Software SSOMA: checklist para elegir el más adecuado

La elección de un Software SSOMA requiere considerar muchos criterios, funcionalidades y requisitos. Por supuesto, si la organización ha implementado un Sistema de Gestión Medioambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo, es importante revisar las necesidades de cumplimiento y de información de ese sistema. Por otra parte, la acertada o incorrecta decisión de contratar uno u otro Software SSOMA repercutirá en la gestión, y en la misma productividad de la organización. De ahí su importancia, y la necesidad de no olvidar nada en el momento de la decisión. Para facilitar la tarea, una buena recomendación es acudir a una lista de verificación. Proponemos una checklist acerca de los requisitos y las funcionalidades que cualquier organización debería evaluar a la hora de contratar un software SSOMA.

Software SSOMA – Lista completa de verificación para elegir el más adecuado

El conjunto de funciones que incorpora un Software SSOMA puede ser muy amplio, como lo es la gestión HSE. Por ello, y para facilitar el uso de esta lista de verificación y su comprensión, hemos dividido los ítems a comprobar en seis apartados. Veamos:

1. Salud y seguridad

En este, que es uno de los pilares de la gestión HSE, un Software SSOMA debería responder de forma positiva a las siguientes preguntas:

• Incidentes: ¿permite registrar lesiones y enfermedades desde el lugar y en el momento en que se producen, alcanzando la conformidad con lo solicitado por el Sistema de Gestión o el Programa de Salud Ocupacional?
• Reporte de observaciones: ¿el sistema permite registrar y reportar conductas, condiciones o comportamientos que impliquen riesgos para los trabajadores y conservar un registro histórico para identificar tendencias o puntos críticos?
• Acciones correctivas: ¿permite formular y monitorear acciones preventivas y correctivas para identificar riesgos y solucionar problemas?
• Alertas de seguridad: ¿emite alertas sobre tareas atrasadas y sobre procedimientos a seguir?
• Investigaciones: ¿permite identificar y formular acciones para solucionar la causa raíz de problemas recurrentes para evitar la repetición?
• Incidentes y accidentes ambientales: ¿el software permite gestionar, reportar, rastrear, monitorear, supervisar y proponer acciones para prevenir incidentes como derrames, descargas y otros similares, que impactan el medio ambiente?

2. Rendimiento y cumplimiento

En estos aspectos, el Software SSOMA debería incluir estos requisitos:

• Auditorías e inspecciones: ¿el sistema permite realizar inspecciones, evaluaciones, auditorías o revisiones, proporcionando informes sobre los hallazgos de estas actividades, facilitando la tarea de auditores e inspectores e incorporando tecnologías móviles para agilizar la tarea?
• Cumplimiento: ¿el software asegura la conformidad con los requisitos que aplican a la organización, exigidos por organismos reguladores, estándares internacionales u otro tipo de agentes?
• Automatización: ¿el sistema automatiza tareas propias de la gestión HSE?
• Flujos de trabajo: ¿el software permite implementar secuencias de procesos para asignar tareas a las personas adecuadas y realizar seguimiento de ellas hasta su finalización?
• Control de documentos: ¿es posible organizar documentos, controlar el ciclo de creación y aprobación de ellos y gestionar los cambios y actualizaciones, así como la distribución?

3. Formación y capacitación

En este rango también encontramos requisitos esenciales que debemos encontrar en un Software SSOMA. Estas preguntas pueden ayudar a evaluar si la herramienta tecnológica incorpora la funcionalidad requerida:

• Planificación: ¿el sistema entrega informes para planificar las actividades de capacitación y entrenamiento futuras?
• Contenidos para los empleados: ¿el programa cuenta con una biblioteca centralizada de documentos y contenidos accesibles para todos los trabajadores?
• Inventario de requisitos de formación: ¿el software ofrece un inventario actualizado de requisitos de formación HSE por puesto de trabajo, por área, por niveles o por ubicaciones?
• Flujos de trabajo para habilitar el acceso a la formación: ¿el sistema puede controlar el acceso a programas de capacitación para asegurar una gestión eficaz?
• Consulta de contenidos: ¿el sistema puede informar quién accede a determinados contenidos para, con base en ello, realizar seguimiento del progreso de los trabajadores?

4. Higiene Industrial

En esta área crítica y esencial se deben verificar los siguientes requisitos en un Software SSOMA:

• Planificación: ¿cuenta con herramientas para planificar sesiones para la verificación del cumplimiento de las normas?
• Evaluaciones de riesgo: ¿el programa permite evaluar los riesgos, de acuerdo con metodologías comprobadas para mitigarlos y gestionarlos, con el fin de destinar los recursos de acuerdo con la importancia y la gravedad de la amenaza?
• Muestreos y encuestas: ¿el programa facilita la realización de encuestas, accediendo a datos, notas y otros elementos relevantes para esta tarea?
• Centralización de datos: ¿el sistema puede centralizar datos en una única ubicación, incluyendo textos, imágenes y otros formatos, con el fin de realizar evaluaciones de riesgo u otro tipo de valoraciones?
• Documentación de eventos: ¿permite documentar lo discutido en encuentros con los empleados, sobre higiene industrial y los resultados de revisiones de salud a los empleados?

5. Sostenibilidad

En el área de sostenibilidad y cuidado del medio ambiente, el software SSOMA también debe reunir algunas funcionalidades:

• Indicadores de sostenibilidad: ¿permite recopilar, ofrecer trazabilidad, medir y mejorar los indicadores de consume de energía y de otros recursos?
• Estándares internacionales: ¿el sistema habilita el monitoreo, medición, revisión, inspección y auditoría del cumplimiento de requisitos de un estándar internacional de gestión ambiental?
• Flujos de trabajo: ¿automatiza flujos de trabajo para garantizar el cumplimiento de obligaciones, la obtención de permisos y emite recordatorios para informar sobre vencimientos y renovaciones?
• Gestión de residuos, tratamiento de aguas y cuidado del aire: ¿el software ayuda a garantizar el cumplimiento de requisitos sobre disposición de residuos, tratamiento de aguas y cuidado del aire, aportando métricas y recopilando datos útiles para la gestión?

6. Características técnicas del software SSOMA

En ese apartado se abordan las características específicas del software, que tienen relevancia a la hora de contratar cualquier solución informática:

• Adaptabilidad y accesibilidad: ¿el software es accesible desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, en cualquier momento y desde cualquier lugar?
• Integración: ¿se trata de una aplicación que se integrará con facilidad con otras herramientas, especialmente las utilizadas en otras áreas como Recursos Humanos?
• Coste: ¿es una solución SaaS, que prescinde de costes de instalación, mantenimiento o actualización?
• Robustez: ¿es una plataforma robusta que puede escalar con el crecimiento de la organización y de sus necesidades en la gestión HSE?
• Solución modular: ¿la organización puede contratar de forma independiente los módulos que requiera para satisfacer sus necesidades?
• Soporte: ¿el software cuenta con soporte las 24 horas, los 7 días de la semana?
• Copias de seguridad: ¿el proveedor en la nube ofrece copias de seguridad constantes, previniendo desastres o pérdidas de información?

Software HSETools

El Software HSETools es una solución modular, desarrollada y alojada en la nube, que ofrece todas y cada una de las funcionalidades que hemos desglosado en esta lista de verificación. Al ser una solución modular, la organización puede configurar la solución a medida de sus necesidades. Para conocer el funcionamiento del Software HSETools de primera mano, puede asistir a la demostración en directo que realizamos de forma semanal. En esta Demo usted podrá realizar todas las preguntas específicas, de acuerdo con sus necesidades particulares, pero también aprovechará la sinergia para conocer los comentarios e inquietudes de otros asistentes. Solicítelo aquí.