo estas características, presentaremos un proceso de auditoría.

Auditorías remotas Low Touch

Las auditorías remotas son opciones posibles cuando se dan ciertos requisitos o eventos excepcionales que pueden ir más allá de la verificación de las empresas, por presentar un riesgo en el lugar que se debe evaluar. Todas estas situaciones son denominadas como “causas de fuerza mayor”, se puede manifestar de distintas formas: por ejemplo, terremotos, pandemias, disturbios, guerras entre otros.

Confeccionar el plan de auditoría

El auditor líder, para elaborar el plan de auditorías remotas debe:

• Incorporar un espacio previo al comienzo de la auditoría para los ensayos de última instancia.
• Estimar el tiempo requerido para hacer la evaluación por parte de la alta dirección.
• Demostrar la causa por el que se a proceder una auditoría de forma remota.
• Considerar la holgura de tiempo que se dispone el programa de auditoría según el nivel de planificación que tenga la organización.

Redacción del informe de auditoría

• El tema del informe de auditoría debe quedar registrado, por ende, el auditor líder debe confirmar dicha información.
• Los componentes que no permitan alcanzar los objetivos de las auditorías remotas.
• La exigencia y los asuntos específicos para actualizar el programa de auditoría.
• La indecisión de los resultados de la auditoría en relación con la evidencia evaluada.

Realizar la auditoría Low Touch

Para desarrollar la auditoría, el auditor líder y su equipo tendrán que considerar las diferentes etapas de la evaluación:

1. Es necesario efectuar una reunión de apertura para cumplir con los requisitos que son propios de la norma, expresar los motivos de hacer la auditoría de forma remota, instaurar cuáles serán los medios tecnológicos empleados para realizar las entrevistas, validar la identidad de los colaboradores, la situación de la operación de la empresa debe estar confirmada, comunicar la forma de confidencialidad, etc.
2. En el transcurso del proceso de auditoría es necesario que sean precisos, si se hallan inconvenientes técnicos se deben resolver lo antes posible, llevar a cabo una resolución en conjunto para lograr los objetivos implementados, etc.
3. Al comenzar la evaluación de cada proceso se tiene que validar que el auditado se encuentra aclimatado con la tecnología de la información, fija el tiempo necesario para que el auditado sepa los requisitos que se quiere evaluar, etc.
4. Mientras la evaluación de cada proceso o área se realizan entrevistas online, es vital intentar no interrumpir al auditado, revisar las evidencias del sistema de gestión, personal a entrevistar, observación de las áreas específicas, etc.
5. El contacto entre auditores es muy importante, ya que se comunican los probables inconvenientes técnicas, la disponibilidad de los auditados, los hallazgos comprobados        , etc.
6. Preliminar al cierre de la auditoría se realizará una revisión de todos los objetivos de la auditoría y constatar en qué grado se cumplieron.
7. Reunión de cierre, en este caso se plantean todos los puntos definidos para la reunión de cierre, se comunican las acciones que quedan pendientes de valorar y el efecto que tendría en la resolución, se afirman las cláusulas sobre la privado de la información, se comentan las fortalezas, debilidades y áreas de mejora, etc.

Podríamos decir entonces que aquellas organizaciones que quieran considerar ejecutar sus auditorías a partir de este proceso llamado “low touch”, los ayudaría para acelerar y mejorar los procesos de manera que minimizaría el tiempo aplicado al sistema de gestión, pudiendo efectuar su seguimiento sin miedo a no superar la auditoría, ya sea interna o de certificación.  

Software HSETools

Los auditores internos encuentran en el módulo de Inspecciones y Checklists del Software HSETools la mejor herramienta tecnológica para la planificación y realización de todo tipo de inspecciones, evaluaciones y auditorías a un Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Con este potente software HSE es posible ejecutar listas de verificación sobre el terreno y generar reportes en el mismo lugar en el que se presenta un incidente, ya que es posible acceder a ella desde cualquier tipo de dispositivo móvil. Empleados, auditores y profesionales con responsabilidades de SST, pueden incorporar evidencia en diferentes formatos como imágenes, vídeos, documentos, formularios, permitiendo visualizar un panorama de riesgos siempre actual. Su organización puede obtener ahora los beneficios de esta solución avanzada asistiendo a la demo gratuita.