Los mayores errores que se cometen al comprar software SST (que deberías evitar)

Comprar software SST implica que la organización ha decidido llevar su gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo a un nivel superior. Las expectativas son altas y los desafíos a superar varios. Hay mucho en qué pensar en ese momento. Todos, pero especialmente los profesionales encargados de la gestión, desean asegurar que la inversión ofrezca el máximo valor. Sin embargo, es inevitable que asome por algún rincón el temor a cometer errores y tomar la decisión equivocada. Y es una prevención natural. Hemos escuchado muchas historias sobre empresas que han decidido comprar software SST y han experimentado tal frustración que hoy son las principales promotoras de una injustificada percepción negativa sobre el uso de este tipo de soluciones. Y son precisamente estas empresas la mejor fuente para la batería de errores que se comenten al comprar software SST que hoy compartimos. Esperamos que sirva de guía a nuestros lectores para la toma de la mejor decisión.

Comprar software SST – Errores habituales

Esta lista de errores que se cometen al comprar software SST resulta útil tanto para las organizaciones primerizas, como para las que no han encontrado en la solución que contrataron, el cumplimiento de las expectativas y por el contrario hoy enfrentan dificultades aún mayores. Veamos:

1. Tratar de replicar la gestión anterior de forma exacta

Una primera idea que viene a la mente es la de copiar al detalle lo que se ha venido haciendo hasta el momento. Algunas organizaciones esperan que la tecnología trabaje de la misma forma que lo hacen las personas para así replicar la gestión en papel en un entorno digital. O bien, esperan reproducir los procesos que no funcionaban de forma óptima en una solución obsoleta. Hay que analizar si para eso se adquieren nuevas herramientas. La decisión de comprar software SST parte de la necesidad de mejorar la seguridad en el trabajo, optimizar procesos, ser más diligentes y ágiles. Y, en definitiva, poder hacer más con menos esfuerzo, menos tiempo y menos recursos. Es decir, garantizar el cumplimiento con las leyes, con un estándar o con los compromisos que la empresa haya asumido con sus trabajadores de una forma más eficiente. Tratar de copiar los procesos de SST que se han venido desarrollando en papel o con soluciones desactualizadas arroja un resultado contrario al que se pretende. Una solución informática se convertirá, en ese caso, en una fuente adicional de preocupación. Comprar software SST es la oportunidad para repensar los procesos y cómo mejorarlos.

2. Comprar software SST que funciona a otras organizaciones

Las recomendaciones son buenas, cuando se toman con reserva. Lo que sirve a una empresa no necesariamente será bueno para la nuestra. Todas las organizaciones son diferentes e igualmente lo son sus requerimientos. Incluso, organizaciones del mismo tamaño, que operan en el mismo sector, no pueden dar por hecho que el mismo software resolverá sus problemas de gestión SST.

3. No involucrar a los empleados en el proceso de elección y compra

Con frecuencia, hacemos hincapié en la importancia estratégica de incluir a los trabajadores en todos los procesos de Gestión SST, entre ellos, por supuesto, en la adopción de soluciones tecnológicas y transformación digital de la gestión. La participación de los empleados, además de reducir o eliminar la resistencia al uso del programa, permite obtener la opinión y el conocimiento de quienes utilizarán la solución y mejorarán su desempeño en el día a día.

4. No identificar las necesidades reales y urgentes

Hay ocasiones en las que la propuesta de valor de los proveedores de tecnología se enfoca en sorprendentes e impresionantes funciones, lo que puede deslumbrar a los profesionales de SST, a los empleados e, incluso, a la Alta Dirección. Pero lo cierto es que las organizaciones, dependiendo de su tamaño, no siempre encontrarán la oportunidad de probar o implementar las funciones más sofisticadas. Así, es importante poner el foco en identificar las necesidades específicas de la organización. La automatización o la digitalización de sistemas debe ser un proceso progresivo que parte de lo urgente y lo inmediato. Hay algunas cosas en la gestión actual que funcionan bien. ¿Para qué intentar resolver lo que no representa un problema inmediato? Aquí también resulta especialmente valiosa la participación de los trabajadores. Pero también es importante considerar soluciones que permitan resolver problemas puntuales, mientras se avanza en la adquisición de otras funcionalidades adicionales.

5. Comprar un paquete completo donde muchas funcionalidades no se necesitan

Muchos consultores en el área de TI aconsejan comprar o contratar soluciones que “no se queden pequeñas” pronto. Otros, sobreestiman las funcionalidades que necesitan y terminan comprando una solución compleja de implementar cuando apenas se requería una solución práctica. De ahí la importancia de considerar dos características esenciales en la compra de un software para la gestión SST: debe ser una solución basada en la nube, tipo SaaS, que evite los costes de instalación y mantenimiento, que se actualice sin costo para la organización y que crezca con ella de tal forma que nunca se quede pequeña. Y la segunda es que sea una solución modular: esto significa que la empresa podrá iniciar el proceso de automatización y digitalización en el sector o en el punto donde se han identificado problemas críticos y, con el tiempo, avanzar hacia otras áreas. Las soluciones modulares permiten a las empresas pagar solo por lo que realmente necesitan, generando procesos de digitalización progresivos, donde es más fácil adaptar los procesos a la nueva tecnología, reducir la resistencia de los empleados y alcanzar objetivos concretos en varias etapas.

Software HSETools

Tal vez el área que mayor necesidad tiene de ser automatizada, en beneficio de la gestión en general, es la gestión de documentos y el registro de información sobre incidentes y accidentes. El Software HSETools es una solución modular en la que las organizaciones encuentran más de 15 opciones para automatizar su gestión SST, entre ellas el Módulo de Gestión de Documentos y Registros. Este módulo, entre otras funcionalidades, permite organizar los documentos en niveles jerárquicos, asignar permisos de acceso, establecer circuito de revisión y aprobación de documentos, registrar información en una plataforma unificada, distribuir la documentación y tener la documentación bajo control. Hoy su empresa tiene la oportunidad de comprobar la eficacia de esta herramienta: asista a la demo gratis.